檔案管理系統(tǒng)的選擇

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       檔案管理系統(tǒng)是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能。

　　一、泛普軟件—檔案管理系統(tǒng)的作用

　　1、檔案的管理

　　滿足單位管理文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案等十大類檔案資料的需求，并支持干部人事檔案管理功能，全面管理單位涉及的所有檔案門(mén)類。檔案管理系統(tǒng)擁有從檔案的掃描、錄入、整理、歸檔、利用、統(tǒng)計(jì)、編研、過(guò)期檔案處的檔案全生命周期管理體系與對(duì)應(yīng)的管理功能。

　　2、檔案的查詢

　　檔案管理系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、二次檢索、類自然語(yǔ)言搜索以及組合條件搜索等多種檢索方式，并且檔案管理系統(tǒng)檢索結(jié)果須根據(jù)工作職能與授權(quán)決定。

　　3、檔案的收集

　　檔案管理系統(tǒng)支持多種管理模式，提供屬性新建、掃描新建、網(wǎng)頁(yè)新建、批量新建等多種檔案錄入功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)支持Excel表格導(dǎo)入形成案卷與卷內(nèi)目錄以及數(shù)字文件的根據(jù)題名、檔號(hào)、順序號(hào)等對(duì)應(yīng)信息批量對(duì)應(yīng)上傳的功能。

　　4、檔案的統(tǒng)計(jì)

　　檔案管理系統(tǒng)可對(duì)庫(kù)存檔案的綜合情況實(shí)現(xiàn)可視化的直觀展現(xiàn)，并可根據(jù)檔案種類、檔案保管期限、檔案密級(jí)、數(shù)字檔案不同維度進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。

　　二、企業(yè)如何選擇檔案管理系統(tǒng)?

　　1、需求分析

　　首先做到需求分析，在選擇檔案管理軟件前必須先弄清楚本單位實(shí)際情況和自己工作需要。不妨先列個(gè)需求清單，例如，要管理哪些檔案，這些檔案需要通過(guò)哪些字段來(lái)管理，在管理中要實(shí)現(xiàn)哪些功能，等等。

　　2、功能

　　看檔案管理軟件功能介紹，因?yàn)橛械能浖约盒枰墓δ芩鼪](méi)有，自己不需要的它卻有一大堆，這樣的檔案管理軟件肯定不適合自己，當(dāng)然就可以排除在外了。

　　3、性價(jià)比

　　選擇檔案管理軟件的竅門(mén)是比較價(jià)格，但比較價(jià)格絕不是越便宜越好，在質(zhì)量和服務(wù)都有保障的情況下，應(yīng)該追求低價(jià)格，如果買(mǎi)來(lái)沒(méi)用，再便宜也是浪費(fèi)。

　　4、提供試用

　　提供試用能讓你發(fā)現(xiàn)你的電腦硬件是否支持該軟件運(yùn)行，其運(yùn)行速度、穩(wěn)定性等也能實(shí)際感受，而不是只存在于一些理論狀態(tài)，對(duì)于最終決定是否購(gòu)買(mǎi)，會(huì)起到一個(gè)非常重要的作用。

　　很多企業(yè)單位在選擇什么樣的檔案管理軟件時(shí)卻很茫然，不知道該如何進(jìn)行選擇，才能夠選到適合自己的檔案管理軟件。從以上幾個(gè)方面來(lái)考慮，也許能夠幫助企業(yè)單位挑選到更適合自己的檔案管理軟件。