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資料管理系統(tǒng)管理過程中存在哪些障礙

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  • 　　關(guān)于檔案是采取數(shù)字化管理還是傳統(tǒng)管理方式的爭論由來已久，對于這個問題，客觀來說，只能是說各有各有的優(yōu)勢，各有各的劣勢，但是相對而言，檔案數(shù)字化優(yōu)勢明顯。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化也是大勢所趨。但是對于先階段來說，想要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，還是存在一些障礙的，檔案數(shù)字化管理過程中，有哪些障礙存在呢?

    　　一、辦公自動化系統(tǒng)與資料管理軟件不兼容，各自為政，給電子文件歸檔達成困難。據(jù)了解，目前很多大型企業(yè)都采用了以電子計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)絕大部分是由本單位或上級主管部門設(shè)計的軟件，而同一單位的檔案室使用的資料管理軟件則是檔案行政管理部門為使檔案現(xiàn)代化管理標準化、規(guī)范化、實現(xiàn)資源共享而推廣的檔案現(xiàn)代化管理軟件。由于這兩套系統(tǒng)設(shè)計單位不同，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，無法進行電子文件歸檔，因而給原始數(shù)據(jù)的收集和錄人造成了一定的困難。

    　　二、數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進程造成障礙。雖然辦公自動化系統(tǒng)推行多時，但很多單位并沒有把提高電子文件管理意識當成一項緊迫的任務(wù)來抓，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工來完成，計算機在整個過程中的應(yīng)用僅限干文字錄人、編輯和打印，成廠名副其實的“高檔打字機”。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡(luò)形式傳遞的浩瀚的資料寶庫，不僅消耗了人力物力，而且使得電子文檔由干沒有得到合理的開發(fā)利用而造成雙重的浪費。

    　　三、電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也會帶來一定的不安全因素。如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離、數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等。這些都給電子文檔的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

    　　四、電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

    　　綜上，可以發(fā)現(xiàn)，如果想要全面進行檔案數(shù)字化管理，我們還有很多困難要克服，還有很長的一段路要走，但我相信，如果這些障礙都能克服的話，檔案數(shù)字化將會為人類帶來更多的好處。

           推薦閱讀：檔案數(shù)字化具備哪些優(yōu)勢

    • 發(fā)布：2007-04-15 11:34    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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