數(shù)據(jù)技術(shù)與知識(shí)管理系統(tǒng)＂完婚＂

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如同大多數(shù)大型的法律機(jī)構(gòu)，Cooley Godward Kronish LLP的主業(yè)是知識(shí)管理。 這家擁有600名律師的事務(wù)所的文件倉(cāng)庫(kù)中有著數(shù)以百萬(wàn)計(jì)的文件卷宗。

"你無(wú)法去雇用足夠多的人手來(lái)查閱這些文件;你管不過(guò)來(lái)，"CIO Sherry Lalonde說(shuō)。

自從50年代協(xié)助創(chuàng)立了Raychem公司和芯片制造商N(yùn)ational Semiconductor Corp以來(lái)，Cooley Godward就一直在硅谷充當(dāng)交易手的角色。事務(wù)所在80年代將領(lǐng)域拓展到了生物科技行業(yè)，護(hù)送Genetech Inc.和Amgen Inc.上市，并且得益于90年代科技爆炸實(shí)現(xiàn)了快速發(fā)展，協(xié)助了230家公司掛牌上市。

最近幾年，該事務(wù)所采用Recommind Inc.公司的MindServer Legal軟件來(lái)合理化管理其大量的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。 這家位于舊金山的廠商提供的"概念"搜索工具管理著Cooley所有的文件倉(cāng)庫(kù)。 這項(xiàng)技術(shù)可以按照律師所提供的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)找到他們所需的資料。 它的查詢能力遠(yuǎn)不止用于查找一個(gè)文件，或者是一個(gè)著者，或者是一個(gè)含有標(biāo)題的日期范圍，Lalonde說(shuō)。 律師可以直達(dá)資料的深處-處于元數(shù)據(jù)之下的概念或者意圖。

"我們用它來(lái)查找某項(xiàng)優(yōu)先的工作，有時(shí)也用來(lái)查找交易，"Lanlonde說(shuō)。"我們不想改變我們查閱文件的流程。 因?yàn)橛刑嗟木碜?，并且文件本身有太多的?xì)微差異。"

但是一個(gè)成功的法律事務(wù)所不僅僅是要有成熟的內(nèi)部搜索系統(tǒng)。訴訟服務(wù)在近幾年也拓展的非常迅速。 在訴訟過(guò)程中用來(lái)讀取并將數(shù)據(jù)分類的技術(shù)開始與知識(shí)管理系統(tǒng)結(jié)合到一起。 Lalonde決定讓它們盡快"完婚"。

"我們的觀點(diǎn)是在此之間應(yīng)當(dāng)有一個(gè)服務(wù)與技術(shù)的陣列，它不僅可以為訴訟中所調(diào)查到的數(shù)據(jù)服務(wù)，同時(shí)也可以為工作流程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)服務(wù)，"她說(shuō)。

為了找到這個(gè)結(jié)合點(diǎn)，事務(wù)所聯(lián)合了學(xué)院學(xué)者和其它專家來(lái)一起研判從訴訟服務(wù)提供商的"平淡無(wú)奇"的搜索工具中可以得到些什么。下一項(xiàng)任務(wù)是找一家廠商將復(fù)雜的"概念"搜索功能合并到空白的vanilla工具中，然后轉(zhuǎn)換成一個(gè)令人振奮的工具來(lái)使事務(wù)所的內(nèi)容管理軟件更實(shí)用。

"問題是，我們?cè)撊绾巫鲎?功課'并締造一個(gè)RFP來(lái)指定系統(tǒng)做我們所想要做的事?于是我們又將研發(fā)繼續(xù)了下去，"Lalonde說(shuō)。 "這是一個(gè)非常正式嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^(guò)程。 并不是輕率的突發(fā)奇想。"

從平淡無(wú)奇到令人振奮

一個(gè)內(nèi)部的應(yīng)用開發(fā)員團(tuán)隊(duì)加上幾個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，以及律師和他們的助手，在三個(gè)月中鍛造出了提案需求(RFP)，該產(chǎn)品達(dá)到了事務(wù)所預(yù)期的"第一瞬間"的要求。

要想設(shè)計(jì)出一款可以與底層訴訟數(shù)據(jù)庫(kù)互動(dòng)的系統(tǒng)已不是復(fù)雜二字所能描述的了。 "這幾乎是完成了一項(xiàng)事業(yè)，"Lalond說(shuō)，她將它稱之為"徹底的令人沉醉。"

法律事務(wù)所需要一個(gè)集內(nèi)容、查閱和案件于一體的系統(tǒng)，它可以組織、搜索、查看、注釋、分類、索引和標(biāo)記案件文件。 最重要的是，這個(gè)系統(tǒng)需要能夠找到那些隱藏的"金塊"，Lalonde說(shuō)。 比如文件卷宗里還包含了一些什么其它的概念? 僅在元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，能否挖掘出從文件表面上所看不到的細(xì)節(jié)差異?

一個(gè)儲(chǔ)存了敏感數(shù)據(jù)的系統(tǒng)還必須遵守一套象鋼鐵般嚴(yán)格的準(zhǔn)則。 如果文件中包含了不能讓某些查閱者看到的高度機(jī)密數(shù)據(jù)，那么這個(gè)系統(tǒng)就要做到這一點(diǎn)。如果該系統(tǒng)泄露了某些"極度重要"的數(shù)據(jù)-即所謂的罪證-那么負(fù)責(zé)案件團(tuán)隊(duì)是否能夠在不更改底部編碼的情況下將它標(biāo)簽出來(lái)? 它的可操作性如何? 該系統(tǒng)能否通過(guò)遠(yuǎn)程操作? 如果該系統(tǒng)是托管的，是否可以24小時(shí)訪問? 該款產(chǎn)品是否會(huì)-或者計(jì)劃中的加強(qiáng)版是否會(huì)-阻止事務(wù)所將其和內(nèi)部系統(tǒng)、虛擬私有網(wǎng)絡(luò)或Citrix一起協(xié)同使用?

"因?yàn)槲覀儺?dāng)然不希望將它到處復(fù)制安裝，"Lalonde說(shuō)。 "這將是一份難以令人置信的目錄清單。"

當(dāng)提案返回時(shí)，他們是"極度重要"的，Lalonde說(shuō)。 包括Recommind在內(nèi)的一級(jí)廠商都擁有過(guò)濾超大型數(shù)據(jù)機(jī)的工具，比如找到在此日期之間所有與某交通事故有關(guān)的資料，哪怕是文件中沒有交通事故這個(gè)詞，并且不要標(biāo)簽所有與吉普車翻車有關(guān)的資料。

Cooley Godward選擇了Recommind，該公司開發(fā)并剛推出了Axcelerate eDiscovery。E-discovery是指電子數(shù)據(jù)可以用作為證物的民事或刑事案件的第一階段。 這個(gè)過(guò)程是一個(gè)關(guān)鍵性的"令人痛苦的階段"，因?yàn)閹缀鯖]有概念化的搜索工具。查閱大部分文件是一項(xiàng)低效、前后矛盾和人工化的工作。 據(jù)Recommind的市場(chǎng)部副總裁Craig Carpenter說(shuō)，到最后e-discovery中 70%的成本都和查閱文件有關(guān)。

Recommind發(fā)布的Axcelerate可以消除這個(gè)瓶頸，Carpenter說(shuō)。 該產(chǎn)品可以自動(dòng)將文件依照類目、概念、事件、階段等來(lái)組織排列。

位于康涅狄格州Stamford市的Gartner Inc公司中負(fù)責(zé)常規(guī)法案的分析師John Bace說(shuō)，廠商們都在爭(zhēng)相提出他們那些尚未開發(fā)完成的e-discovery產(chǎn)品的所有權(quán)。 據(jù)一個(gè)正在為e-discovery開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目網(wǎng)站EDRM.net上所顯示，e-discovery廠商的名錄在過(guò)去6個(gè)月中從450家上升到了700家以上。

"對(duì)我來(lái)說(shuō)，e-discovery市場(chǎng)幾乎同藍(lán)色曲線過(guò)山車(Hype Cycle rollercoaster)一樣，"Bacd說(shuō)，這個(gè)名詞是Gartner公司用來(lái)描述一項(xiàng)新技術(shù)從不被接受到被廣泛應(yīng)用或最終成熟的過(guò)程。

"CIO需要非常謹(jǐn)慎。 我們認(rèn)為到目前為止沒有人可以提供一個(gè)終端到終端的解決方案，所以現(xiàn)在你所要關(guān)注的是找到那些可以發(fā)現(xiàn)最大潛在危險(xiǎn)性問題的工具，或者提供最大回報(bào)的工具。(techtarget)