項目合同信息管理系統(tǒng)

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　　合同管理是項目管理的起點，是項目的關鍵環(huán)節(jié)，直接影響整個項目的管理。合同管理是科學項目管理的基礎，建設項目成功實施的前提是簽訂合同，并以合同約定作為項目實施的準則。如果在施工過程中合同管理不到位，項目進度、成本、質(zhì)量、安全管理等目標就難以實現(xiàn)，項目建設目標的最終實現(xiàn)也就無法保證。合同明確了參與項目建設各方的權(quán)利和義務，同時合同也是項目實施過程中出現(xiàn)爭議時解決問題的法律依據(jù)。加強合同管理可以對建設項目參與各方按合同履行義務、減少糾紛起到一定的促進作用。

　　一、項目合同信息管理中的問題

　　1、合同管理機制不健全，權(quán)責劃分不清，各職能部門缺乏溝通，各自為政，管理銜接不到位，造成各部門職能重復，合同辦理流程復雜，合同管理相關環(huán)節(jié)脫節(jié)。合同相對人資質(zhì)審查不嚴，準入制度不完善，未充分考察合同相對人資質(zhì)和業(yè)務承接能力。在履約過程中，不定期跟蹤和評價合同對方的履約情況。合同談判、起草和審批不夠嚴謹，合同談判的過程流于形式，合同協(xié)議過于簡單，常有不規(guī)范和不完善之處。

　　2、合同管理員的專業(yè)素質(zhì)不高。專業(yè)人才的缺乏是影響工程合同管理的一個重要因素。該合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)性強。合同管理員需要具備一定的工程技術、成本管理、財務、建筑市場政策和法律知識。很多項目沒有專業(yè)的合同經(jīng)理，合同管理被視為簡單的文職工作，由普通辦公室文員負責。由于他們?nèi)狈?jīng)驗，很難預測潛在的風險，也無法與相關管理人員一起及時制定預控措施。一旦發(fā)生合同糾紛，他們不能有效地規(guī)避風險。

　　3、項目管理團隊忽視合同的動態(tài)管理。項目管理貫穿于項目建設的全過程，項目是合同履行的具體執(zhí)行者。而項目經(jīng)理往往停留在合同簽訂階段，在施工過程中，并沒有完全理解合同中約定的條款和雙方的權(quán)利義務并具體執(zhí)行。不注重合同執(zhí)行過程中的動態(tài)管理，習慣性地依賴承包商完成整個項目的合同管理，沒有建立項目合同管理的工作流程和制定管理細則，沒有做到規(guī)范化管理，使相關項目管理人員有章可循。

　　二、加強項目合同信息管理的措施

　　1、成立合同管理部門，進行規(guī)范化管理

　　成立合同管理部門，會同相關職能部門制定合同處理流程指引，完善合同管理體系。責任部門和協(xié)作部門應明確權(quán)責劃分，建立考核和問責制度，并定期進行考核。建立企業(yè)資源庫，將服務質(zhì)量高、業(yè)務能力強的單位引入倉庫，定期對企業(yè)資源庫中的單位進行檢查。建議項目部選擇倉庫內(nèi)的優(yōu)質(zhì)單位簽訂合同，完善準入制度。在績效過程中，項目部應定期跟蹤和評估倉庫內(nèi)各單位的績效。合同雙方應使用標準合同文本，并根據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果起草合同。合同條款必須準確表達雙方談判的意思，書面表達要嚴謹，不能有模棱兩可或模棱兩可的話。

　　2、搞好合同管理培訓

　　企業(yè)合同管理主管部門需要定期組織合同管理培訓會議。由于合同管理涉及的內(nèi)容多，專業(yè)面廣，需要進行針對性的培訓。結(jié)合工程案例開展法律知識學習;工程知識、成本管理知識和財務知識的專項培訓和學習;使合同管理人員對工程合同有全面系統(tǒng)的了解，提高專業(yè)知識的綜合應用能力，積累合同管理經(jīng)驗。

　　3、加強項目合同的動態(tài)管理

　　在項目實施過程中，合同管理涉及大量的日常工作。要定期或不定期組織小型協(xié)調(diào)會，開小會辦大事;對一些經(jīng)常性的工作要建立工作程序，協(xié)調(diào)好各方關系，使項目合同管理程序化、規(guī)范化，讓項目經(jīng)理按章參與合同管理。合同簽訂后，項目部是具體執(zhí)行者。項目管理團隊應認真研究合同條款，向項目實施者進行合同交底，說明主要合同條款和潛在風險，制定防范措施。合同目標責任相應分解，實行目標管理，責任落實到個人。

　　三、泛普軟件-合同信息管理系統(tǒng)的好處有哪些

　　1、使企業(yè)數(shù)據(jù)管理規(guī)范化

　　相比傳統(tǒng)的手工合同管理，合同信息管理系統(tǒng)采用集中的數(shù)據(jù)管理，有效地改變企業(yè)信息分布散亂，信息匯總困難等現(xiàn)狀。合同信息管理系統(tǒng)可提供自定義字段、管理權(quán)限分配，為企業(yè)實現(xiàn)標準化、規(guī)范話的數(shù)據(jù)管理提供一個良好的平臺支撐。

　　2、為領導決策提供參考信息

　　合同信息管理系統(tǒng)是一種新時代互聯(lián)網(wǎng)思維軟件，利用互聯(lián)網(wǎng)，領導可以隨時隨地進入管理系統(tǒng)，查閱員工勞動合同、企業(yè)合作協(xié)議、財務數(shù)據(jù)報表等信息，準確獲取員工工作情況，企業(yè)合作進度，企業(yè)發(fā)展效益等信息，并將各種數(shù)據(jù)快速的生成報表或圖表，通過對這些信息的深入對比和分析，為企業(yè)領導決策提供支持，做出更加有利于企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展的判斷。

　　3、提供法律服務為企業(yè)控制風險

　　合同信息管理系統(tǒng)提供的電子合同采用可靠的電子簽名技術，保障電子合同簽署主體的真實身份。同時合同信息管理系統(tǒng)簽署過程實現(xiàn)全自動化存證，為證據(jù)鏈提供足夠支持，支持技術出證或司法鑒定出證服務，為企業(yè)降低合同管理風險，做好合同糾紛取證的有效防范措施。

　　工程合同管理逐步向現(xiàn)代法律模式轉(zhuǎn)變，完全能夠適應當前國情和社會主義市場經(jīng)濟的需要。為了實現(xiàn)合同的進度、質(zhì)量和投資控制目標，通過合同履行過程中的風險控制，構(gòu)建有效的合同管理體系，完善企業(yè)內(nèi)部合同信息管理制度，使建筑業(yè)走上規(guī)范化、標準化、法制化,信息化的道路。