項目合同臺賬管理系統(tǒng)

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 　　一個成功的合同管理，還要在項目結(jié)束時讓雙方都感到滿意，合同糾紛少，合同的各個方面都能互相協(xié)調(diào)。業(yè)主對項目、對承包商、對雙方的合作都很滿意，承包商不僅獲得了利潤，還贏得了聲譽，建立了雙方的友好合作關(guān)系。工程問題的解決公平合理，符合實際。這是企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展戰(zhàn)略對合同管理的要求。

　　一、項目合同管理的特點

　　1、經(jīng)濟(jì)和法律關(guān)系的多元化多元化主要表現(xiàn)在合同簽訂和執(zhí)行過程中涉及的諸多關(guān)系。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位對工程進(jìn)行監(jiān)理，而承包商涉及專業(yè)分包材料供應(yīng)和設(shè)備加工、銀行、保險等多個單位，關(guān)系錯綜復(fù)雜，都是通過經(jīng)濟(jì)合同體現(xiàn)出來的。

　　2、內(nèi)容復(fù)雜，術(shù)語繁多。由于每個項目的特殊性和建設(shè)項目受多種因素的影響和制約，合同除一般條款外，還包括特殊條款，并涉及保險稅、專利等諸多內(nèi)容。因此，在簽訂合同時，必須綜合考慮各種因素，避免不良后果。

　　3、合同有效期長。這是由建設(shè)項目的特殊性決定的。合同不僅包括工期，還包括招投標(biāo)、合同談判、質(zhì)保期，所以一般至少持續(xù)兩年，也可以長達(dá)五年甚至更長。合同管理必須連續(xù)不間斷地進(jìn)行這么長時間，從收到標(biāo)書到合同完成作廢。

　　4、合同的可變性由于工程過程中的許多內(nèi)外部干擾事件，合同變更頻繁。在項目實施過程中，經(jīng)常會發(fā)生設(shè)計變更或修改合同條款的情況。在一些大型項目中，合同執(zhí)行中的變更有上百種，合同執(zhí)行必須根據(jù)變化的情況不斷調(diào)整。因此，這就要求合同管理必須是動態(tài)的，項目管理人員必須加強(qiáng)對變更的管理，并做好記錄，作為索賠、變更或終止合同的依據(jù)。

　　二、如何做好合同臺賬管理

　　1、 先確定目的，再著手準(zhǔn)備

　　任何臺賬的建立首先都要明確建立的目的，為臺賬建立以及欄目設(shè)置指明方向，不同的臺賬其目的是不同的。便于企業(yè)管理以及使用人查閱資料;通過合同管理，使決策者了解本企業(yè)的生產(chǎn)、銷售情況，便于檢查工作進(jìn)度，滿足企業(yè)經(jīng)營、管理活動的基本需要;提高企業(yè)合同的履約率;可以及時掌握經(jīng)營、管理執(zhí)行情況，對企業(yè)實行動態(tài)管理具有重要意義; 有利于合同資料系統(tǒng)化、條理化管理，積累歷史資料。

　　2、 明確臺賬內(nèi)容，掌握具體要素

　　明確臺賬內(nèi)容很重要，需要設(shè)置什么內(nèi)容，如何設(shè)置都會影響到臺賬的使用效果。一個企業(yè)建立和使用臺賬的目的，就是想把大量發(fā)生的行為、大量的資料用一個表或一張紙的形式記錄和反映出來，讓使用者快速、有效地閱讀，以便于提高掌控能力，提高經(jīng)濟(jì)效率。明確臺賬內(nèi)容是企業(yè)進(jìn)行臺賬管理的基礎(chǔ)工作，須事前調(diào)研，掌握具體要素，確保臺賬內(nèi)容充實明了。

　　3、 理清具體程序，按步驟進(jìn)行

　　確定人員及部門責(zé)任，制定管理制度。前期準(zhǔn)備，包括整理、匯總臺賬資料，如原始憑證、單據(jù)、日志、報表等，進(jìn)行盤點，將臺賬所屬對象進(jìn)行分類編號等。分析和完善各相關(guān)工作管理流程，理清具體程序，如生產(chǎn)作業(yè)管理流程、倉庫庫存管理流程、質(zhì)量檢驗管理流程等，為建立臺賬打下基礎(chǔ)。根據(jù)管理流程在各環(huán)節(jié)建立有關(guān)臺賬記錄、收集匯總相關(guān)單據(jù)、日志、計劃等，將各類臺賬統(tǒng)計匯總，形成完整的臺賬體系。

　　4、 科學(xué)分類和編號，方便檢索

　　項目臺賬分類編號應(yīng)遵循臺賬形成的自然規(guī)律，保持各類臺賬之間的聯(lián)系，便于保管和利用。分類時可以根據(jù)企業(yè)實際情況選擇分類方法，按照部門分類、按照用途分類等。分類和編號是企業(yè)進(jìn)行臺賬管理的基礎(chǔ)，做到科學(xué)分類和編號，可以一目了然地掌握和了解企業(yè)各項臺賬的基本內(nèi)容，便于集中統(tǒng)一管理。

　　三、泛普軟件-合同臺賬管理系統(tǒng)的作用有哪些

　　1、提高管理效率

　　隨著許多企業(yè)上線，更高效的管理效率是顯示企業(yè)競爭力的關(guān)鍵因素。而合同臺賬管理系統(tǒng)也從過去的傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。在這個過程中，與合同管理相關(guān)的技術(shù)成為業(yè)界關(guān)注的焦點。

　　2、標(biāo)準(zhǔn)化信息管理

　　不管是什么樣的臺賬，其實都是對企業(yè)自身信息的規(guī)范化管理。合同臺賬管理系統(tǒng)可以使企業(yè)對自身的業(yè)務(wù)信息，尤其是整個網(wǎng)上業(yè)務(wù)流程有更清晰的把握，形成數(shù)字信息時代的競爭優(yōu)勢。

　　3、明確法務(wù)責(zé)任

　　對于合同臺賬管理系統(tǒng)，能夠提供的更直觀的功能是通過在線手段幫助企業(yè)明確相應(yīng)的法律責(zé)任，建立直觀清晰的法律關(guān)系，尤其是幫助企業(yè)規(guī)避眾多的法律風(fēng)險，從而保證各項業(yè)務(wù)的順利開展。

　　合同臺賬管理系統(tǒng)對合同管理的進(jìn)行進(jìn)行了全面的信息化的管理，包括合同的起草，簽訂，審批，進(jìn)度跟蹤等，已經(jīng)合同的收付款進(jìn)度查看和提醒，發(fā)票，施工的進(jìn)度和提醒等，在合同的整個管理環(huán)節(jié)中，用戶能夠依據(jù)不同的角色權(quán)限進(jìn)行智能化的查看檢索和自定義的報表管理能，對合同的整體概況進(jìn)行靈活的把控，輕松的進(jìn)行合同管理，為企業(yè)管理者提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析功能。