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OA辦公系統(tǒng)三個應用層次
OA辦公系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調用和計算機數(shù)據(jù)網絡通信手段做出。一體化的OA辦公系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網絡通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng),使辦公信息的流通更為合理,減少許多不必要的重復輸入信息的環(huán)節(jié),以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。
一體化、網絡化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是,不僅在本單位內可以使辦公信息的運轉更為緊湊有效,而且也有利于和外界的信息溝通,使信息通信的范圍更廣,能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構間的信息通信,并且有可能融入世界范圍內的信息資源共享。
第一個層次
OA辦公系統(tǒng)(辦公自動化)技術分為三個不同的層次:第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應用,一般稱之為事務型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務OA中,最為普遍的應用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務處理的應用可作成應用軟件包,包內的不同應用程序之間可以互相調用或共享數(shù)據(jù),以便提高辦公事務處理的效率。這種辦公事務處理軟件包應具有通用性,以便擴大應用范圍,提高其利用價值。此外,在辦公事務處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng),如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)(如全文檢索系統(tǒng))、光學漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務業(yè)、公司等經營業(yè)務方面,使用計算機替代人工處理的工作日益增多,如訂票、售票系統(tǒng),柜臺或窗口系統(tǒng),銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務系統(tǒng)等。事務型或業(yè)務型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作,是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率,改進辦公質量,適應人們的辦公習慣,要提供良好的辦公操作環(huán)境。
第二個層次
信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加,在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標關系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng),是把事務型(或業(yè)務型)辦公系統(tǒng)和綜合信息(數(shù)據(jù)庫)緊密結合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關單位的日常工作所必需的信息。例如,在政府機關,這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī),有關上級政府和下屬機構的公文、信函等的政務信息;一些公用服務事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務項目有關的所有綜合信息;公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關或企、事業(yè)單位,為了優(yōu)化日常的工作,提高辦公效率和質量,必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務級OA系統(tǒng)基礎之上,構成信息管理型的OA系統(tǒng)。
第三個層次
決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息,針對所需要做出決策的課題,構造或選用決策數(shù)字模型,結合有關內部和外部的條件,由計算機執(zhí)行決策程序,作出相應的決策。隨著三大核心支柱技術:網絡通訊技術、計算機技術和數(shù)據(jù)庫技術的成熟,世界上的OA已進入到新的層次,在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點:
⑴集成化。軟硬件及網絡產品的集成,人與系統(tǒng)的集成,單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成,組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。
⑵智能化。面向日常事務處理,輔助人們完成智能性勞動,如:漢字識別,對公文內容的理解和深層處理,輔助決策及處理意外等。
⑶多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
⑷運用電子數(shù)據(jù)交換(EDI)。通過數(shù)據(jù)通訊網,在計算機間進行交換和自動化處理。
這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。例子 事務級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng),而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如,市政府辦公機構,實質上經常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構報送的各種文件,然后分檔存放并分別報送給有關領導者閱讀、處理,然后將批閱后的文件妥善保存,以便以后查閱。領導者研究各種文件之后作出決定,一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程,是一個典型的辦公過程。在這一過程中,文件本身是信息,其傳送即是信息傳送過程。但應當注意到,領導在分析決策時,可能要翻閱、查找許多相關的資料,參照研究,才能決策,所以相關的資料查詢、分析,決策的選擇也屬于信息處理的過程。
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