武漢OA信息化與Intranet

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知識(shí)管理與Intranet

作者：Diane Doyle(麥肯錫咨詢公司) Adeline du Toit(Rand Afrikaans大學(xué)信息科學(xué)系)

信息技術(shù)能夠產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，以致于許多知識(shí)工人感覺到信息過載。現(xiàn)在的問題在于通過利用內(nèi)部資源提供績(jī)效——隱藏在員工頭腦中的專家知識(shí)、埋藏在企業(yè)公共信息儲(chǔ)存庫(kù)中的訣竅和經(jīng)驗(yàn)。這些無(wú)形的的內(nèi)容，如持續(xù)創(chuàng)新、客戶需求的深層理解、企業(yè)智力資本（經(jīng)營(yíng)權(quán)和專利）的戰(zhàn)略運(yùn)用，現(xiàn)在變得非常關(guān)鍵。企業(yè)智力資產(chǎn)的有效管理降低了成本、用有價(jià)值的信息和洞察力代替了簡(jiǎn)單的目錄，改變了對(duì)昂貴的固定資產(chǎn)的需求、提高了企業(yè)的適應(yīng)能力（Cooney，1997：96）。但真正的問題是要準(zhǔn)確描述這些資產(chǎn)，因?yàn)槠髽I(yè)的許多知識(shí)是隱性的，在它能被評(píng)估、提高和共享之前應(yīng)該顯性化。

Intranet技術(shù)的優(yōu)越性包括：更快、更好地檢索信息，提高工作績(jī)效，廣泛的內(nèi)容和企業(yè)的信息關(guān)聯(lián)，交流，低成本的創(chuàng)新和產(chǎn)出，方便的信息利用和流通。因?yàn)镮ntranet來自Internet，所以它可以利用不同的標(biāo)準(zhǔn)和協(xié)議。企業(yè)利用Intranet已經(jīng)成為一個(gè)不容忽視的趨勢(shì)。

Intranet對(duì)知識(shí)管理的影響

使用精密的搜索和檢索設(shè)施，如導(dǎo)航、提問和個(gè)人化的路徑，基于超媒體的信息系統(tǒng)能夠存儲(chǔ)和精確地查找大量的已記錄的組織知識(shí)。因此，組織學(xué)習(xí)能夠定制化地解決每個(gè)個(gè)人和小組的需求。象創(chuàng)造、分配、進(jìn)入權(quán)限和信息控制等這樣的問題也需要考察，以便制定企業(yè)的政策。

信息系統(tǒng)對(duì)組織學(xué)習(xí)既有直接的影響，又有間接的影響。Intranet通過影響環(huán)境因素，如信息基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境，能間接影響企業(yè)學(xué)習(xí)。換句話說，通過實(shí)現(xiàn)決策制定過程的分權(quán)和提高信息的可用性，Intranet在組織學(xué)習(xí)過程中也可發(fā)揮直接的作用。Intranet可以通過以下方式影響組織學(xué)習(xí)：

（1）知識(shí)獲得（Knowledge acquisition）:Dodgson認(rèn)為，組織學(xué)習(xí)是伴隨著組織知識(shí)庫(kù)和企業(yè)特定的能力和過程的發(fā)展而發(fā)生的。對(duì)全局有重要意義的應(yīng)用軟件的開發(fā)，如知識(shí)倉(cāng)庫(kù)，包括獲得、存儲(chǔ)、解釋和使用內(nèi)部信息（也就是智力資產(chǎn)）和外部信息（如環(huán)境的監(jiān)測(cè)）。

（2）信息分配：Intranet方便了信息的共享，因此加速了組織內(nèi)部的學(xué)習(xí)。Balasubramanian的研究的結(jié)果表明這種系統(tǒng)提高了參與性，從而更確定了這個(gè)觀點(diǎn)。因?yàn)楝F(xiàn)在的決策是有全體意見做出的，這就包含了企業(yè)指令的傳達(dá)和經(jīng)驗(yàn)、洞察力的傳遞過程，所以Intranet可能會(huì)使企業(yè)作出更高質(zhì)量的決策。

（3）信息解釋：組織學(xué)習(xí)包含了一個(gè)組織內(nèi)部的信息理解和解釋的過程。媒介的特性越復(fù)雜，正確理解內(nèi)容的可能性就越大。這是因?yàn)槲覀冇胁煌膶W(xué)習(xí)行為。信息的多媒體傳遞方式似的員工能夠進(jìn)行更廣泛的媒體選擇和組合。另外，多媒體會(huì)議系統(tǒng)刺激了人類的交互，它使得交流個(gè)性化，使團(tuán)隊(duì)成員和跨功能的各部門能在虛擬工作環(huán)境中合作，而不管他們?cè)谖锢砦恢蒙系姆指簟?o:p>

（4）組織記憶（Organisational memory）：差的企業(yè)記憶保持力對(duì)組織學(xué)習(xí)會(huì)產(chǎn)生影響，因?yàn)樗鼤?huì)導(dǎo)致工作的延誤和重復(fù)。組織記憶由硬數(shù)據(jù)（如數(shù)字、事實(shí)、圖表和規(guī)則等）和軟信息（如隱含知識(shí)、專家知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、軼事、重要事件、經(jīng)歷、文化遺物、關(guān)于戰(zhàn)略決策的細(xì)節(jié)等）組成。員工產(chǎn)生的想法通常不能超出一個(gè)小的同事圈得到共享。只有這些敘述的內(nèi)容被電子化地存儲(chǔ)起來以備后用，組織學(xué)習(xí)才能得到改善和提高。

組織Intranet上的內(nèi)容

設(shè)計(jì)Intranet最重要的因素之一就是信息能被快速檢索的組織方式。如果系統(tǒng)提供的信息檢全率高但檢準(zhǔn)率很低，那么檢索者就會(huì)感覺受到挫折。所以，詢問最終用戶自己對(duì)組織信息內(nèi)容的偏好是很有價(jià)值的。帶著這個(gè)想法，我們有必要考察和定義電子內(nèi)容的各種類型。Stear認(rèn)為內(nèi)容組織技術(shù)（technology enabled content:TEC）已經(jīng)經(jīng)歷了四代。第一代依靠印刷型文獻(xiàn)到數(shù)字信息的簡(jiǎn)單轉(zhuǎn)換，然后把這些數(shù)字信息存儲(chǔ)在電算機(jī)的主機(jī)中，通過啞終端實(shí)現(xiàn)檢索，如WANG系統(tǒng)。第二代TEC系統(tǒng)能夠通過基本檢索邏輯的方法，給用戶提供整理和篩選電子內(nèi)容的能力。第三代TEC綜合了基于規(guī)則的軟件（含有給專家系統(tǒng)提供的內(nèi)容）和對(duì)用戶的決策支持。第四代TEC能在沒有最終用戶協(xié)助的情況下做簡(jiǎn)單決策。第五代是企業(yè)最近碰到的，這一代TEC提供多種精密的特性，如推動(dòng)加速企業(yè)內(nèi)部交流的那些信息的傳遞，其方法是提供智能的收集服務(wù)和信息更新。第五代TEC產(chǎn)品的另一種類型是為產(chǎn)生生動(dòng)的報(bào)告而給選擇出來的數(shù)據(jù)制圖，可以通過自動(dòng)化的決策支持和關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)。這類技術(shù)的范例就是BFANet的訂購(gòu)者數(shù)據(jù)庫(kù)。

在開發(fā)企業(yè)Intranet時(shí)要把這些技術(shù)考慮進(jìn)去，因?yàn)樗峁┝苏掀髽I(yè)內(nèi)外信息的機(jī)會(huì)。在這樣做的同時(shí)，信息經(jīng)理必須意識(shí)到組成信息系統(tǒng)的資源在企業(yè)內(nèi)如何運(yùn)轉(zhuǎn)，以便使他查明誰(shuí)為了什么目的使用什么資源；資源被分配的方式；信息的使用模式和信息流；從這些資源中獲得的價(jià)值以及信息如何為商業(yè)流程的績(jī)效和企業(yè)的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)的。如果對(duì)各類信息資源的價(jià)值和目標(biāo)有了清晰的認(rèn)識(shí)，那么信息內(nèi)容的質(zhì)量就有了保證。

設(shè)計(jì)Intranet的一個(gè)重要部分就是測(cè)試圖形。設(shè)計(jì)圖形界面的邏輯必須反映目標(biāo)用戶的思維，而不是開發(fā)者。另一個(gè)重要方面就是多種設(shè)計(jì)因素的關(guān)聯(lián)性和一致性。Fenik提醒Intranet設(shè)計(jì)者一定要避免陷入他所稱的“development parochialism”。