資料管理系統(tǒng)選購(gòu)陷阱揭密

現(xiàn)在資料管理系統(tǒng)實(shí)在是太多了，對(duì)于廣大的用戶(hù)確實(shí)是好消息，可選擇的余地大多了，但如何選擇，避免誤入歧途，甚至掉入陷阱，這是一個(gè)難題。 

難道購(gòu)買(mǎi)軟件還有陷阱？當(dāng)然存在，不光存在，里面的門(mén)道還比較多。 

首先軟件公司的選擇就是一個(gè)難題，這里面人們會(huì)有些誤區(qū)： 

1.選擇推薦軟件，這里有兩種可能性，有可能這個(gè)軟件非常好，非常適合您的使用。但另一方面，可能不適合您的要求，甚至無(wú)法使用。在當(dāng)前情況下，遇到推薦的軟件時(shí)需要仔細(xì)研究，購(gòu)買(mǎi)時(shí)需要首先試用，試用滿(mǎn)意后再購(gòu)買(mǎi)。 

2.強(qiáng)迫使用某種軟件，否則不讓你達(dá)標(biāo)或扣你的分。這是我國(guó)現(xiàn)階段的國(guó)情，這種情況在資料管理系統(tǒng)市場(chǎng)中是存在的，但現(xiàn)在逐步減少。這時(shí)用戶(hù)失去了選擇權(quán)，軟件的好壞只能聽(tīng)天由命了。 

3.有些用戶(hù)盲目迷信某某著名學(xué)校開(kāi)發(fā)的軟件，認(rèn)為人家是著名學(xué)府，一定錯(cuò)不了。其實(shí)這是一個(gè)最大錯(cuò)誤。我們可以看一下，比我們先進(jìn)的國(guó)外著名商業(yè)軟件，那一個(gè)是大學(xué)開(kāi)發(fā)出來(lái)，沒(méi)有！只有按照市場(chǎng)規(guī)律開(kāi)發(fā)軟件才能產(chǎn)生優(yōu)秀的軟件。 

學(xué)校是一個(gè)培養(yǎng)人才的地方，畢業(yè)生一撥接一撥，我們大多數(shù)學(xué)校辦的公司為了節(jié)約開(kāi)發(fā)經(jīng)費(fèi)，也可以說(shuō)是靠山吃山，都是找畢業(yè)生或沒(méi)有畢業(yè)的學(xué)生開(kāi)發(fā)，這些畢業(yè)生只不過(guò)拿這個(gè)開(kāi)發(fā)項(xiàng)目練練手，開(kāi)發(fā)完，該出國(guó)的出國(guó)，該找工作的找工作。后期的完善提高再找一撥人繼續(xù)開(kāi)發(fā)，新的人不愿修改舊的程序，或者無(wú)法理解前任開(kāi)發(fā)的思路，只能敷衍了事，甚至是不了了之。 

為了避免用戶(hù)由此產(chǎn)生的麻煩和費(fèi)用，銷(xiāo)售人員就公開(kāi)對(duì)用戶(hù)說(shuō)："買(mǎi)我們的軟件可以，但服務(wù)或修改無(wú)法保證。我們是xx大學(xué)，我們的軟件根本不用修改！"，為什么銷(xiāo)售人員敢這樣說(shuō)呢，盲目迷信的用戶(hù)實(shí)在太多了！用戶(hù)最后花費(fèi)高額費(fèi)用，卻得不到應(yīng)有的服務(wù)，這種情況的比例高的驚人。 

學(xué)校辦的公司開(kāi)發(fā)的軟件還有一個(gè)弊端是不符合檔案用戶(hù)的實(shí)際需要。學(xué)生剛畢業(yè)，開(kāi)發(fā)商品軟件是第一次，計(jì)算機(jī)的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)并不豐富，我們又怎么能指望他們開(kāi)發(fā)出高質(zhì)量的資料管理系統(tǒng)呢。 

學(xué)校辦的公司就是非常了解用戶(hù)的這種迷信心理，采取各種手段拼命宣傳，利用用戶(hù)的這種心理，擴(kuò)大自己的銷(xiāo)售。 

其實(shí)學(xué)校公司與其它公司的運(yùn)行機(jī)制是完全一樣的，用戶(hù)對(duì)他們的要求應(yīng)該是一視同仁，不要被著名學(xué)府的招牌嚇倒而放棄要求，否則最后吃虧的是自己。 

下一步就是選購(gòu)的過(guò)程，這里面容易犯的錯(cuò)誤是這樣的： 

1．跟著公司步調(diào)走。有些公司軟件不行，招待上找齊。用戶(hù)只要到了公司，就受到全方位的招待，吃不用說(shuō)了，其它方面樣樣不缺。可就是最后買(mǎi)回的軟件無(wú)法使用，所以只能硬著頭皮使用，還不能對(duì)外說(shuō)，因?yàn)檫@事不好張揚(yáng)。 

對(duì)于這種情況我們給用戶(hù)的建議是，招待可以，但軟件你要給我保證，不能給我掉鏈子。 

2．相信眼見(jiàn)為實(shí)，我去最終用戶(hù)單位看一看應(yīng)該可靠了吧，其實(shí)這是最隱蔽的陷阱。首先最終用戶(hù)絕對(duì)不會(huì)說(shuō)自己使用的軟件不好，并且還會(huì)大大夸獎(jiǎng)自己使用的軟件。另外演示過(guò)程都是經(jīng)過(guò)精心準(zhǔn)備的，絕對(duì)使你看不出來(lái)破綻，最后皆大歡喜，只有參觀者被蒙在鼓里。 

但有一個(gè)例外，如果你身邊有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人士陪伴，或者您本身有超常的洞察力，這個(gè)陷阱恐怕會(huì)失效。但還是有一定的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)橛?jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人士不一定懂檔案，同時(shí)資料管理系統(tǒng)的特點(diǎn)一般人不一定了解。 

最后就是技術(shù)陷阱，這種陷阱人們會(huì)百分百中招。 

1.宣稱(chēng)公司的軟件符合檔案標(biāo)準(zhǔn)。符合檔案標(biāo)準(zhǔn)其實(shí)是最低的一個(gè)要求，主要因?yàn)闄n案的計(jì)算機(jī)標(biāo)準(zhǔn)比較籠統(tǒng)簡(jiǎn)單，計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)起來(lái)太容易。所以用戶(hù)對(duì)于資料管理系統(tǒng)的要求不應(yīng)停留在符合檔案標(biāo)準(zhǔn)上，而應(yīng)該更進(jìn)一步。是否可以在標(biāo)準(zhǔn)之上，靈活定制某些功能，否則標(biāo)準(zhǔn)是具備了，但卻無(wú)法使用，因?yàn)槊總€(gè)單位檔案管理基本上都是具有自己的特點(diǎn)的。 

2.軟件模塊"虛胖"，本來(lái)一個(gè)模塊就可以解決，非得搞上七八個(gè)。如文件管理、全宗管理、案卷級(jí)管理、卷內(nèi)管理等等。這樣可以對(duì)用戶(hù)說(shuō)："我們的軟件多大，多標(biāo)準(zhǔn)，所以賣(mài)您10萬(wàn)不多!"。 

2 資料管理系統(tǒng)選購(gòu)陷阱揭密  

其實(shí)這些模塊的本質(zhì)都是對(duì)檔案庫(kù)的增、刪、改、查操作，如稍有不同也可以特殊處理一下即可，完全可以在一個(gè)窗口解決。這種多模塊方式的起因主要是為了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益，另外就是對(duì)檔案管理方式?jīng)]有經(jīng)過(guò)透徹的理解，停留在表面，不能站在更高的層次上理解檔案管理的本質(zhì)。 

它所帶來(lái)的后果是，軟件維護(hù)非常吃力，系統(tǒng)運(yùn)行占用大量資源，同時(shí)用戶(hù)使用起來(lái)邏輯混亂，打開(kāi)的窗口非常多，最后不知當(dāng)前的窗口是哪一個(gè)。這種"虛胖"軟件的開(kāi)發(fā)開(kāi)發(fā)公司竟然占大多數(shù)！ 

3.打印編目功能普遍太差，檔案管理中的打印編目需要的功能非常復(fù)雜，據(jù)我統(tǒng)計(jì)需要幾十種功能：包括打印的對(duì)齊方式，上下左右對(duì)齊、超長(zhǎng)處理、水平位移、垂直位移、多表關(guān)聯(lián)打印、求和、求剩余、豎排、頁(yè)號(hào)、順序號(hào)、排序、分組等等。 

這些功能在有些軟件根本就沒(méi)有，有的系統(tǒng)連用戶(hù)自己修改的功能都沒(méi)有。一般情況是給用戶(hù)演示一下表格生成，打印出一張"演示頁(yè)"，用戶(hù)不了解情況就盲目說(shuō)好，回到家里發(fā)現(xiàn)功能不全，無(wú)法使用，找公司修改又遙遙無(wú)期。 

4.有的公司剛剛涉足檔案軟件的開(kāi)發(fā)，一切從頭開(kāi)始，圖像數(shù)據(jù)還是以原始狀態(tài)的文件形式存放，當(dāng)檔案量增加后管理發(fā)生嚴(yán)重困難，系統(tǒng)近于崩潰。 

5.數(shù)據(jù)沒(méi)有壓縮。多媒體數(shù)據(jù)占用空間巨大，如果不壓縮的話是不能想象的，如一個(gè)A4幅面的彩色圖像，占用幾兆空間是比較常見(jiàn)的，不壓縮的后果是系統(tǒng)實(shí)際存不了多少檔案就會(huì)停工，然后公司就會(huì)要求用戶(hù)買(mǎi)更多的設(shè)備，花更多的錢(qián)。 

6.檔案的結(jié)構(gòu)與您單位的實(shí)際不一樣，但就是無(wú)法修改。有的軟件不具有定制功能，如借閱登記，有的單位需要具有"借閱目的"一項(xiàng)，但系統(tǒng)就是無(wú)法增加這個(gè)項(xiàng)目，同樣增加其它項(xiàng)目也是不可能的。這種情況在選購(gòu)軟件時(shí)，確實(shí)來(lái)不及研究查看。 

7.刪除數(shù)據(jù)失誤，數(shù)據(jù)丟失。人總是會(huì)犯錯(cuò)誤的，如果一時(shí)疏忽數(shù)據(jù)丟失，系統(tǒng)沒(méi)有自動(dòng)恢復(fù)手段，就會(huì)造成巨大的損失。 

另外恢復(fù)的種類(lèi)是否齊全，刪除數(shù)據(jù)可以恢復(fù)，修改數(shù)據(jù)是否也可以恢復(fù)，增加數(shù)據(jù)是否同樣可以恢復(fù)等等。這是用戶(hù)零風(fēng)險(xiǎn)使用系統(tǒng)的一個(gè)必要保證。 

另一個(gè)方面是自動(dòng)恢復(fù)的代價(jià)如何，不要出現(xiàn)這種情況，恢復(fù)一個(gè)字段的內(nèi)容，事先要保存一個(gè)記錄甚至是一個(gè)檔案庫(kù)的數(shù)據(jù)。這樣用戶(hù)的硬盤(pán)會(huì)吃不消的。 

8.粗線條權(quán)限設(shè)置，無(wú)法精確到單個(gè)文件，檔案安全無(wú)法保障。檔案要求的就是安全性，現(xiàn)在大部分軟件設(shè)置權(quán)限只能達(dá)到檔案庫(kù)的程度，根本無(wú)法達(dá)到記錄級(jí)別，更別說(shuō)字段級(jí)別了。這樣檔案的安全無(wú)法保證，系統(tǒng)只能作為演示使用。 

9.查詢(xún)方式單一，只能對(duì)幾個(gè)固定項(xiàng)目進(jìn)行檢索，并且查詢(xún)起來(lái)太慢，沒(méi)有全文檢索，這種問(wèn)題只能是在數(shù)據(jù)輸入到一定的時(shí)候才能顯現(xiàn)出來(lái)，所以用戶(hù)在買(mǎi)軟件時(shí)無(wú)法察覺(jué)。 

10.最后一種方式是概念炒作，利用最新的名詞把用戶(hù)搞的熱血沸騰，利索地掏出大把鈔票。這種方式對(duì)于有一點(diǎn)計(jì)算機(jī)知識(shí)的用戶(hù)非常奏效。最后用戶(hù)使用后才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)其實(shí)就那么幾個(gè)模塊，花了上百萬(wàn)，最后服務(wù)還沒(méi)有保障，只能大呼上當(dāng)。