泛普OA辦公系統(tǒng)文檔管理模塊可以讓用戶將文檔發(fā)布到首頁或標題欄成為新聞

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泛普OA辦公系統(tǒng)文檔管理模塊可以讓用戶將文檔發(fā)布到首頁或標題欄成為新聞，也可以將文檔創(chuàng)建后作為知識庫為其他員工提供信息共享。

創(chuàng)建一個新的文檔，按左邊工作區(qū)"文檔"左邊 按鈕，用戶將進入一個目錄選擇的界面。在這個選中欄目中所有的目錄和分目錄都顯示其中，如果點擊 按鈕，同樣還將看到子目錄。

選定主目錄、分目錄和子目錄，將進入以下的用戶界面：

由于打開的目錄的文件類型不同，因此創(chuàng)建文檔界面會因為選定的目錄的差異而不同。下表是對各相關字段屬性的解釋說明：

字段
 描述信息
 
發(fā)布
 
正常
 文檔被保存到系統(tǒng)相應目錄下，但不在新聞頁上發(fā)布
 
主頁
 文檔被保存到系統(tǒng)相應目錄下，并且以標題、圖片加簡短內(nèi)容摘要在相關新聞頁上發(fā)布（如果需要審批，預先在文檔目錄屬性中進行設置）。
 
標題
 文檔被保存到系統(tǒng)相應目錄下，并且以標題形式在相關新聞頁上發(fā)布（如果需要審批，預先在文檔目錄屬性中進行設置）。
 
主目錄
 目錄機構中的第一級，用來確定該文檔在系統(tǒng)中第一級位置。目錄機構需在創(chuàng)建文件之前建立。
 
分目錄
 目錄機構的第二級，用來確定該文檔在系統(tǒng)中第二級位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。
 
子目錄
 目錄結(jié)構的最底層，確定該文檔在系統(tǒng)中最終位置，需在創(chuàng)建文件之前建立。
 
模板
 選擇一個文檔模板。此模板需預先在系統(tǒng)中定義。
 
文檔所有者
 選擇文檔的創(chuàng)建者（所有者），系統(tǒng)默認文檔所有者為當前登錄者。文檔的所有者登陸系統(tǒng)后，點擊左側(cè)“知識管理”（我的文檔）按鈕，可以看到所有屬于自己的文檔。
 
關鍵字
 設定文檔的關鍵字。搜索時，如果在關鍵字一欄中填入的內(nèi)容與此相同，則搜索的結(jié)果會包含此文檔
 
人力資源
 定義該文檔相關的員工。例如合同，相關人員為簽約人。并將該文檔與此人員的記錄相鏈接
 
CRM
 定義該文檔和那些客戶或供應商、合作伙伴相關，并將該文檔和該客戶記錄進行鏈接。
 
物品
 定義該文檔與哪些物品相關，并將此文檔與此物品的記錄相鏈接。同時該文檔可以根據(jù)所鏈接的物品被檢索到。
 
資產(chǎn)
 定義該文檔與哪些資產(chǎn)相關，并將此文檔與此資產(chǎn)的記錄相鏈接。同時該文檔可以根據(jù)所鏈接的資產(chǎn)被檢索到。
 
項目
 定義該文檔相關的項目，該文檔的訪問者將得到關于項目的更多信息，同樣在完成這個選項后可以從相應的項目中查詢到該文檔。
 
財務
 定義該文檔與哪些交易相關，該文檔的訪問者因此可以得到關于該交易更多的信息，同時該文檔可以根據(jù)所鏈接的交易被檢索到。
 
附件
 從"瀏覽"窗口中用戶可以為該文檔添加附件。可以添加的附件的樹木預先在文檔目錄屬性中設置。
 
標題
 文檔的標題
 
內(nèi)容
 如果該文檔是發(fā)布到新聞頁的主頁上的，系統(tǒng)會自動為該段內(nèi)容進行進行加黑的處理以顯得更突出，建議為文檔加一小段提綱性文字。
該文檔的第一張圖片將會顯示在首頁上，顯示在整篇文檔的左部，因此要考慮到圖片的合理尺寸。
如果沒有所選的圖片，系統(tǒng)將默認的圖片添加上去。 日期會被系統(tǒng)自動的顯示，一旦該文檔被批準，關于該文檔的修改日期也同時被刷新后被系統(tǒng)顯示。
 

 
以下是對各功能按鈕的解釋信息

泛普OA辦公系統(tǒng)功能按鈕
 描述信息
 
保存
 按此功能按鈕保存文檔，并按照選擇的發(fā)布類型發(fā)布到相關文檔目錄或新聞頁中。
 
草稿
 按此按鈕將所編輯的文檔保存為草稿副本，但不發(fā)布。
 
預覽
 按此功能按鈕可以對文檔進行預覽，同時被編輯的文檔被保存為草稿。
 
HTML
 按此功能按鈕將對文件進行HTML格式下的編輯。
 
頁眉
 按此功能按鈕將在顯示或隱藏文檔的頁眉信息之間切換。
 
附件
 添加多個附件
 

 
在文檔中可以添加圖片，如發(fā)布到新聞首頁上的文件其第一張圖片便會在首頁上顯示出來。在文檔中添加圖片，點擊插入圖片的功能圖標，如下圖：
 

用戶可以從瀏覽按鈕選取指定的圖片，然后點擊插入圖片的功能圖標，該圖片便顯示在文檔的內(nèi)容中了，按"S-保存"按鈕保存該圖片。圖片文件可以是JPG、GIF、 BMP等各種格式的文件

 
在文檔中可以添加超級鏈接，和系統(tǒng)中的其他文檔、外部某個網(wǎng)頁、某個電子郵件地址，甚至某個FTP的服務器。

超級鏈接是從編輯欄目中的一個單詞、一句話或一個圖片上創(chuàng)建的，建立一個超級鏈接之前先要建立這樣的一個單詞、一句話或一幅圖片，選中后點擊超級鏈接功能圖標，此時超級鏈接的對話框被激活。用戶可以在其中填寫鏈接的目標對象，如一個網(wǎng)址、一個郵件地址等。

按"S-保存"按鈕保存上述設置。

用戶可以通過HTML來編輯文檔，點擊屏幕頂部HTML功能按鈕，編輯欄將會被切換，內(nèi)容頁面上是系統(tǒng)默認的一些HTML TAG。此時所有的編輯和格式化都必須通過HTML TAG來進行。如下界面所示：
 

點擊"S-保存"保存上述編輯，若返回普通格式，再次點擊"HTML"功能按鈕。
文檔經(jīng)常會被創(chuàng)建到錯誤的目錄當中，這需要用戶對文檔進行重新編輯使文檔轉(zhuǎn)到正確的目錄當中去。將文檔從一個目錄中轉(zhuǎn)移到另一個目錄中去，便需要文檔移動的功能。另外，也可以選擇復制的功能，將源目錄下的文檔復制到目標目錄下。

在文檔模塊中選中"維護、常用工具、文檔移動"，進入如下界面：

下表泛普OA辦公系統(tǒng)使對相關的字段屬性的描述信息:

字段
 描述信息
 
源
 
主目錄
 選擇文檔所在主目錄
 
分目錄
 選擇文檔所在分目錄
 
子目錄
 選擇文檔所在子目錄
 
目標
 
主目錄
 選擇文檔被移動（復制）的目標主目錄
 
分目錄
 選擇文檔被移動（復制）的目標分目錄
 
子目錄
 選擇文檔被移動（復制）的目標子目錄
 
'
在正確的完成了上述的目錄選擇后，選擇被移動或復制的文檔，按相應的功能按鈕，完成文檔的移動或復制。

 
文檔經(jīng)常會被創(chuàng)建到錯誤的目錄當中，這需要用戶對文檔進行重新編輯使文檔轉(zhuǎn)到正確的目錄當中去。將文檔從一個目錄中轉(zhuǎn)移到另一個目錄中去，便需要文檔移動的功能。另外，也可以選擇復制的功能，將源目錄下的文檔復制到目標目錄下。

在文檔模塊中選中"維護、常用工具、文檔移動"，進入如下界面：

下表泛普OA辦公系統(tǒng)對相關的字段屬性的描述信息:

字段
 描述信息
 
源
 
主目錄
 選擇文檔所在主目錄
 
分目錄
 選擇文檔所在分目錄
 
子目錄
 選擇文檔所在子目錄
 
目標
 
主目錄
 選擇文檔被移動（復制）的目標主目錄
 
分目錄
 選擇文檔被移動（復制）的目標分目錄
 
子目錄
 選擇文檔被移動（復制）的目標子目錄
 
'
在正確的完成了上述的目錄選擇后，選擇被移動或復制的文檔，按相應的功能按鈕，完成文檔的移動或復制。

 
用戶可以通過進行自行設置，對文檔信息進行一個過濾，從而關注自己相關的文檔信息。同時用戶可以定義文檔被訪問時所顯示的內(nèi)容，如創(chuàng)建者等用戶關心的相關內(nèi)容。

進行用戶自定義，在文檔模塊選中"維護、常用工具、用戶自定義"，進入如下界面：

下表是泛普OA辦公系統(tǒng)對相關字段的屬性的描述：

字段
 描述信息
 
字段
 這里列出的是和文檔相關的信息，用戶可以根據(jù)自身的偏好選擇相應的字段，使得在文檔在被搜索后顯示的附加信息能按用戶的個性化要求實現(xiàn)。
 
顯示
 
每頁記錄數(shù)
 定義每頁顯示的文檔數(shù)量
 
主目錄 --分目錄
 用戶可以根據(jù)自身的偏好選擇相應的主目錄和分目錄，只有被選中的目錄中的文檔可以顯示在用戶的文檔列表中。
 

點擊"S-保存"保存以上設置。

報告功能是由文檔模塊提供的關于對系統(tǒng)所創(chuàng)建的文檔的總體狀況瀏覽，在文檔模塊中點擊報告，用戶即可進入如下界面：

用戶可以在此界面中對文檔的各項指標的統(tǒng)計信息進行整體瀏覽，右側(cè)是對文檔統(tǒng)計信息的整體瀏覽，如查看各主目錄下的文檔數(shù)分布、訪問量最高的50篇文檔、發(fā)布文檔數(shù)最多的20各用戶等信息，左側(cè)是對文檔狀況按各標準進行分類瀏覽。