信息化條件下的采購決策

摘要：在經(jīng)濟全球化的今天，工廠之間的競爭變得日趨激烈，在復(fù)雜的市場環(huán)境下，作為與工廠物料供應(yīng)保障和物料成本控制緊密相關(guān)的采購，更是肩負重任。只有在實際應(yīng)用過程中，借助采購管理系統(tǒng)這個信息平臺，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，加強溝通和協(xié)調(diào)，關(guān)鍵的時候做出正確的采購決策，才能減少生產(chǎn)缺料、倉庫積料等現(xiàn)象的產(chǎn)生。

          在經(jīng)濟全球化的今天，工廠之間的競爭變得日趨激烈，在復(fù)雜的市場環(huán)境下，作為與工廠物料供應(yīng)保障和物料成本控制緊密相關(guān)的采購，更是肩負重任。采購管理系統(tǒng)的實施，將采購員從繁重重復(fù)手工統(tǒng)計的工作中解放出來，但同時提高了采購員對供應(yīng)商管理的要求，也提高了他們對采購管理系統(tǒng)采購參數(shù)維護的要求。為了杜絕停工待料、不良品頻繁的退換、退貨、物料呆滯等影響生產(chǎn)效率事件的發(fā)生，所有的采購員都責(zé)無旁貸，他們必須有較高的職業(yè)素質(zhì)，在關(guān)鍵的時候能夠做出正確的決策，從而保證工廠物料供應(yīng)的順暢。

          選擇合適的供應(yīng)商是做好采購工作的前提條件。在當(dāng)前追求雙贏的時代里，供應(yīng)商與企業(yè)的關(guān)系不再是單純的買賣關(guān)系，工廠間的競爭已經(jīng)逐步延伸到對優(yōu)秀供應(yīng)商的競爭。供應(yīng)商作為企業(yè)的一種寶貴資源，越來越得到眾多公司領(lǐng)導(dǎo)層的重視。那么，在采購管理系統(tǒng)的幫助下，采購人員如何更好的加強對供應(yīng)商的評估以及發(fā)展優(yōu)秀的供應(yīng)商？一般情況下，我們可以從供應(yīng)商配件的合格率、準(zhǔn)時交貨率、價格三個最基本的方面來進行分析。但是這三個指標(biāo)所涉及的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)非常多，如果沒有采購管理系統(tǒng)的自動統(tǒng)計分析的幫助，僅靠手工來統(tǒng)計，工作量非常大，并且還會產(chǎn)生許多錯誤，數(shù)據(jù)的質(zhì)量不可靠。要發(fā)揮采購管理系統(tǒng)的優(yōu)勢，我們必須大力挖掘采購管理系統(tǒng)的潛力。

          供應(yīng)商主文件（VEID）的整理必須全面及時，同一種配件至少要選定三個以上的供貨商，供應(yīng)商代碼的設(shè)置不能重復(fù)，一定要按照不同的地區(qū)來區(qū)分，最好不要給編碼賦予太多的意義，越簡單越好。并且一定要分清楚那些是合格的供應(yīng)商（Y），那些是不合格的供應(yīng)商（N），那些是臨時的供應(yīng)商（P）。面對眾多的供應(yīng)商，在系統(tǒng)里如何快速的查找，也是一個頭疼的問題，現(xiàn)在大多數(shù)的采購管理系統(tǒng)都有幾個不同層面的查詢方法，如按照物料查詢供應(yīng)商、按照供應(yīng)商名稱排序查詢、按照供應(yīng)商代碼排序查詢等。并且還要注意兩個重要數(shù)據(jù)的及時更新，一個是配件采購價格的及時更新，一個是采購提前期的及時更新，作為一個合格的供應(yīng)商，應(yīng)該在技術(shù)上不斷進步，并不斷努力壓縮產(chǎn)品的生產(chǎn)周期。在此基礎(chǔ)上，需要進行二次報表的開發(fā)，我們需要的是每個供應(yīng)商的配件合格率報表、準(zhǔn)時交貨率報表以及配件的成本價格曲線，采購員要通過對這些數(shù)據(jù)的分析，定期通報，作為考核供應(yīng)商的依據(jù)。

          采購計劃的確定。要針對不同的物料和不同的供應(yīng)商，靈活的確定采購方法。在靠MRP驅(qū)動的制造型企業(yè)，應(yīng)該選擇MRP驅(qū)動采購計劃的采購模式，按照業(yè)務(wù)訂單的需求來進行采購。這也是當(dāng)前最為普遍的采購模式。它的好處是按需采購，不會產(chǎn)生太多的庫存積壓，非常適合小批量多批次生產(chǎn)的離散制造型企業(yè)。但這種采購模式也有一些不足之處，受外界影響非常大，特別是物料質(zhì)量的穩(wěn)定性和一些獨立需求的干擾等。一旦物料的質(zhì)量出現(xiàn)波動，就會導(dǎo)致整條生產(chǎn)線都停滯下來，或者是頻繁換拉，因為倉庫并沒有庫存多余的物料，這樣對生產(chǎn)效率的影響非常大。還有就是獨立需求的影響，如工程制板的物料需求、客戶的樣品產(chǎn)生的需求等，這些會對采購管理的交貨期造成干擾。如：采購在06年2月20日下達對物料3088的采購單，交貨日期是06年3月23日，也就是說經(jīng)過MRP運算后，系統(tǒng)的需求是平衡的。但是在生產(chǎn)過程中，其前一票同樣的生產(chǎn)訂單由于該配件質(zhì)量太差，出現(xiàn)了退貨，因此，交貨期是06年3月23日的那票采購訂單需要重排采購計劃（MSG，SCH）來滿足在其前生產(chǎn)缺料的那票生產(chǎn)訂單的需要。又因為該物料的采購周期是20天，檢驗提前期是2天，再加上周日休息一天，因此，系統(tǒng)就會將06年3月23日這個交貨期提前到06年3月16日。所以，有的采購員就感到很迷茫，因為他們不知道重排采購計劃的意義。

主計劃驅(qū)動采購計劃流程圖

最小訂貨點（OPQ）驅(qū)動采購計劃的采購方法，這是一種比較粗放式的采購方法，它要求在采購管理系統(tǒng)的初始設(shè)置里預(yù)先定下一個最小庫存量，也就是安全庫存量，當(dāng)實際的庫存量低于這個最小的訂貨點的時候，系統(tǒng)就會自動跑出一定的需求，要求采購下單補充庫存。OPQ法的好處是備有一定的庫存，對一些突發(fā)的質(zhì)量事故或者是獨立需求有較強的防御作用，但較多的備用庫存會給公司的資金造成一定程度上的積壓，因此針對一些通用的易損物料，如螺絲、包裝材料、大宗板材等大多是采用最小訂貨點法。在一些業(yè)務(wù)已經(jīng)比較成熟的公司，他們的產(chǎn)品重復(fù)生產(chǎn)，屬于重復(fù)訂單型生產(chǎn)，也是批量小多批次的生產(chǎn)，這樣給采購工作也帶來難度，剛下完同一類配件的采購訂單，過半天，系統(tǒng)里又有同樣的采購需求出現(xiàn)。面對這種情況，采購很煩，供應(yīng)商也在抱怨，同時也加大了供應(yīng)商備料生產(chǎn)的難度。針對這種情況，可以選取一攬子采購計劃的操作方式。具體操作方法是：先在采購需求建議屏幕（POAN）找到要采購的物料，在訂單下達屏幕（POMT）進行采購單價維護，并選定一攬子采購模式（Y），采購員根據(jù)物料需求的實際情況下達一份采購訂單（采購合同），然后根據(jù)工廠的不同需求日期分為不同的幾行，也就是一次性簽訂采購協(xié)議，分不同批次分批送貨。采購每次下達采購訂單，針對要一攬子采購的物料，都必須按照以上要求進行設(shè)置。

一攬子采購計劃流程圖

在實際日常工作中，生產(chǎn)經(jīng)理對采購的抱怨是最大的，這里除了涉及到正確的采購決策外，工廠內(nèi)部的配合也必不可少，采購工作除了需要供應(yīng)商鼎立支持和配合外，工廠內(nèi)部的研發(fā)部門和業(yè)務(wù)部門的支持也非常重要。有這樣一個案例：廣東省中山市一家制造企業(yè)一次由于耽誤交付訂單，客戶根據(jù)合同扣了企業(yè)2000美元。于是，老總在會議室里召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會議，尋找問題的根源。與會的部門包括生產(chǎn)、采購、質(zhì)檢和設(shè)計等部門。老總首先向生產(chǎn)部門的負責(zé)人發(fā)難，生產(chǎn)部門的主管兩手一攤，氣沖沖地說道：“這是由于裝配過程中，發(fā)現(xiàn)零配件的螺絲孔位都對不上號，這根本就沒有辦法生產(chǎn)?！崩峡傄宦?，眼光就移向了質(zhì)檢部門的負責(zé)人，這位主管委屈地說道：“這肯定和我們沒有關(guān)系，我們是完全按照供應(yīng)技術(shù)部門提供的圖紙驗收的，抽檢的合格率都達到了95%，沒有理由不收貨啊！”而采購部主管也是一臉無辜。這時，供應(yīng)技術(shù)部門的主管發(fā)話了：“這個問題我們部門有責(zé)任，但是在事前我已和老總說過，向客戶推遲兩個月交貨，但是被拒絕了。”原來，產(chǎn)品已開始設(shè)計一個多月了，客戶還沒有下訂單，還沒有接受設(shè)計的樣板，于是設(shè)計部門也就不敢去準(zhǔn)備相關(guān)的圖紙和技術(shù)資料，一直等到離交貨期不到20天的時候，客戶才決定簽訂單，雖然產(chǎn)品的裝配時間只需要8個小時，但是采購周期至少需要20天。這樣留給各個部門的時間都十分的緊張，圖紙也沒有校訂，整個采購的過程也沒有審核，都是忙不迭地向生產(chǎn)部門提供原材料，最終導(dǎo)致零配件的螺絲孔位不符合要求。老總一聽，說來說去，反倒是自己的責(zé)任，只能作罷。從中可以看出，采購也有左右為難的時候，如果大家對采購的工作多一份支持和配合，也許工作效率會提高很多。同時也說明，采購管理系統(tǒng)不是萬能的，事實上，有很多人為因素的影響，包括一些工程技術(shù)資料的完整性，業(yè)務(wù)資料的及時性等，我們在加強溝通的同時也要盡量減少人為因素對采購管理系統(tǒng)的干擾，盡量保證采購有足夠的時間周期。

總而言之，采購管理為企業(yè)提供的是一套融合先進的管理理念和生產(chǎn)模式的健全的完整管理體系，提供了企業(yè)達到更高層次經(jīng)營管理能力的系統(tǒng)構(gòu)架、平臺。但企業(yè)能否成功應(yīng)用這樣的管理系統(tǒng)和系統(tǒng)平臺能否達到理想的境界，則取決于企業(yè)自身素質(zhì)與條件。作為采購來說，只有在實際應(yīng)用過程中，借助采購管理系統(tǒng)這個信息平臺，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，加強溝通和協(xié)調(diào)，關(guān)鍵的時候做出正確的采購決策，才能減少生產(chǎn)缺料、倉庫積料等現(xiàn)象的產(chǎn)生。