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OA哪家好

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oa管理辦公系統(tǒng)哪里有

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   在辦公自動(dòng)化中工作人員所接觸大量信息來自于文檔,通常文檔信息的增加和訪問是以指數(shù)形式增長的 。每天都有高價(jià)值的內(nèi)容通過企業(yè)網(wǎng)絡(luò)在有交叉聯(lián)系的小組間產(chǎn)生,對(duì)于工作中涉及的文檔資料信息進(jìn)行有效組織與管理變得越來越重要。 所以說,建立一個(gè)實(shí)用、高效、方便的企業(yè)文檔管理系統(tǒng),對(duì)于提高工作人員的文檔管理水平,提高工作效率具有重大的實(shí)際意義。

  無疑,企業(yè)級(jí)文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)具有重大意義,但也是一項(xiàng)技術(shù)與工程實(shí)現(xiàn)上相對(duì)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,其中包含了多方面、多層次的工作,例如:作為企業(yè)關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)如何與企業(yè)內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施相連接、文檔管理體系的規(guī)劃、文檔管理服務(wù)器設(shè)立、與其他應(yīng)用系統(tǒng)的集成、用戶界面的配置以及培訓(xùn)等等。我們認(rèn)為,選擇合適的文檔管理產(chǎn)品、以及預(yù)先進(jìn)行盡可能細(xì)致周到的系統(tǒng)規(guī)劃是整個(gè)系統(tǒng)得以成功建立和順利運(yùn)行的關(guān)鍵。

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  目前,用戶進(jìn)行文檔處理工作的主要特點(diǎn)是:

  文檔數(shù)量與格式類型眾多,其中主要包括:各種公文與內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告等工作文檔、企業(yè)規(guī)章制度、受管企業(yè)信息、市場(chǎng)信息與分析、與上下級(jí)單位以及客戶之間的往來文電、合同與財(cái)務(wù)報(bào)表、檔案文件、業(yè)務(wù)知識(shí)等等,文檔形式主要有電子文件、電子郵件、紙質(zhì)文件、傳真或掃描文件等等;

  個(gè)人文檔處理的主要手段是桌面文檔處理軟件MS Office,特別是MS Word與MS Excel;

  既有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格樣式的文檔,又有各種難以規(guī)定統(tǒng)一格式的文檔,而且后者數(shù)量更多;

  電子文檔主要保存在個(gè)人PC工作站的硬盤或軟盤中,或者保存在網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器中;紙質(zhì)文檔主要保存在各種部門文件柜、檔案室中或由個(gè)人保管;

  文檔的共享、傳遞范圍較為狹窄,特別是以能夠大大提高文檔處理效率的電子文檔的形式進(jìn)行的文檔共享與傳遞,仍然主要集中在本部門內(nèi)部或是在本地域。

  文檔在企業(yè)內(nèi)部個(gè)人、部門之間的傳遞手段主要有:文件共享與拷貝、通過電子郵件傳遞,或通過打印成紙質(zhì)文件,通過投遞或傳真發(fā)送的傳統(tǒng)手段;

  通過文件共享與拷貝、電子郵件進(jìn)行的電子文檔傳遞受制于網(wǎng)絡(luò)帶寬,不僅傳遞速度慢,而且重復(fù)傳送、不能有效利用帶寬;

  文檔處理工作重復(fù)性勞動(dòng)太多,不能有效利用文檔的內(nèi)容;

  缺乏文檔一致性和版本控制的規(guī)范和技術(shù)手段,由于文檔沒有統(tǒng)一的管理,出現(xiàn)多種拷貝和版本的現(xiàn)象,不僅存儲(chǔ)效率較低,而且容易出現(xiàn)混淆;

  缺乏有效的手段,實(shí)現(xiàn)文檔在部門和企業(yè)級(jí)的檢索,以發(fā)現(xiàn)要用的文檔;

  文檔安全性控制主要是通過企業(yè)規(guī)章制度約束的手段。

  建設(shè)企業(yè)級(jí)文檔管理系統(tǒng),其主要功能目標(biāo)是:

  借助各種桌面處理工具和手段,實(shí)現(xiàn)個(gè)人電子化處理各種文檔,主要是利用MS Office或Lotus 1-2-3 Office進(jìn)行文字處理和報(bào)表制作;另外逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)各種紙質(zhì)文件、傳真等的電子化掃描和管理;

  除加強(qiáng)個(gè)人辦公工具的配備與培訓(xùn)、使用外,建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機(jī)制,將目前主要由個(gè)人維護(hù)管理的文檔,集中在部門、公司一級(jí)進(jìn)行管理,在這個(gè)基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞;

  "層次化"管理各種文檔,如參考檔案管理的模型和思路,將各種文檔分門別類進(jìn)行層次化的目錄管理,以及進(jìn)行主題詞或全文索引,方便員工檢索和查閱文檔;

  實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔處理周期的全過程管理,包括文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié);

  實(shí)現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動(dòng)化,如自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)、自動(dòng)催辦、自動(dòng)歸檔等;

  對(duì)文檔進(jìn)行版本控制,保證員工所訪問的是最新或有效的文檔,定期刪除或歸檔已失效或舊版本文檔;

  更有效地進(jìn)行安全性控制,在加強(qiáng)制定和實(shí)施企業(yè)文檔保密制度的同時(shí),也同時(shí)以信息技術(shù)的手段對(duì)各種文檔實(shí)行分層次、分級(jí)別的權(quán)限管理,通過系統(tǒng)日志等手段對(duì)重要文檔的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理;

  與企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)集成,如與郵件系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的集成,從業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)或信息形成各種文檔或報(bào)告等等。

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  從文檔管理升華到知識(shí)管理:

  文檔是知識(shí)的容器,是已經(jīng)物化的顯性知識(shí),其中蘊(yùn)涵了大量的和本企業(yè)特有的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。適時(shí)地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識(shí),正是知識(shí)管理的一個(gè)主要目標(biāo)。文檔管理的職責(zé)就是有效地組織和規(guī)劃文檔,使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。

發(fā)布:2011-01-27 12:29    編輯:泛普軟件 · lyl    [打印此頁]    [關(guān)閉]

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