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OA系統(tǒng)實施五個關鍵點分析
協(xié)同辦公系統(tǒng)不象其它業(yè)務系統(tǒng)(如財務系統(tǒng)、erp系統(tǒng))在單位經(jīng)營中那么緊要,協(xié)同辦公軟件所涉及到的流程也不如其它業(yè)務系統(tǒng)流程處理那么規(guī)范,所以在項目推廣應用過程中,可能會出現(xiàn)各種不同的聲音,如覺得實施辦公系統(tǒng)意義不大,不能帶來實際的效益。不同聲音多了,領導便會產生疑惑,信息負責人也會面臨很大的壓力,項目便面臨失敗的可能。因此,在進行辦公自動化系統(tǒng)項目建設時,切莫輕視系統(tǒng)實施重要性,任何一處環(huán)節(jié)出了問題,都會造成整條鏈的斷裂。下面是筆者經(jīng)歷OA協(xié)同軟件上百家典型OA項目實施案例總結的實施策略:
1、單位領導牽頭推廣
如果單位領導帶頭堅持使用,那么系統(tǒng)會迅速、切實地應用起來;如果領導不使用,那么無論信息部門如何努力也難推廣。OA畢竟是“一把手工程”。尤其是一些領導,由于年齡關系,對電腦敬而遠之,所以有些領導對信息化比較抵觸,現(xiàn)在一些OA廠商考慮到這種實際情況,在OA中做了一些便利的方法。一般來說,領導使用OA最重要功能是審批,OA廠商把一些領導常用的審批用語通過管理員錄入到OA中,領導只要輕點鼠標即可進行審批,而且可與手寫版配合使用,領導用手寫版直接審批意見。這樣一些人性化的措施,大大降低了一些領導對OA的抵觸心里。
2、系統(tǒng)實施要分步實施、從易到難,忌貪一步到位
一般單位都覺得,既然付了這么多錢,那便多要些東西,所以系統(tǒng)功能要求得比較多而全。筆者建議,為了確保項目的順利實施,以及實施和推廣的效率,務必要先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設計相對簡單的工作流程作為初期實施功能。如郵件系統(tǒng)、公司的公告、論壇、文檔資料的授權等信息發(fā)布性質的功能、以及一些簡單的流程等。至于一些復雜的流程及輔助辦公性質的如車輛管理、會議管理、資產管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊,OA模塊化的設計,還可以讓單位省去這部分費用,這些暫時不用的功能的模塊暫時不購買,實施順利后再進行購買,或者把購買的這些模塊暫時放到回收站中,在系統(tǒng)應用良好情況下系統(tǒng)管理員再逐步的從回收站取出來,進行設置,繼而推廣,這樣的好處是減少員工的心里壓力,如果員工進入OA系統(tǒng)之后看到那么多陌生的功能模塊,心里難免有抵觸心理。
3、各部門協(xié)調配合
OA辦公自動化系統(tǒng)往往涉及單位各個部門、人員,面較廣,而其又體現(xiàn)了新的管理理念和模式,很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習慣,因此在推廣過程中,難免要遇到這樣或那樣的抵觸。高層領導必須與OA的管理部門(尤其是行政部/辦公室)密切配合,制定使用OA的規(guī)章制度,明文要求系統(tǒng)的使用,尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質信息流轉形式。
4、前期準備事關重要
建議有必要專門成立臨時組織,要求該主管積極參與,結合OA廠商提供的資料要求,快速地、系統(tǒng)地完成數(shù)據(jù)整理工作,如組織結構、流程、各種電子文檔資料等,這樣可以快速啟動系統(tǒng)的試運行,并很大程度降低了系統(tǒng)推廣難度。
5、確定專門的系統(tǒng)管理員
系統(tǒng)管理員主要負責協(xié)同辦公軟件系統(tǒng)的系統(tǒng)初始化以及今后的系統(tǒng)維護,一般來說一個系統(tǒng)管理員就足夠,系統(tǒng)管理員一般都要計算機專業(yè)科班出身的人員才合適,系統(tǒng)管理員的責任心以及技術水平與今后協(xié)同辦公軟件的使用情況有直接關系。另系統(tǒng)管理員的離職交接工作一定要做好,否則新來的系統(tǒng)管理員不熟悉軟件情況,一切又要重新依賴OA供應商,這樣給單位帶來很大的被動,也給OA廠商添加很多麻煩。(CIO時代)
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