泛普軟件：預算管理軟件如何化繁為簡

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         中國企業(yè)在預算管理方面常犯的一個錯誤是，沒有真正把預算過程當作一個計劃過程。這主要取決于兩方面，一方面，傳統(tǒng)預算受其形成時期相對靜態(tài)穩(wěn)定以及賣方市場的經(jīng)營環(huán)境的影響，注重于成本控制，而不是經(jīng)營計劃。。另一方面，戰(zhàn)略管理觀念在很多企業(yè)中還沒有真正樹立起來，經(jīng)理們僅把預算當作是一種純粹的業(yè)績衡量和控制的工具，并沒有把它納入企業(yè)的整體戰(zhàn)略管理框架中中看待和考慮。
          泛普軟件全面預算管理研究中心趙靈鐘說：世界五百強的戰(zhàn)略管理體系會把預算管理視為一個非常重要的部分，它是戰(zhàn)略計劃的財務化和數(shù)字化，不僅為戰(zhàn)略目標實現(xiàn)提供詳細的計劃，還會以財務報表的形式，準確指出對企業(yè)將來財務狀況的期望。
         在我國，企業(yè)長期處于計劃經(jīng)濟的相對靜態(tài)的經(jīng)營環(huán)境中，雖然在20年市場化的改革和開放之后，企業(yè)開始面對復雜多變的環(huán)境，也迫切需要戰(zhàn)略管理的理念和工具。但在實際中，很多經(jīng)理短期內(nèi)還沒有真正樹立起這種觀念，沒有真正把預算看作一個計劃過程和手段，從而把預算同戰(zhàn)略目標和經(jīng)營計劃割裂開來，失去了預算管理的意義。
         經(jīng)營環(huán)境的迅速變化，就使企業(yè)使用的預算流程和方法成為過時。企業(yè)始終處于管理變化之中，其結(jié)果便是，在大型企業(yè)中，往往是多種預算技術(shù)同時并存。從傳統(tǒng)的基于成本中心的預算，到項目和資金預算，乃至作業(yè)預算，從“固定預算”到“彈性預算”，從“滾動預算”到“零基預算”，從“以銷售為目標的預算”到“以利潤為目標的預算”等等，這些眼花繚亂的預算管理方法，對非財務的直線職能經(jīng)理和員工來說，簡直是不可理喻。把預算工作視為財務部門獨自承擔的專業(yè)工作，同自己沒有多大關(guān)系，也是自然而然的事情，因此容易對分配下來的預算工作產(chǎn)生逆反心理。
         缺乏全面預算管理軟件的支持，無疑會增加企業(yè)推行全面預算管理的難度。
         泛普軟件全面預算管理軟件開發(fā)總監(jiān)韓衛(wèi)華說：軟件技術(shù)如果能在預算過程中得到恰當?shù)膽茫瑹o疑會大大改善預算手段及其系統(tǒng)，從而大幅度提高預算過程的效率和價值。預算管理軟件是這幾年開始興起的新興軟件，世界五百強80%采用了專業(yè)軟件來管理預算，比如海博龍；泛普軟件的泛普軟件全面預算管理軟件在服務本土用戶方面有著很強的優(yōu)勢。
        然而，實際狀況是，很多企業(yè)基本上還是“手工作業(yè)”；一些企業(yè)即使配置了計算機和軟件，卻只局限在財務部門，局限在excel“單機作戰(zhàn)”；缺乏統(tǒng)一平臺的報表軟件并不適合組織范圍上的應用。
輕松有效的預算
         那么，如何做到輕松有效地預算？泛普軟件全面預算管理研究中心趙靈鐘認為：必須意味著要讓參與預算的人員，從觀念上認可和接受預算工作，使他們認識到自己是“做正確的事”，變“被動”的負擔態(tài)度為“主動”的輕松態(tài)度；還意味著要采取恰當?shù)念A算方法和手段，提高預算過程的效率，“正確地做事”。具體包括：
         方法正確：預算方法的選擇，應該考慮經(jīng)營環(huán)境、成本結(jié)構(gòu)與組織結(jié)構(gòu)等影響因素。不同行業(yè)、不同企業(yè)，具有不同的特點，經(jīng)營環(huán)境對不同的行業(yè)和企業(yè)來說，其復雜程度也相對不同，因此，企業(yè)要根據(jù)環(huán)境的特點選擇相應的預算方法。
         企業(yè)的生產(chǎn)過程和系統(tǒng)，影響著企業(yè)產(chǎn)品的成本結(jié)構(gòu)。不同的企業(yè)具有不同技術(shù)水平的生產(chǎn)過程和系統(tǒng)，因此它們的生產(chǎn)成本結(jié)構(gòu)也不同。在過去生產(chǎn)過程和系統(tǒng)技術(shù)含量較低的情況下，直接人工等變動成本是產(chǎn)品成本的主要組成部分，固定性制造費用比例很小。針對此種狀況，變動成本法克服了傳統(tǒng)的完全成本法在產(chǎn)銷量不相同時出現(xiàn)利潤不正常，尤其是銷量下降、利潤反而上升的虛假現(xiàn)象等缺點，成為企業(yè)短期預算和決策的有效工具。但是，在新的高技術(shù)制造環(huán)境下，變動成本的比例愈來愈小，變動成本法將逐漸失去其意義。完全成本法有回歸的趨勢，但已經(jīng)不是過去那種同變動成本法一樣，以“數(shù)量為基礎(chǔ)”的成本計算和預算法了；而是同以“作業(yè)為基礎(chǔ)”的成本計算和預算法緊密結(jié)合。
        “預算”激勵：預算是一個十分重要的管理工具，已經(jīng)超越了原來“成本控制”的意義，要從整體管理的角度對待預算。企業(yè)高級管理層制訂企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略之后，有必要向全體員工傳達，使其明確預算同戰(zhàn)略過程中的企業(yè)使命、戰(zhàn)略目標、戰(zhàn)略類型、政策、行動計劃、程序以及業(yè)績等要素之間的互動關(guān)系，明確預算的重要定位，體會各自的預算工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。
          充分鼓勵各級經(jīng)理人和普通員工，對各自的責任業(yè)務活動進行資源分析和計算，同時要鼓勵各種業(yè)務數(shù)據(jù)和信息，縱向和橫向地充分流通和共享。這樣，員工就會普遍感覺到在做自己分配而不是主管分配的工作，普遍主動地投入預算工作，從而增加預算和經(jīng)營計劃的匹配度和數(shù)據(jù)信息的可靠性。
         模式匹配：預算模式要反映企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變化并與之相匹配。多事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)（M型結(jié)構(gòu)），是工業(yè)經(jīng)濟時代企業(yè)組織的標準結(jié)構(gòu)。在這種結(jié)構(gòu)中，高層管理者掌握著資本、知識以及其它資源，并且按照自己制訂的戰(zhàn)略意圖進行分配，中層經(jīng)理對資源的使用過程和結(jié)果進行監(jiān)控，而一線經(jīng)理則是執(zhí)行者，具體對資源加以運用。這種結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，以資本是主要資源為基礎(chǔ)，目的在于支持企業(yè)多元化經(jīng)營，開發(fā)新產(chǎn)品，拓展新市場，以及實施多種戰(zhàn)略。
         現(xiàn)實中，不同的企業(yè)具有不同的組織結(jié)構(gòu)。更多的企業(yè)是具有M型結(jié)構(gòu)及其初級形態(tài)的“職能制結(jié)構(gòu)”，既然M型結(jié)構(gòu)是工業(yè)經(jīng)濟時代企業(yè)組織的標準形式，與其相適應的預算模式自然可以為初級階段的組織結(jié)構(gòu)所借鑒使用。但是，從M型結(jié)構(gòu)走向N型結(jié)構(gòu)，不是在一夜之間就能完成的，因此，在過渡階段就要根據(jù)兩種結(jié)構(gòu)的“成分”多寡，進行預算流程的建設(shè)和預算方法的選擇。
         化繁為簡：為了把復雜的預算專業(yè)知識和計算方法，對非財務專業(yè)預算人員產(chǎn)生的負面影響降到最低，除了給予這些人員必要的基本知識培訓之外，應用界面友好、通俗易懂、易于使用的專業(yè)預算軟件是至關(guān)重要的。“易用性”對全面預算軟件尤為重要，在利用IT技術(shù)方面，還應充分注意全面預算管理軟件的“擴展性”，因為國內(nèi)企業(yè)處于快速發(fā)展中，管理模式無時不刻在變化。通過泛普軟件全面預算管理軟件進行“網(wǎng)絡(luò)預算”，不失為一種有效方法。