統(tǒng)一財(cái)務(wù)管理 助力保險(xiǎn)業(yè)務(wù)增長

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隨著中國金融市場的迅速發(fā)展，越來越多的保險(xiǎn)公司迅速壯大。如何在日趨激烈的市場競爭中獲得更多的客戶，提升保險(xiǎn)公司的核心價(jià)值，提升公司的內(nèi)部管理效率，通過靈活完整的業(yè)務(wù)流程應(yīng)對市場帶來的新一輪的競爭壓力，是目前中國保險(xiǎn)公司面臨的主要問題。財(cái)務(wù)部門做為保險(xiǎn)公司的重要管理部門，如何能更快速處理業(yè)務(wù)、更高效地支撐公司的業(yè)務(wù)發(fā)展、更準(zhǔn)確及時(shí)地反映公司的經(jīng)營狀況則是財(cái)務(wù)部門亟待解決的問題。

建立共享體系是提升效率、整合各種資源的一條高效的途徑。 共享體系的作用是將傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門日常大量的核算工作中重復(fù)的流程從企業(yè)個(gè)體中抽出，轉(zhuǎn)移到一個(gè)共享服務(wù)中心(SSC)，利用分散在原有各部分的稀缺資源，達(dá)到協(xié)同高效的目的。SAP通過建立完全貼合財(cái)務(wù)管理流程的系統(tǒng)平臺(tái)，對財(cái)務(wù)日常工作進(jìn)行高效整合，提高核算的效率和準(zhǔn)確度。并通過對資源利用效率的提升，可節(jié)約大量日常工作需要付出的時(shí)間，將更多的財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)移到支持高效提取和分析所需的管理信息等決策方面的重要的工作中。

財(cái)務(wù)部門在企業(yè)日常運(yùn)營中發(fā)揮重要作用，而費(fèi)用管理是財(cái)務(wù)管理的重要方面。做為整體財(cái)務(wù)共享體系的重要組成部分，費(fèi)用管理中有著鮮明的共享特質(zhì)。費(fèi)用管理主要包括以下幾個(gè)部分：費(fèi)用申請、費(fèi)用審批、費(fèi)用報(bào)銷、預(yù)算管理等。SAP系統(tǒng)通過規(guī)范費(fèi)用申請審批流程、將業(yè)務(wù)流程及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)助力財(cái)務(wù)部門提高業(yè)務(wù)處理效率，結(jié)合實(shí)時(shí)的預(yù)算控制，利用規(guī)模效益削減業(yè)務(wù)處理成本，同時(shí)可以將最佳的財(cái)務(wù)管理實(shí)踐在整體平臺(tái)進(jìn)行推廣運(yùn)用，快速地適應(yīng)保險(xiǎn)公司的業(yè)務(wù)變革，更為靈活地支持業(yè)務(wù)增長，提升財(cái)務(wù)部門對保險(xiǎn)公司的核心競爭力貢獻(xiàn)度。

靈活的費(fèi)用流程

隨著保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展，公司規(guī)模的不斷壯大，財(cái)務(wù)部門在提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平、控制成本、規(guī)范財(cái)務(wù)流程等方面面臨著壓力。縱觀費(fèi)用流程，我們在日常處理費(fèi)用流程中會(huì)主要遇到的難點(diǎn)主要體現(xiàn)在費(fèi)用審批流程及費(fèi)用表單兩個(gè)方面。

SAP通過靈活的流程定制工具全面支持由于日常業(yè)務(wù)發(fā)展而帶來的各種變動(dòng)，通過系統(tǒng)的固化特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)相同業(yè)務(wù)處理規(guī)范性，及時(shí)地將各種信息分類。SAP表單設(shè)計(jì)工具同時(shí)具有易用性和版本的特點(diǎn)，應(yīng)對業(yè)務(wù)發(fā)展帶來的對多方管理信息的需求，實(shí)現(xiàn)了對歷史表單的管理。結(jié)合SAP erp系統(tǒng)及SAP NetOA平臺(tái)解決上述提到的各種費(fèi)用報(bào)銷難點(diǎn)。SAP針對費(fèi)用報(bào)銷流程中不同的環(huán)節(jié)進(jìn)行考慮設(shè)計(jì)，設(shè)定不同的流程授權(quán)、相關(guān)人員的流程查詢、設(shè)置流程回退機(jī)制、流程監(jiān)管處理、流程超時(shí)管理、相關(guān)消息知會(huì)、轉(zhuǎn)授權(quán)機(jī)制等方面全面控制費(fèi)用報(bào)銷流程。

基于SAP的系統(tǒng)平臺(tái)，首先對流程中涉及的相關(guān)主數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理和規(guī)范。如部門主數(shù)據(jù)、相關(guān)結(jié)構(gòu)、人員主數(shù)據(jù)等，基于規(guī)范化的主數(shù)據(jù)管理整理相應(yīng)費(fèi)用報(bào)銷流程，建立基于各種標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化流程，授予相關(guān)用戶權(quán)限，進(jìn)行工作流管理。費(fèi)用報(bào)銷流程的設(shè)計(jì)主管部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求在SAP系統(tǒng)中簡單操作、輕松維護(hù)相關(guān)流程變動(dòng)而產(chǎn)生的業(yè)務(wù)需求。SAP系統(tǒng)將部門、人員、動(dòng)作環(huán)節(jié)如申請動(dòng)作、審批動(dòng)作等進(jìn)行對象化處理，基于每個(gè)相關(guān)對象定義其屬性，如基于審批動(dòng)作定義相關(guān)用戶金額審批權(quán)限范圍，對流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，統(tǒng)一相關(guān)操作，確保信息的準(zhǔn)確及時(shí)。

實(shí)時(shí)的預(yù)算控制

在日常費(fèi)用報(bào)銷處理流程中，財(cái)務(wù)人員經(jīng)常面對的是不同口徑下的費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)處理，在滿足會(huì)計(jì)準(zhǔn)則要求的核算原則下，處理滿足企業(yè)內(nèi)部管理需要的預(yù)算控制，通過一個(gè)數(shù)據(jù)源反映核算預(yù)算不同維度的情況。預(yù)算維度和核算維度會(huì)有一定的差別：如何解決預(yù)算科目與核算科目不一致的問題，如何解決兩者之間對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)與核算數(shù)據(jù)的相互追蹤，預(yù)算責(zé)任部門、預(yù)算受益部門如何對應(yīng)實(shí)際的組織架構(gòu)。更快速準(zhǔn)確地進(jìn)行保險(xiǎn)公司的財(cái)務(wù)核算、更靈活細(xì)致地反映保險(xiǎn)公司的預(yù)算執(zhí)行情況，支持保險(xiǎn)公司的決策分析。

考慮到日常預(yù)算維護(hù)與核算維護(hù)的差異性，SAP在系統(tǒng)中為保險(xiǎn)公司的預(yù)算搭建了即獨(dú)立又與財(cái)務(wù)核算維度相聯(lián)系的預(yù)算體系。通過定義預(yù)算責(zé)任部門、預(yù)算事項(xiàng)主數(shù)據(jù)，并建立預(yù)算責(zé)任部門與預(yù)算事項(xiàng)的對應(yīng)關(guān)系，為保險(xiǎn)公司的全面預(yù)算管理建立完整的體系。同時(shí)建立預(yù)算事項(xiàng)、預(yù)算責(zé)任部門與會(huì)計(jì)核算維度，如科目等之間的相互推導(dǎo)關(guān)系，確保預(yù)算事項(xiàng)在執(zhí)行時(shí)可以實(shí)時(shí)與核算數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)，獨(dú)立為預(yù)算執(zhí)行建立起獨(dú)立的預(yù)算實(shí)際記錄憑證。SAP預(yù)算控制同時(shí)還包括費(fèi)用在申請、審批等的實(shí)時(shí)預(yù)算查詢，利用SAP為預(yù)算建立的獨(dú)立維度，參與費(fèi)用報(bào)銷環(huán)節(jié)的每位相關(guān)人員可以進(jìn)行費(fèi)用實(shí)時(shí)的預(yù)算查詢，并動(dòng)態(tài)反映在流轉(zhuǎn)于費(fèi)用報(bào)銷流程的表單上，有效地反映各相關(guān)以申請但未執(zhí)行的預(yù)算。保證費(fèi)用預(yù)算的準(zhǔn)確使用與申請，減少相應(yīng)因?yàn)闀r(shí)間差原因帶來的業(yè)務(wù)成本與管理成本，提升財(cái)務(wù)部門的服務(wù)水平。

統(tǒng)一的財(cái)務(wù)管理

在原有的財(cái)務(wù)處理模式下，由于人員對核算準(zhǔn)則的理解不同，可能會(huì)造成不同財(cái)務(wù)人員在處理相同費(fèi)用報(bào)銷流程時(shí)核算口徑上的不統(tǒng)一，進(jìn)一步導(dǎo)致相同的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不能得到相同的反映，存在管理風(fēng)險(xiǎn)。通過建立共享平臺(tái)，明確標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任，提高業(yè)務(wù)關(guān)鍵流程的處理質(zhì)量、明確轉(zhuǎn)交步驟、消除重復(fù)環(huán)節(jié)。在業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)上使財(cái)務(wù)核算操作標(biāo)準(zhǔn)化，通過規(guī)模處理消減財(cái)務(wù)管理成本、不斷保持財(cái)務(wù)服務(wù)的高水準(zhǔn)。

利用SAP的Opentext技術(shù)實(shí)現(xiàn)原始單據(jù)與記賬憑證的相互追溯，并將原始單據(jù)貫穿于整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程的始終。通過掃描后并存于系統(tǒng)的原始憑證，SAP Opentext技術(shù)將掃描后的原始憑證與其他相關(guān)費(fèi)用申請表單與費(fèi)用審批流程進(jìn)行集成，在任何的查詢審批環(huán)節(jié)均可通過Opentext技術(shù)實(shí)現(xiàn)基于相關(guān)用戶權(quán)限對原始單據(jù)的調(diào)用與查詢。相應(yīng)財(cái)務(wù)人員記賬后，記賬憑證與原始單據(jù)可進(jìn)行相互追溯。滿足保險(xiǎn)公司各分支機(jī)構(gòu)屬地存檔原始單據(jù)，總部統(tǒng)一記賬核算的工作。同時(shí)更有效地節(jié)省因傳遞原始單據(jù)帶來的費(fèi)用和風(fēng)險(xiǎn)。

通過集中統(tǒng)一的費(fèi)用報(bào)銷流程，將相關(guān)財(cái)務(wù)處理相近的業(yè)務(wù)加以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，縮減財(cái)務(wù)管理成本的同時(shí)提升整體的財(cái)務(wù)核算質(zhì)量，節(jié)約時(shí)間提高效率。同時(shí)利用集中的費(fèi)用報(bào)銷流程在SAP系統(tǒng)中對報(bào)銷的費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)一的自動(dòng)支付，大大提升費(fèi)用報(bào)銷的速度，加快資金的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。通過建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的費(fèi)用報(bào)銷流程，提升財(cái)務(wù)部門的支持服務(wù)質(zhì)量，將節(jié)省出的時(shí)間投入到有更高附加值的工作中，如利用標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)分析支持決策分析，為保險(xiǎn)公司的經(jīng)營提供更多的決策支持信息。由于財(cái)務(wù)共享中心集中了大量的財(cái)務(wù)信息，因此必須保障財(cái)務(wù)共享中心能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地輸出各種數(shù)據(jù)的報(bào)表，滿足財(cái)務(wù)職能管理，業(yè)務(wù)支持部門進(jìn)行分析財(cái)務(wù)信息的需求。SAP集成的信息平臺(tái)為高效的財(cái)務(wù)分析提供了統(tǒng)一的前提。  

費(fèi)用集中管理是財(cái)務(wù)共享的重要組成部分，進(jìn)行財(cái)務(wù)共享關(guān)鍵需要考慮6方面的基本因素：共享中心的地點(diǎn)選擇、共享中心的業(yè)務(wù)流程、共享中心的組織結(jié)構(gòu)、共享中心的制度建設(shè)、共享中心的技術(shù)支持、共享中心的服務(wù)管理。通過6方面的均衡考慮，可以保障財(cái)務(wù)共享實(shí)施。