企業(yè)選擇OA軟件的九大誤區(qū)

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在人類步入信息化社會的今天，辦公自動化的時代也已全面到來。但是，有很多客戶在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入了各種各樣的誤區(qū)。以下是頗具代表性的幾個方面，列舉出來以供廣大用戶借鑒。

誤區(qū)一：自己開發(fā)

有的單位感到自己開發(fā)OA系統(tǒng)更能夠滿足自身要求，能夠隨時改進，可控性強，也可避免購買軟件時的上當受騙，其實這種做法往往得不償失。

首先，當今的OA系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展成為一門涉及眾多學科的綜合技術(shù)，包括計算機科學、網(wǎng)絡科學、圖形圖象處理技術(shù)等多個學科，普通的程序員已經(jīng)很難設計出優(yōu)秀的OA系統(tǒng)。其次，OA系統(tǒng)越來越重視對最新管理理念的融合，而身在單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，很難掌握業(yè)界流行的管理理念及其發(fā)展趨勢，開發(fā)往往成了對市面上OA軟件的簡單模仿和對企業(yè)辦公流程的克隆，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的。再次，可隨時調(diào)整OA系統(tǒng)不見得就是一件好事，因為這樣會嚴重影響系統(tǒng)的正常使用和員工的快速熟練掌握。最后，OA系統(tǒng)的開發(fā)需要企業(yè)耗費大量的人力、物力、財力和管理、時間成本。因此除了有的特大型企業(yè)和敏感性單位外，普通企業(yè)并不適合自己開發(fā)。

誤區(qū)二：功能越全越好

對OA系統(tǒng)來說，它的功能幾乎是可以無限擴充的，但是對企業(yè)來說，這樣并沒有必要，因為很多功能并不是必需的。首先，功能越全系統(tǒng)越復雜，使用越困難，維護越麻煩；其次，功能增多帶來了價格和服務成本的直線上升，過分追求功能超全是一種很大的浪費。

誤區(qū)三：價格越貴越好

判斷一個產(chǎn)品好不好的根本原則不是看它是不是最貴的，而要看它是否適合自己，OA系統(tǒng)更是如此。其實所有的OA系統(tǒng)80％的核心內(nèi)容都是相同的，但是有的軟件增加了一些附加功能或者在某一項上有所強化，而功能每增加10％，價格便會增加1～2倍，給企業(yè)造成很重的經(jīng)濟負擔。

誤區(qū)四：價格越低越好

價格低固然是好事，但是如果低到3000元以下就值得懷疑這個軟件是否有問題了。首先是質(zhì)量問題。價格太低的OA軟件往往是一些只有幾個人的小公司，甚至是一個人開發(fā)的，這樣的產(chǎn)品質(zhì)量和將來的服務難以保證。其次是隱性成本。很多軟件雖然看起來比較便宜，但是有用戶數(shù)限制。再次是服務問題，有一些軟件報價不含服務費用，如果要提供培訓、升級、維護、安裝等服務就要付出高昂的服務費。

誤區(qū)五：系統(tǒng)越開放、越自由越好

網(wǎng)絡的一個基本特征就是開放、自由，但是完全的開放和自由會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)營風險，比如財務數(shù)據(jù)、配方工藝等重要文件如果在網(wǎng)上可以隨意瀏覽，很容易泄密，給企業(yè)造成不可估量的損失。但是如果不放在網(wǎng)上又不便于統(tǒng)一管理，因此最好的解決方案就是能夠?qū)λ鼈冞M行權(quán)限管理。根據(jù)權(quán)限等級，只有具有一定級別的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到，這就既方便管理又可防止泄密。

誤區(qū)六：軟件應該完全符合企業(yè)的辦公習慣

軟件不僅要適合企業(yè)的辦公習慣，而且要體現(xiàn)它自身的思想和特點。用戶應選擇那些具有先進的管理思想，能夠產(chǎn)生實際效益的OA產(chǎn)品，而不是一味地追求符合自己的習慣和使用上的簡單，要主動適應軟件。

誤區(qū)七：大企業(yè)開發(fā)的一定好

大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，卻不一定適合中小企業(yè)。相反，規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的OA系統(tǒng)可能更實用。還有重要的一點，大企業(yè)的OA系統(tǒng)價格往往是普通OA系統(tǒng)的數(shù)倍甚至數(shù)十倍，因此沒必要一味追求選用大企業(yè)的，應選用一套適合自身的OA系統(tǒng)。

誤區(qū)八：選一個好的OA軟件提高管理水平

OA軟件能夠幫助企業(yè)規(guī)范辦公流程，提高工作效率，卻無法從根本上解決管理問題。因為它只不過是提供了一個先進的生產(chǎn)工具，通過先進的工作方式來幫助人更有效地工作。因此要想切實提高管理水平不應過多地依賴OA軟件，而應努力將先進的管理思想通過OA軟件應用到實踐中。

誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸

企業(yè)、技術(shù)、社會的發(fā)展不是一步到位的，所以任何軟件都是滿足當前乃至未來一段時間的需要，也不可能一步到位，一勞永逸。所以在選擇軟件的時候，應該選擇那些易于擴充升級、二次乃至多次開發(fā)的。

總的來說，選擇OA軟件有幾個標準，那就是理念先進、功能適用、服務到位、價格合理。其中最重要的一點就是“適用”，OA軟件一定要適合企業(yè)的規(guī)模和特點，才能充分發(fā)揮它的功效，為企業(yè)提供完善的服務。(amt)