搭建財務共享服務中心的流程步驟

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       所謂財務共享服務中心（Finance Shared Service Center），即將企業(yè)各種財務流程集中在一個特定的地點和平臺來完成，通常包括財務應付、應收、總賬、固定資產等等的處理。這種模式在提高效率、控制成本、加強內控、信息共享、提升客戶滿意度以及資源管理等方面，都會帶來明顯的收效。

友為財務共享服務中心建設思路與核心工作

     “友為財務共享服務中心”建設思路為：將主要從事賬務處理的財務會計工作與為企業(yè)進行投、融資管理、提供決策依據的財務管理職能分離；將那些可標準化、大批量、專業(yè)要求高、大量重復特點的業(yè)務納入友為財務共享服務中心的工作范圍。對需要直接面對客戶、外部單位和部門的收款、融資、稅務事項、付款審核、預算控制、財務年檢、稽查、審計等地域要求比較高的業(yè)務處理保持不變。

     “友為財務共享服務中心”建設的核心工作：集中核算、集中資金管理。“集中”既指業(yè)務操作的集中，也指辦公地點的集中、人員的集中。因此，需要對組織架構、業(yè)務流程、辦公地點等做出重新安排。

1、財務組織架構、業(yè)務流程升級

2、財務系統(tǒng)升級

3、影像掃描系統(tǒng)建設

4、業(yè)務信息系統(tǒng)接口

制度統(tǒng)一與流程梳理

構建“友為財務共享服務中心”工作體系，必需進行集團范圍內的財務制度統(tǒng)一和財務處理流程梳理工作。

1.  制度統(tǒng)一：對財務制度與政策統(tǒng)一，進行財務管理制度進行修訂。如果沒有一個統(tǒng)一的制度政策，即使進行組織架構改革，仍然會出現問題。所以必須要有統(tǒng)一規(guī)范的財務作業(yè)標準與流程，通過有效整合后，把制度政策配套起來切入到系統(tǒng)中去，保證前端業(yè)務部門按照制度和政策去運營，并根據外部環(huán)境和內部管理的需要不斷完善與改進。制訂財務報賬管理辦法等規(guī)章制度和操作手冊，對財務共享服務中心的工作職責、報賬流程、審批權限、財務會計檔案管理、分行報賬工作考核辦法等進行了明確規(guī)定，確保有章可循，規(guī)范操作。

2.  流程梳理：共享服務的本質，是流程的共享。財務共享服務中心建立的過程，實質就是財務流程再造。共享服務中心流程管理的主要思路是建立流程管理機制，進而規(guī)劃、衡量、優(yōu)化這個機制，使之真正實現穩(wěn)定高效。因此需要進一步優(yōu)化財務業(yè)務審批流程，按照電子化報賬的要求，在OA系統(tǒng)設置財務事由審批的模塊，設計了電子化和手工審批相結合的流程；通過培訓和宣講，使全體員工知曉和掌握財務報賬要求，提高財務事由審批的效率。從原理上來看，財務共享服務中心是通過在一個或多個地點對人員、技術和流程的有效整合，實現公司內各流程標準化和精簡化的一種創(chuàng)新手段。財務流程通?？梢苑譃樯陥蟆徟叭胭~和付款三大塊。

    第一，申報。各分公司員工將實際業(yè)務中發(fā)生形成的業(yè)務票據進行初步整理，并在分公司通過全公司財務信息管理系統(tǒng)中填報并形成一份獨立的報銷申請單，在由該分公司的相關負責人批復后由專門管理部門收集并寄往財務共享服務中心。 

    第二，審批及入賬。財務共享服務中心在收到分公司單據后，由專門管理部門進行登記和分類并根據分類情況發(fā)送到相應部門。權責人在收到憑證后進行逐一確認并在公司的財務系統(tǒng)中進行審核。審核通過后生成文檔導入財務模塊，自動生成相關憑證；如果審核不通過，則用電子郵件或電話形式通知分公司相應人員進行聯系溝通以確認信息的準確性和完整性。在確認完信息后，如果權責人員可直接修改情況下應該要求分公司員工發(fā)送一份書面修改請求。對于不能夠由權責人直接修改的情況，將會在公司財務信息系統(tǒng)中將報告駁回并要求相關人員對報銷進行重新批復. 

    第三，付款。在生成憑證后權限人進行付款，并對相關憑證進行歸檔。對于公司參股控股的獨立法人的憑證將寄回原法人單位。

人員培訓 

    共享服務中心主要依靠規(guī)?；⒌赜虺杀静町?、業(yè)務處理高效獲取盈利，財務共享服務中心模式下，遠程交流使得其對員工的溝通技術及能力提出了較高的要求。由于整個流程的規(guī)模統(tǒng)一性要求所有員工對流程對一定基礎的了解，所以在財務共享服務中心建立初期應大規(guī)模對各地員工進行培訓。 

    因而集團企業(yè)構建財務共享工作體系，要由集團財務部組織，做好相關培訓工作，財務部門制定了專門的培訓教材，并組織實施多次大規(guī)模的培訓活動，首先在各組織的財務人員中培訓一批業(yè)務骨干，再由業(yè)務骨干去培訓各組織的操作人員，保證在較短的時間內完成了培訓。

周密籌劃，分步實施 

    共享中心建設周期較長，結果滯后，領導層很難做到一如既往的對項目進行支持，因此，項目建設中要結合集團實際，分步驟進行項目建設，分階段輸出結果，先固化再優(yōu)化、先確保平穩(wěn)過渡再力求精益求精。 

    項目組織者要周密籌劃，制定分步推進的實施計劃，在項目初期，進行了充分的前期準備，清晰界定了項目的目標和需求；在項目實施過程中善于抓住主要矛盾，先易后難，逐步推進，保證了整個項目按時保質完成。

適用范圍   

    中國由于法律、制度、文化、產權結構以及思維習慣與國外存在較大的差別，決定了中國企業(yè)集團在應用共享服務時，必須結合國內實際情況、行業(yè)特點和企業(yè)自身的特點，不能一哄而上。 

國內符合如下特點的企業(yè)比較適合建立財務共享服務中心：

·    一是、企業(yè)達到一定的規(guī)模，分支機構眾多；

·    二是、企業(yè)經營相對單一，諸如連鎖經營類企業(yè)、主業(yè)集中類企業(yè)等。在多元化經營的企業(yè)中，因核算準則不同，可考慮按行業(yè)提供財務共享服務，如果一家企業(yè)行業(yè)眾多而每個行業(yè)的單位又很少，則不適于推行財務共享服務；

·    三是、每個分支機構的財務事務能夠按統(tǒng)一的規(guī)則和流程處理，可復制可批量處理；

·    四是、總部有集中財務管理的需求，要求強化分支機構管控；

·    五是、企業(yè)對風險管理的要求較高，追求流程的科學、標準化以及制度的強力執(zhí)行。 

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