如何成功發(fā)揮OA辦公系統(tǒng)的作用？

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   項目管理是保證項目被正確的執(zhí)行，而項目群管理是保證正確的項目被執(zhí)行。在高層次的項目群管理中，還包括編制候選項目目錄，開發(fā)用于多個項目選擇時的選擇和評分的標準，采用直觀的顯示、比選模型方法分析的方法來確認和平衡多個項目。什么是項目群管理呢？它可以被定義為：在一組項目中，應(yīng)用一系列的知識、技能、工具、和技術(shù)以滿足或超越組織投資策略的期望和要求。它是在回答，我們應(yīng)該選擇什么，應(yīng)該放棄什么的問題？它需要實現(xiàn)戰(zhàn)略需求和戰(zhàn)術(shù)需求之間的平衡。

  OA辦公系統(tǒng)在組織中的具體的角色和體現(xiàn)的職能，并非是一成不變的，或者說哪一種方式是最佳的，它需要會根據(jù)組織的具體特點和組織的結(jié)構(gòu)形式不同而有所差異，另外，也需要根據(jù)組織發(fā)展的不同階段，進行不同的定位。 在建立好了OA辦公系統(tǒng)之后，就需要讓OA辦公系統(tǒng)能夠按照預(yù)定的權(quán)限和流程進行運作，在運作的過程中，應(yīng)該注意以下事項：

　　* 應(yīng)該使項目管理在組織內(nèi)部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。

　　* 能夠向組織的決策層、職能經(jīng)理及員工展示項目管理的價值。這些人是OA辦公系統(tǒng)運作的利益關(guān)系者，只有這些人的真正支持，才能夠配合OA辦公系統(tǒng)的運作，達到OA辦公系統(tǒng)的作用。

　　* 能夠在項目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀的來審視項目。

　　* 能夠平衡其作為項目控制和項目支持角色之間的關(guān)系。OA辦公系統(tǒng)的目的是為了保證項目實施的成功，而不是實現(xiàn)對項目人員和項目決策的控制機構(gòu)。因此OA辦公系統(tǒng)不應(yīng)該作為政策的強制執(zhí)行機構(gòu)出現(xiàn)，來管制項目的執(zhí)行。應(yīng)提供給項目經(jīng)理一些可以使項目成功的經(jīng)驗，預(yù)見性的去發(fā)現(xiàn)一些項目管理中的問題，來配合項目經(jīng)理成功完成項目。

　　* 可以根據(jù)情況，進行項目群管理，保證項目是按照最優(yōu)化的方式來安排和選擇，能進行項目優(yōu)先等級的排序，以實現(xiàn)組織的整體目標。

　　* 重視培訓(xùn)和教育的作用。OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該為項目管理和實施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，以提高他們的項目管理水平。

  * 應(yīng)加強項目經(jīng)理之間的溝通。可以采用定期的經(jīng)驗交流會、研討會、問題解決會、時事通訊、富來兒（FLYERS——Fun Loving Youth En Route to Success）等多種形式，來加強項目經(jīng)理間的溝通，提高項目經(jīng)理的管理水平。

　　* 重視知識管理。OA辦公系統(tǒng)應(yīng)該收集和管理項目執(zhí)行的經(jīng)驗和教訓(xùn)，作為項目的歷史數(shù)據(jù)信息，作為今后組織的決策依據(jù)和項目執(zhí)行的參考。

　　* 持續(xù)改進。應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有方法論、流程、制度的應(yīng)用情況和反應(yīng)出來的問題，對其進行改進。這個過程應(yīng)該是持續(xù)的，同時需要與其他組織進行比較（基準比較），發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完善組織的項目管理標準。

　　在實施OA辦公系統(tǒng)時，上述事項是大家必需關(guān)注的。另外還有一些可能會導(dǎo)致運作失敗的內(nèi)容，也不容忽視。下面我列舉一些OA辦公系統(tǒng)實施失敗的公司的經(jīng)驗，供大家參考：

　　1. 不清楚怎么算是成功。

　　2. 目標太高。

　　3. OA辦公系統(tǒng)的人員技能差。

　　4. 缺乏資金的支持。

　 5. 缺乏執(zhí)行流程的管理層支持。

　　6. 沒有區(qū)分清楚內(nèi)部和外部的焦點。