IT技術(shù)：突破企業(yè)人力資源管理的“事務(wù)瓶頸”

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T能管，但又不可能全管

　　要把“IT能管、但又不可能全管”表述清楚，我們還需要回頭討論一個(gè)問(wèn)題：人力資源管理的經(jīng)理們的PAIN也就是痛點(diǎn)在哪里？

　　曾經(jīng)從一家知名企業(yè)的HR負(fù)責(zé)人那里聽(tīng)到這樣的話，“好聽(tīng)的東西其實(shí)我們聽(tīng)的多了，什么什么評(píng)分卡、什么什么生涯設(shè)計(jì)、什么什么以員工滿意為中心的管理，什么什么企業(yè)內(nèi)部奧林匹克競(jìng)賽，可我哪有精力有余力去做這些‘上層建筑’？”

　　沒(méi)錯(cuò)，我們注意到，很多企業(yè)的人力資源管理經(jīng)理們已經(jīng)感受到企業(yè)運(yùn)營(yíng)游戲規(guī)則的改變對(duì)人力資源管理提出了諸多新的要求，也意識(shí)到了人力資源部門的工作職責(zé)和工作重心需要發(fā)生改變。

　　具體來(lái)說(shuō)，人力資源管理的工作內(nèi)容總體包括兩大類，既包括一些事務(wù)性的工作內(nèi)容，如員工考勤、薪資福利的計(jì)算、員工信息的處理、人員招聘和考核等，也包括一些戰(zhàn)略性的工作，如制定企業(yè)的長(zhǎng)期人力資源發(fā)展規(guī)劃、員工能力的發(fā)展、人力資源制度的完善、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的推動(dòng)等。而進(jìn)入20世紀(jì)80年代以來(lái)，經(jīng)濟(jì)全球化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯，企業(yè)需要不斷地通過(guò)投資、并購(gòu)、重組等方式在更大范圍內(nèi)進(jìn)行業(yè)務(wù)的調(diào)整和資源的配置，在人力資源管理方面諸如 “如何在當(dāng)?shù)卣衅傅絻?yōu)秀的員工”等問(wèn)題都凸現(xiàn)出來(lái)。同時(shí)，不僅僅是外部的壓力，以通用電氣為典型的很多企業(yè)從“內(nèi)省”出發(fā)，不斷地審視和改進(jìn)自身的業(yè)務(wù)流程，不斷發(fā)展員工的技能和能力，不斷將新技術(shù)應(yīng)用到生產(chǎn)實(shí)踐中，而不論是戰(zhàn)略的調(diào)整還是組織的變革歸根結(jié)底都需要員工的理解和支持，技術(shù)的創(chuàng)新和應(yīng)用也依賴于優(yōu)秀的員工來(lái)加以實(shí)現(xiàn)。再“人”本身煥發(fā)出的新的生機(jī)來(lái)看，“知識(shí)型員工”的諸多特質(zhì)要求人力資源的管理不能死守陳規(guī)，“以人為本”不再是一句空洞的口號(hào)，企業(yè)需要在吸引、激勵(lì)、保留和培養(yǎng)優(yōu)秀員工(“知識(shí)”的載體)等方面比對(duì)手更具競(jìng)爭(zhēng)力，并能推動(dòng)員工的熱情與技能轉(zhuǎn)換為組織的優(yōu)勢(shì)與能力。企業(yè)管理理念的變化引導(dǎo)著企業(yè)人力資源管理的作用和角色也必須變化，即人力資源部門需要從大量的事務(wù)性、行政性工作中解放出來(lái)，由過(guò)去面向內(nèi)部的單純的管理部門向面向企業(yè)員工以及企業(yè)外部各人力資源管理相關(guān)伙伴的服務(wù)部門轉(zhuǎn)變從而真正實(shí)現(xiàn)為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)、為組織的變革服務(wù)、為員工的成長(zhǎng)服務(wù)。在這三種力量(“外壓”、“內(nèi)省”、“人”本身的生機(jī)煥發(fā))的共同作用下，人力資源部門工作職責(zé)和作用的轉(zhuǎn)變已經(jīng)勢(shì)在必行，如圖1所示。

　　然而，以上的感受歸感受、意識(shí)歸意識(shí)，絕大多數(shù)企業(yè)人力資源部門的實(shí)際情況卻是另外一個(gè)狀況。他們的絕大部分日常工作仍然在圍繞諸如人事考勤、檔案管理、薪酬福利管理、人員配置、績(jī)效考評(píng)等事務(wù)性工作來(lái)開(kāi)展，對(duì)于人力資源發(fā)展規(guī)劃、員工發(fā)展、政策制定完善、促進(jìn)組織變革等方面的戰(zhàn)略性工作，卻顧及得很少，如圖2所示。

　　之所以出現(xiàn)這樣的情況，不在于人力資源部門不愿改變，而是人力資源管理部門原有的事務(wù)性工作并沒(méi)有因?yàn)檫@種角色和作用的變化背景而減少，人力資源部門也很無(wú)奈，他們不得不把主要精力放在考勤管理、檔案管理、人員配置管理、薪酬福利管理等瑣碎的、繁重的事務(wù)性工作上，而對(duì)于戰(zhàn)略性的工作則已經(jīng)是可望而不可及。

　　可見(jiàn)，人力資源管理中的事務(wù)性工作已經(jīng)成為人力資源部門轉(zhuǎn)換角色的“瓶頸”。而這一瓶頸的突破，恰恰為IT技術(shù)在人力資源管理方面的應(yīng)用提供了用武之地。

　　IT技術(shù)：突破企業(yè)人力資源管理的“事務(wù)瓶頸”

　　IT手段可以極大地提高人力資源部門處理薪資福利、員工信息、考勤、員工配置等事務(wù)性工作的能力和效率，從而人力資源管理部門的“轉(zhuǎn)崗”成為可能，把更多的精力投入到為組織提供更高層次的戰(zhàn)略價(jià)值的服務(wù)上面來(lái)，實(shí)現(xiàn)前面述及的為企業(yè)的戰(zhàn)略服務(wù)，為組織的變革服務(wù)，為員工的成長(zhǎng)服務(wù)的目標(biāo)。

　　IT技術(shù)在人力資源管理方面的應(yīng)用最早可以追溯到上個(gè)世紀(jì)70年代。當(dāng)時(shí)的IT系統(tǒng)主要是幫助解決企業(yè)的薪資計(jì)算問(wèn)題，而且功能非常簡(jiǎn)單，只能稱其為一個(gè)的薪資計(jì)算程序而已。到了80年代初期，隨著個(gè)人計(jì)算機(jī)的普及和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，人力資源管理系統(tǒng)的功能有所豐富，已經(jīng)可以進(jìn)行員工信息的簡(jiǎn)單記錄和檢索、對(duì)員工的薪資和福利進(jìn)行計(jì)算等。但是，這個(gè)階段的人力資源管理系統(tǒng)更多是作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)、只為人力資源部門服務(wù)，很少與企業(yè)內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成。

　　真正意義上的人力資源管理系統(tǒng)實(shí)際上到了90年代后才出現(xiàn)。ERP等IT信息化OA軟件系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，要求對(duì)企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)進(jìn)行全方面的集成和管理。人力資源管理開(kāi)始作為erp系統(tǒng)中的一個(gè)模塊出現(xiàn)，與財(cái)務(wù)信息、生產(chǎn)信息、員工信息等全面集成起來(lái)。這時(shí)，人力資源部門可以對(duì)諸如薪資福利、員工招聘與配置、原始培訓(xùn)、績(jī)效管理、員工信息和個(gè)人資料等信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。例如Peoplesoft、SAP、Oracle等一些大型系統(tǒng)不但提供了友好的用戶界面，而且還可以為企業(yè)高層和人力資源部門提供一些綜合報(bào)表和預(yù)警信息。通過(guò)對(duì)這些報(bào)表的分析，企業(yè)可以判斷整體人力資源利用、流失等的情況。此外，這時(shí)的人力資源管理系統(tǒng)的使用者也不再僅僅局限于人力資源部門，員工自己就可以通過(guò)系統(tǒng)來(lái)維護(hù)個(gè)人資料、申請(qǐng)培訓(xùn)課程、填寫自我鑒定表等；員工的直接經(jīng)理也可以通過(guò)工作流來(lái)為下屬布置工作，進(jìn)行業(yè)績(jī)考評(píng)。

　　因此，可以說(shuō)人力資源管理系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用，首先的、主要的作用在于：提高人力資源部門處理事務(wù)性工作的工作效率，一些管理基礎(chǔ)好的、IT應(yīng)用好的企業(yè)，達(dá)到了利用人力資源管理系統(tǒng)協(xié)助企業(yè)完成某一部分員工發(fā)展、人力資源規(guī)劃等戰(zhàn)略性工作的水平。

　　對(duì)待“人”的問(wèn)題，不存在“突變躍遷”

　　“人”的轉(zhuǎn)變可能發(fā)生一次突變，但總在突變可能是不現(xiàn)實(shí)的，相應(yīng)的企業(yè)人力資源管理水平的提高也不是一蹴而就的。同其他信息系統(tǒng)的一樣，人力資源管理IT系統(tǒng)的應(yīng)用需要企業(yè)內(nèi)部有完善的制度和運(yùn)作流程作為支撐。因此，企業(yè)在系統(tǒng)應(yīng)用之前，必須規(guī)范相應(yīng)的人力資源管理流程和制度，通過(guò)對(duì)相關(guān)的制度和流程進(jìn)行規(guī)范整理，使薪資福利處理、員工招聘、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估、培訓(xùn)申請(qǐng)、離職等流程等可以在IT系統(tǒng)上面實(shí)現(xiàn)。此外，企業(yè)還要結(jié)合人力資源管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)一些新的人力資源管理流程。如：如何利用工作流來(lái)制定企業(yè)的人力資源發(fā)展規(guī)劃，如何使得直接經(jīng)理直接管理員工的工作業(yè)績(jī)，如何使員工對(duì)個(gè)人資料進(jìn)行編輯和修改等。

　　做好這個(gè)心理準(zhǔn)備以后，我們可以來(lái)看一下目前市場(chǎng)上的人力資源管理系統(tǒng)。可以說(shuō)，諸多產(chǎn)品中的大多數(shù)人力資源管理系統(tǒng)作為一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)而存在，僅能實(shí)現(xiàn)員工信息管理、考勤管理、薪資福利計(jì)算等一些簡(jiǎn)單的功能，在與企業(yè)內(nèi)部的其他系統(tǒng)進(jìn)行集成方面存在一定的困難。但“小”、“簡(jiǎn)單”未必是貶義詞，結(jié)合剛才述及的IT在人力資源管理方面的用武質(zhì)地，恰恰很多企業(yè)應(yīng)用這種簡(jiǎn)單的人力資源管理系統(tǒng)，是比較適合的。而像Peoplesoft、SAP、Oracle等大型系統(tǒng)，涵蓋了人力資源管理的各個(gè)領(lǐng)域，包括企業(yè)的人力資源計(jì)劃、人才招聘、員工信息管理、合同管理、考勤管理、休假管理、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估和離職管理、薪資福利管理以及員工的培訓(xùn)與發(fā)展管理等各個(gè)方面，而且可以提供各種查詢統(tǒng)計(jì)功能與報(bào)表輸出功能和員工自助服務(wù)功能。這些系統(tǒng)的價(jià)格卻相對(duì)昂貴，實(shí)施周期比較長(zhǎng)，實(shí)施難度也比較大。因此，企業(yè)在選擇人力資源管理系統(tǒng)的時(shí)候，要合理確定系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，考慮對(duì)系統(tǒng)價(jià)格的承受能力，以實(shí)現(xiàn)最佳的“功能價(jià)格比”。即企業(yè)自己是要以提高工作效率為主，還是以系統(tǒng)集成，提高競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)為主。如果要實(shí)現(xiàn)集成，是人力資源管理系統(tǒng)相關(guān)各個(gè)模塊之間的集成，還是人力資源管理系統(tǒng)與ERP的集成，還是人力資源管理系統(tǒng)與OA的集成，這些都可以納入考慮范圍。