職場：怎么開會有效率？

假如你踏入職場已經(jīng)有幾年的時間，假如讓你總結(jié)工作體會，你可能得出的結(jié)論是：每天上班，干得最多的一件事兒就是，開會。至于不同行業(yè)不同公司的區(qū)別，不過就是開不同的會而已。
　　的確，開會正在成為我們主要的工作方式。公司里各個部門，大大小小的事兒，很容易一說起來就走到那一步了：來，我們開個會吧。此外還有跟客戶開了數(shù)不清的會，半夜里跟國外開的電話會以及枯燥冗長的培訓會，更別提為開會而做的那些數(shù)不清的PPT。
　　會也越開越隨意，周會例會先不提，常見的還有針對一個問題，就地拉幾個人也能開個會，美其名曰頭腦風暴，但究竟有沒有風暴，是不是變?yōu)榧兇庾跁h室里走過場，最后會議又得出了什么結(jié)論，好像真挺難說清楚的。
　　久而久之，這事兒就跟一個職場魔咒似的，當然如果能遇上那種所謂精彩有趣的會議，算你幸運。但面對大部分可能不那么有趣的會議，我們就得想辦法達到至少會沒有白開，時間沒有浪費的效果吧？
　　還是有一些功課需要做的。
　　在公司里，會議是一個有效的溝通和解決問題的渠道。通常來說，它可以分為三種，信息分享型、提出問題型和解決問題型。工作中常常有很多的任務(wù)不可能憑個人去完成，需要多部門協(xié)同合作，這些合作勢必要通過會議來協(xié)調(diào)展開。
　　但對個人來說，每個會議的重要程度不盡相同。有時，你可能在一個會議中是決策者的身份，而在另一個會議中只是一個附和型角色。當你感覺到每天都在疲于開會，正常工作無暇順利進行時，你就必須對是否參加某些會議做出選擇。
　　EMC人力資源總監(jiān)狄巧認為，并非所有的會都要開。權(quán)衡的依據(jù)是基于優(yōu)先級判斷，對于一些不重要、不緊急或者附和型活動可以選擇不參加。而一旦選擇了參加會議，每個人都希望會議效果最大化。但往往，幾小時的會議開下來，除了頭暈?zāi)X脹，沒有一點實質(zhì)性進展。比如財務(wù)主管和市場主管在某個問題上，爭論不休，下一個議題中行政主管想要提出的問題直到會議結(jié)束前都無法開口，直到會議結(jié)束三個人的問題都沒解決。
　　一次成功有效的會議在各環(huán)節(jié)應(yīng)該都是進行了充分準備的。所以一個好的會議發(fā)起者應(yīng)該在會前了解會議目的，選對合適的參與者，并做好充分的準備。會后還要做好跟蹤反饋，使會議結(jié)果有效進行。在開會的過程中，還需實時注意減少信息損耗、解決沖突等不少的技巧運用。
　　還有一種特殊情況是，老板有事，讓你去幫他開會。這時候比較恰當?shù)淖龇ㄊ?，在跟老板明確自己的角色(是能作一些決定還是單純傳話)的同時，也要向會議組織方表明身份。同時，在會議結(jié)束之后要及時向老板傳達會議內(nèi)容，至于傳達的方式，可以依老板的習慣而定。
　05
　　讓各方明白利益點
　　參加會議的人產(chǎn)生對會議的消極態(tài)度的一個重要原因是他認為“這事兒與我無關(guān)”。而任何工作都是以利益為前提出發(fā)的，只有讓每個人清楚在這次會議中自己的利益點他才會對會議的內(nèi)容提起興趣。
　　這種情況在開跨部門的會時候尤為常見，所以這時候更需要清楚告知各部門領(lǐng)導人這個會議對其的利益點。否則就算會議發(fā)起者覺得請對了人，但對方卻并不一定認為自己來對了。
　　可能第一次開會各部門經(jīng)理還參加一下，但開著開著人全換成了秘書或者借故請假不見了。這時候的解決辦法就是，在能確保會議確實與對方有緊密利益聯(lián)系時，可以直接找到該部門經(jīng)理的更上級領(lǐng)導，告訴他們這個會議對于他們部門的利益點。因為很有可能某個部門經(jīng)理沒有意識到這件事與他們部門的相關(guān)性，但是他們的領(lǐng)導從更高的角度會更清晰地看到相關(guān)性。
　　不過這時候需要特別注意方式方法，也要參考具體的公司文化，避免最后陷入兩邊不討好的被動局面.
　　06
　　別忘了會后跟進
　　在會上把問題討論出結(jié)果并不代表完事兒了。對許多參加會議的人來說，會后若沒有一個總結(jié)性的紀要來提醒一下，就跟沒開過那個會一樣。
　　因此最好的結(jié)尾是對整場會議進行總結(jié)，并且對會議中所布置的各項任務(wù)給出明確的時間節(jié)點。這既有助于理清整場會議思路，也方便接下來的工作進行。
　　而在會后，一個認真的會議發(fā)起者還應(yīng)該將會議的內(nèi)容按主次整理好，通過郵件或其他形式分發(fā)給與會者。
　　這封郵件非常重要，它首先是校對會議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。會議發(fā)起者還可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關(guān)信息，這首先能幫助確認該次會議達到了什么效果，其次還有助于提高今后開會的效率。
　　值得注意的是，一個會議最終能收到什么成效，往往很大程度上取決于會后跟進的速度和力度。
　　5個小技巧
　　01預估時間打提前量
　　如果要開1小時的會，準備時間量應(yīng)該為45至50分鐘，稍微留一些提問時間。如果能早結(jié)束，大家會很高興，如果每次都超時會失去其他人的信任。
　　02提前準備Q&A
　　信息分享型會議和通知比較類似，新消息公布后總會出現(xiàn)疑問。組織者應(yīng)該在會前準備一些可能會被提到的問題的答案以便現(xiàn)場解決，或者做一些Q&A的小冊子進行指導，免得會后增加單獨處理問題的時間成本。
　　03高效演示PPT
　　首先應(yīng)該把PPT的數(shù)量控制在5至6張左右，輔件則放到后面，需要時再挑出來。其次大段朗讀材料的意義不大，因為眼睛看的速度要快得多，而且每張PPT講述的時間不宜超過2分鐘。一場會議，演示PPT和討論的時間比例為1：2是比較合理的。
　　04減少信息損耗
　　PPT演示信息傳達多集中在口頭，隨著時間推移容易被人遺忘或者在傳遞過程中出現(xiàn)疏漏，產(chǎn)生信息損耗。要做到信息層層不損耗地傳達給每一個人，最好的方式是將文字內(nèi)容全都印下來。
　　05民主解決沖突
　　遇到各持己見無法決策時，不妨大家先列舉自己的想法，先進行一輪投票，選出幾個最佳方案，然后大家進行打分，再投票選出大家認為合理的方案?；蛟S大家最初考慮時是漫無目的的，這個投票打分再投票的過程能幫助大家理清思路。當然，在選出A方案的同時還要準備一兩個備選方案以應(yīng)對事先沒有預料到的突發(fā)狀況。