計(jì)量管理系統(tǒng)辦公系統(tǒng)完善電子文件信息的全面管理

第一階段，電子文件管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、安筏、調(diào)試階段．在這一階段，主要完成電子文件操作平臺(tái)的生產(chǎn)．這一階段對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)是至關(guān)重要的因?yàn)樗峁┝伺c電子文件生命周期中每一個(gè)具體運(yùn)動(dòng)環(huán)節(jié)栩?qū)?yīng)的功能并且妥保障電子文件能夠穩(wěn)定地依賴于管理系統(tǒng)而存在，完成價(jià)值形態(tài)的轉(zhuǎn)化在設(shè)計(jì)時(shí)．應(yīng)充分分析內(nèi)部信息漉的走向．選取適當(dāng)?shù)膬?nèi)、外部環(huán)境及技術(shù)指標(biāo)．同時(shí)為對(duì)電文件選抒合理的時(shí)機(jī)進(jìn)行收集并使有檔案價(jià)值的文件被保存下來(lái)．電文件管理系統(tǒng)還應(yīng)具有確定電子文件的歸檔范圍、判定保存價(jià)值、確定采集時(shí)間和方式等功能系統(tǒng)的安全性問題更是系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段耍尤其注意的．當(dāng)程序設(shè)計(jì)完畢，管理信息系統(tǒng)形成井嵌人系統(tǒng)后，應(yīng)選取適當(dāng)?shù)撵〒?jù)加以測(cè)試．確保功能完備、合理、正確無(wú)誤后才能正式投人使用。 第二階段．電子文件孕育形成階段．電子文件管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)完畢并嵌入系統(tǒng)后隨著人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的進(jìn)行．制作者將活動(dòng)或事務(wù)記錄。該系統(tǒng)之中電子文件便通過事先設(shè)定好的辦文程序應(yīng)運(yùn)瞰坐了此時(shí)的文件其雛形對(duì)其形成者雨j言已經(jīng)具備第一價(jià)位叫再經(jīng)過審核、簽署生效進(jìn)而具備了現(xiàn)行效用． 第三階段，電子文件現(xiàn)實(shí)使用價(jià)段．該階段是文件-被用作指揮、命令、批準(zhǔn)、允許和傳遞信息的工具或者從一般意義上說(shuō)-為完成其內(nèi)容規(guī)定的任務(wù)或達(dá)剄其為之而形成的目標(biāo)發(fā)揮作用的階段．此時(shí)的文件具有現(xiàn)行效用對(duì)于文件形成者所具有的利用價(jià)值即第一價(jià)值最強(qiáng)．使用頻率最商因而受到改動(dòng)的可能性也最大．針對(duì)這一特點(diǎn)在電子文件的這一運(yùn)動(dòng)階段．管理上應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部同將文件傳輔到檔案窒出檔案窒對(duì)各種針對(duì)文件的操作進(jìn)行監(jiān)督、控翻以保證電子文件的原始性． 第四階段電子文件的暫時(shí)保管階段．電子文件運(yùn)動(dòng)列這一階段其第一價(jià)位逐漸消失．第二價(jià)位逐漸增強(qiáng)，因此這是一個(gè)中問階段．文件完成形成者規(guī)定的任紓或經(jīng)過完整的處理程序后．其中一部分文件失去保存價(jià)值被刪除另一部分文件仍有利用價(jià)值則保存下來(lái)進(jìn)入存階 段該階段有相當(dāng)致量的文件在同上公布以舅足社會(huì)上其他稠用者的需求．第五階段電子文件永久保存階段．經(jīng)過暫存階段大部分電子文件失去繼續(xù)保存價(jià)值而被翻除只有少致電子文件被永久保存起來(lái)。