高效管理六部曲

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高效的管理是每位管理者千方百計(jì)想要做到的，但大多情況下都事與愿違。這些低效的管理者究竟在哪些方面失職?他們應(yīng)該如何做，才能使企業(yè)往更好的方向發(fā)展?
    管理中常見(jiàn)的現(xiàn)象與觀點(diǎn)
    現(xiàn)象與觀點(diǎn)1：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)最強(qiáng)的領(lǐng)域往往是企業(yè)做得最差或最缺乏人才的領(lǐng)域。
    現(xiàn)象與觀點(diǎn)2：對(duì)一個(gè)高層管理人員來(lái)講，安排工作的能力遠(yuǎn)比自己做工作的能力重要。
    現(xiàn)象與觀點(diǎn)3：人們常常在還沒(méi)有完成大樓規(guī)劃時(shí)，討論室內(nèi)裝修的顏色，并且意見(jiàn)難以統(tǒng)一。
    以上情況并不是個(gè)別現(xiàn)象，可以毫不夸張地說(shuō)：“企業(yè)中80%的開(kāi)會(huì)時(shí)間是浪費(fèi)掉的”。有效率的決策者并不多見(jiàn)，而輕閑的管理者更少。對(duì)企業(yè)管理人員的“勞累”的鼓勵(lì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了對(duì)其工作“效率”的考察。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也總是在對(duì)下屬報(bào)告中表達(dá)細(xì)節(jié)的錯(cuò)誤的修改中顯示其卓越的“管理才干”。更有流行的“細(xì)節(jié)論”，引導(dǎo)著企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人把精力放在了本應(yīng)由基層管理者思考的問(wèn)題上。因此，職業(yè)經(jīng)理在“庸才”文化的環(huán)境里，變成了忙忙碌碌，但無(wú)所作為的“體力勞動(dòng)者”。
    管理者應(yīng)具備的素質(zhì)
    有幾個(gè)問(wèn)題我們必須思考的是：
    1.專(zhuān)家與管理者的區(qū)別是什么?
    2.太聰明的人為什么難以成功?
    3.企業(yè)需要什么樣的管理者?
    一個(gè)特別值得注意的現(xiàn)象是，企業(yè)的經(jīng)理對(duì)企業(yè)管理應(yīng)該做些什么事是盲目的。人的本性決定其更愿意處理自己熟悉的事務(wù)，于是有挑戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威領(lǐng)域的人才是留不住的。視管理為技術(shù)型人才的一種附加職能，是我們企業(yè)對(duì)企業(yè)管理的一種普遍心態(tài)。這也是中國(guó)企業(yè)職業(yè)經(jīng)理難以健康成長(zhǎng)的原因之一。于是，不論是多高層的管理者，總是在專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域找回自己的權(quán)威，以確立自己在公司的地位。不懂某些專(zhuān)業(yè)的職業(yè)經(jīng)理是難以生存的。于在，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)而言，挑戰(zhàn)專(zhuān)業(yè)水平無(wú)疑是在挑戰(zhàn)領(lǐng)導(dǎo)地位。在對(duì)管理人員的招聘中，注意的是行業(yè)背景，而不是綜合的基本素質(zhì)。
    由于管理被視為附加功能，那么熱衷于自己做事，而不是安排人做事對(duì)于職業(yè)經(jīng)理來(lái)說(shuō)，恰恰是保護(hù)自己地位和獲得升遷的主要依據(jù)。對(duì)一個(gè)管理者的評(píng)價(jià)應(yīng)該其下屬有多能干，而不是其本人有多能干。而這項(xiàng)指標(biāo)從沒(méi)有被中國(guó)企業(yè)納入考核之中。無(wú)論是從主觀的動(dòng)機(jī)還是客觀的環(huán)境，造成了只有帶領(lǐng)一個(gè)離開(kāi)了自己就不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)的團(tuán)隊(duì)的職業(yè)經(jīng)理人才能在高層職場(chǎng)獲得青睞，于是能夠集體跳槽的職業(yè)經(jīng)理人受到企業(yè)追捧。
    我國(guó)職業(yè)經(jīng)理另一大缺陷就是目光的短視和系統(tǒng)思考能力的不足。對(duì)大部份的職業(yè)經(jīng)理而言，他們是技術(shù)高超的裝修師，而不是“大樓”的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)者。不具備全球性企業(yè)的結(jié)構(gòu)思維的企業(yè)職業(yè)經(jīng)理人，就只有在快速炒作與快速破產(chǎn)中讓企業(yè)成為媒體的焦點(diǎn)。這好比裝飾華麗，但結(jié)構(gòu)不穩(wěn)的高樓，稍有地震就倒了下去。
    管理者的職能
    “途徑的完美與目標(biāo)的混亂，似乎成了我們這個(gè)時(shí)代的一大特色。”這是愛(ài)因斯坦的名言，對(duì)中國(guó)的企業(yè)管理現(xiàn)狀很適合。
    作為企業(yè)職業(yè)經(jīng)理人，其工作的主要職能是什么呢?這是職業(yè)經(jīng)理應(yīng)該首先明確的事情。作為管理者，其最主要的基本工作職能包括四個(gè)方面：計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制。
    1.計(jì)劃
    計(jì)劃就是確定要達(dá)到的目標(biāo)，并事先確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所須的正確行動(dòng)。計(jì)劃活動(dòng)包括分析目前環(huán)境、預(yù)測(cè)未來(lái)、確定目標(biāo)、決策公司行動(dòng)類(lèi)型、選擇公司和企業(yè)戰(zhàn)略，并且確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需的資源。
    2.組織
    組織是對(duì)人力、財(cái)務(wù)、物質(zhì)、信息和其他實(shí)現(xiàn)目標(biāo)所需資源的分配與協(xié)調(diào)。組織活動(dòng)包括吸引人們加入組織、明確工作責(zé)任、工作分類(lèi)、資源配置以及創(chuàng)造條件使人事和諧以獲得成功。
    3.領(lǐng)導(dǎo)
    領(lǐng)導(dǎo)就是激勵(lì)人們成為績(jī)效杰出者，就是指導(dǎo)、激勵(lì)和與員工個(gè)人或群體的溝通。領(lǐng)導(dǎo)涉及與人們的日常接觸，幫助去指導(dǎo)或鼓舞他們實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。
    4.控制
    全面的計(jì)劃、堅(jiān)實(shí)的組織、出色的領(lǐng)導(dǎo)并不能確保成功。成功的企業(yè)，都對(duì)工作實(shí)現(xiàn)密切關(guān)注。具體的控制活動(dòng)包括：制訂績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)使進(jìn)展指向長(zhǎng)期目標(biāo);通過(guò)收集績(jī)效數(shù)據(jù)監(jiān)督人們和部門(mén)的工作;提供進(jìn)展的信息和反饋;通過(guò)將績(jī)效數(shù)據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)比較發(fā)現(xiàn)問(wèn)題;采取行動(dòng)糾正問(wèn)題。預(yù)算、信息系統(tǒng)等就是控制的工具。
    失職的管理者
    值得注意的是，很多企業(yè)管理者對(duì)這四項(xiàng)職能中的首要職能“計(jì)劃”是最不重視的，而把管理簡(jiǎn)單理解為控制。當(dāng)企業(yè)遇到問(wèn)題時(shí)，大多都會(huì)從控制的角度尋找原因和解決辦法，比較有代表性的就是加強(qiáng)績(jī)效的考核、制定員工個(gè)人與工資掛鉤的策略等。由于對(duì)管理職能理解不夠，把改善事后的控制當(dāng)然了改善管理的全部，這種方法自然無(wú)助于企業(yè)業(yè)績(jī)的根本好轉(zhuǎn)。
    同時(shí)，對(duì)管理目標(biāo)的理解偏差使得職業(yè)經(jīng)理們熱衷于追求管理的表現(xiàn)形式。“領(lǐng)頭人”是我們對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和管理者的一般理解，“身先士卒”也是中國(guó)自古倡導(dǎo)的管理風(fēng)格。于是在中國(guó)的電影中，我們可以看到一個(gè)很多的境頭就是：英勇的將領(lǐng)，一馬當(dāng)先，帶著全隊(duì)將士全軍覆沒(méi)。這種現(xiàn)象，我們可以稱(chēng)之為“積極的失職”。具體到企業(yè)之中，就是銷(xiāo)售經(jīng)理不組織、培養(yǎng)銷(xiāo)售人員，進(jìn)行市場(chǎng)分析與策劃，而天天請(qǐng)客戶(hù)吃飯;產(chǎn)品開(kāi)發(fā)經(jīng)理不研究市場(chǎng)需求、組織培訓(xùn)研發(fā)人員，卻自己構(gòu)畫(huà)高水平的圖紙;總經(jīng)理不研究競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)、資源配置、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與預(yù)算，卻熱衷于媒體的追捧。
    對(duì)職業(yè)經(jīng)理而言，能提升到某個(gè)位置，本身就說(shuō)明了其在本專(zhuān)業(yè)是優(yōu)秀的。正因如此，就需要淡化“專(zhuān)家”身份。但往往由于管理觀念的偏差和對(duì)本專(zhuān)業(yè)的迷戀，使其難以成為合格的管理者。“老板像員工，員工像老板”，是企業(yè)中的一大現(xiàn)象。這并不是說(shuō)老板愿意為員工打工，而是老板們?cè)敢庠谧鍪碌募で橹畜w會(huì)創(chuàng)業(yè)的成就感。對(duì)于民營(yíng)企業(yè)而言，不實(shí)現(xiàn)由創(chuàng)業(yè)者向職業(yè)經(jīng)理人的過(guò)渡，不對(duì)企業(yè)目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，企業(yè)的發(fā)展是難以持續(xù)。
    會(huì)精打細(xì)算的聰明人，往往被認(rèn)為是職業(yè)經(jīng)理人的合格人選，然而，對(duì)于一個(gè)管理者而言，“明察秋毫”的精明往往使其精于細(xì)節(jié)而忽視全局和企業(yè)文化。
    “管理是通過(guò)他人達(dá)成目標(biāo)的工作”，真正的職業(yè)管理者是善于用比自己更聰明的人的人。
    六種提高管理效率的方法：
    1、第克泰特法
    第克泰特(Dictator)的英文意思，在這里可以引申為“專(zhuān)用時(shí)間”。長(zhǎng)期操縱著世界經(jīng)濟(jì)的猶太人習(xí)慣于把上班后的一個(gè)小時(shí)，定為“第克泰特時(shí)間”，在這段時(shí)間里，必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復(fù)，用電腦打好并發(fā)出，或者用電話回復(fù)。現(xiàn)在是“第克泰特時(shí)間”這句話，在猶太人之間的言外之意是“謝絕會(huì)客”。猶太人之所以注重“第克泰時(shí)間”，是因?yàn)樵诩ち业纳虘?zhàn)中,他們以“馬上解決”作為工作的座右銘。在能力卓越的猶太人的辦公桌上，看不見(jiàn)“未決文件”。我們的管理者不妨借鑒一下猶太人對(duì)待時(shí)間的這種做法。
    2、二八分割法
    “美國(guó)人的金錢(qián)裝在猶太人的口袋里”。為什么?他們的生存和發(fā)展之道，就是始終堅(jiān)持猶太人經(jīng)商的“二八定律企業(yè)80%的收益來(lái)自20%的客戶(hù)”。應(yīng)該把精力用在最見(jiàn)成效的地方，所謂“好鋼用在刀刃上”。美國(guó)企業(yè)家威廉·穆?tīng)栐跒楦窭枪句N(xiāo)售油漆時(shí)，頭一個(gè)月僅掙了160美元。此后，他仔細(xì)研究了猶太人經(jīng)商的“二八定律”，分析了自己的銷(xiāo)售圖表，發(fā)現(xiàn)他的80%收益的確來(lái)自20%的客戶(hù)，但是他過(guò)去卻對(duì)所有的客戶(hù)花費(fèi)了同樣的時(shí)間這就是他過(guò)去失敗的主要原因。于是，他要求把他最不活躍的36個(gè)客戶(hù)重新分派給其他銷(xiāo)售員，而自己則把精力集中到最有希望的客戶(hù)上。不久，他一個(gè)月就賺到了1000美元。穆?tīng)枌W(xué)會(huì)了猶太人經(jīng)商的二八分割法，連續(xù)九年從不放棄這一法則，這使他最終成為了凱利穆?tīng)栍推峁镜闹飨?
    3、限制電話法
    電話雖然在管理工作中越來(lái)越顯示它的重要作用，但作為雙刃劍，她又是浪費(fèi)管理者時(shí)間的一個(gè)主要原因，因?yàn)殡娫捘苤袛嗍掷锏墓ぷ骱退悸?，搞不好就?huì)出現(xiàn)“煲電話粥”現(xiàn)象。用一個(gè)小時(shí)集中精力去辦事，要比花兩個(gè)小時(shí)而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。那么防止電話干擾有哪些辦法呢?一是分析一下打給你的電話，確定采取什么辦法減少那些根本沒(méi)有必要的電話;二是使用適當(dāng)?shù)幕卦掁k法;三是先用誠(chéng)懇的語(yǔ)氣接聽(tīng)電話，避免閑談;四是讓別人知道什么時(shí)間可打電話找你。
    4、授權(quán)借時(shí)法
    授權(quán)借時(shí)，是指管理者根據(jù)職能原理，授予下屬一定的權(quán)力，委托其在一定權(quán)限內(nèi)，自主地處理工作，主動(dòng)完成任務(wù)，從而把自己從事務(wù)堆中解脫出來(lái)，集中精力考慮更重大的事情，解決更緊要的問(wèn)題。在授權(quán)時(shí)，要貫徹以下幾項(xiàng)原則：一是視能授權(quán)原則，切不可授權(quán)給無(wú)能者和只知盲從的“老實(shí)人”;二是用人不疑原則，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)做到用人不疑，疑人不用;三是例行規(guī)范原則，領(lǐng)導(dǎo)工作可分為例行性、規(guī)范性的原則工作和例外、非規(guī)范性工作，授權(quán)處理的主要是面廣和量大的前者;四是逐級(jí)授權(quán)原則，越級(jí)授權(quán)，必然會(huì)打亂正常工作秩序，不但不能節(jié)約時(shí)間，而且還要為此產(chǎn)生內(nèi)耗，空耗時(shí)間。
    5、時(shí)間隔離法
    這種方法不妨從下面兩位人物的做法中得到啟發(fā)：
    愛(ài)因斯坦深知時(shí)間隔離法之精髓，他在1906年完成了《狹義相對(duì)論》以后，經(jīng)過(guò)經(jīng)10年的醞釀和準(zhǔn)備，在1916年的某天，告訴家人任何事都不要干擾他。一連16天沒(méi)有出門(mén)，當(dāng)他走出時(shí)，手里拿著幾張寫(xiě)滿(mǎn)了數(shù)學(xué)公式的稿紙，那就是改變?nèi)祟?lèi)整個(gè)宇宙觀念的“廣義相對(duì)論”。
    效率專(zhuān)家杜拉克在《有效管理者》一書(shū)中，曾提到一家銀行負(fù)責(zé)人在每天的工作時(shí)間內(nèi)，保持90分鐘的隔離時(shí)間。他說(shuō)：“我嚴(yán)令我的秘書(shū)，除美國(guó)我的內(nèi)人之外，無(wú)認(rèn)什么大事，不要把任何電話接給我。雖然這也許有些冒險(xiǎn)，需要勇氣，說(shuō)不定真有天大的等不及90分鐘的事情”。但這種方法卻大大提高了他的時(shí)間利用率。
    6、會(huì)議節(jié)時(shí)法
    為了節(jié)省會(huì)議時(shí)間，應(yīng)采取的措施和有效辦法是：
    會(huì)前做好準(zhǔn)備，不開(kāi)無(wú)目的、無(wú)意義或議題不明確的“糊涂會(huì)”;
    聯(lián)系實(shí)際，解決問(wèn)題，不開(kāi)傳聲筒式的“本本會(huì)”;
    權(quán)衡輕重緩急，抓住重點(diǎn)，不開(kāi)“扯皮會(huì)”;
    發(fā)揮民主，集思廣益，不開(kāi)家長(zhǎng)式的“包辦會(huì)”;
    講究實(shí)效，不開(kāi)一“報(bào)告”、二“補(bǔ)充”、三“強(qiáng)調(diào)”、四“表態(tài)”、五“總結(jié)”式的“八股會(huì)”;
    不開(kāi)七時(shí)開(kāi)會(huì)、八時(shí)到、九時(shí)領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告的“遲到會(huì)”;
    不開(kāi)與議題無(wú)關(guān)人員的“陪坐會(huì)”;
    不開(kāi)名為開(kāi)會(huì)，實(shí)為游山玩水的“旅游會(huì)”。
    總之，要做到可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)不開(kāi)，能開(kāi)短會(huì)的不開(kāi)長(zhǎng)會(huì)，能開(kāi)小會(huì)的不開(kāi)大會(huì)，能合并開(kāi)的不單獨(dú)開(kāi)，能站著開(kāi)的不坐著開(kāi)。
    因?yàn)樾?成果÷時(shí)間，所以，通過(guò)節(jié)時(shí)的辦法有利于提高管理效率，一位成功人士告訴我說(shuō)：“以下十條，每做到一條，你的管理效率就可以提高10%”。請(qǐng)您不妨一試：
    成本觀念在生活中，有許多屬于“一分錢(qián)”智慧、幾小時(shí)愚蠢的事例，如為省兩元錢(qián)而排半小時(shí)隊(duì)，為省兩元錢(qián)而步行三站地等等，都是極不劃算的。對(duì)待時(shí)間，就要像對(duì)待經(jīng)營(yíng)一樣，時(shí)刻要有一個(gè)“成本”的觀念，要算好帳。
    精選朋友古人云“有群累生”，多而無(wú)益的朋友是有害的。他們不僅浪費(fèi)你的時(shí)間、精力、金錢(qián)，也會(huì)浪費(fèi)你的感情，甚至有的“朋友”還會(huì)危及你的事業(yè)。要與有時(shí)間觀念的人和公司往來(lái)。
    巧用電話要盡量通過(guò)電話來(lái)進(jìn)行交流，溝通情況，交換信息。打電話前要有所準(zhǔn)備，通話時(shí)要直奔主題，不要在電話里說(shuō)無(wú)關(guān)緊要的廢話或傳達(dá)無(wú)關(guān)主題的信息與感受。
    不得不走要學(xué)會(huì)限制時(shí)間，不僅是給自己，也是給別人。不要被無(wú)聊的人纏住，也不要在不必要的地方逗留太久。一個(gè)人只有學(xué)會(huì)說(shuō)“不”，他才會(huì)得到真正的自由。
    避免爭(zhēng)論無(wú)謂的爭(zhēng)論，不僅影響情緒和人際關(guān)系，而且還會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，到頭來(lái)還往往解決不了什么問(wèn)題，說(shuō)得越多，做得越少，聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時(shí)常常已走出了很遠(yuǎn)的距離。
    現(xiàn)在就做許多人習(xí)慣于“等候好情緒”，即花費(fèi)很多時(shí)間以“進(jìn)入狀態(tài)”，卻不知狀態(tài)是干出來(lái)而非等出來(lái)的。請(qǐng)記住，栽一棵樹(shù)的最好的時(shí)間是20年前，第二個(gè)最好的時(shí)間是現(xiàn)在。
    學(xué)會(huì)速讀絕大多數(shù)書(shū)籍并不值得從第一頁(yè)開(kāi)始逐頁(yè)細(xì)讀，一般而言，一部三百頁(yè)的圖書(shū)有二十頁(yè)可取的內(nèi)容就很不錯(cuò)了，我們的任務(wù)就是把有價(jià)值的這部分內(nèi)容“檢索”出來(lái)。在這個(gè)信息時(shí)代，速讀的能力或迅速抓住要點(diǎn)的能力已顯得十分重要。
    預(yù)格式化許多信件和表格都可以借助電腦，提前予以格式化，用時(shí)則只需幾分鐘就可輸出。電子郵件的地址列表也有類(lèi)似的功效。
    避開(kāi)高峰避免在高峰期乘車(chē)、購(gòu)物、進(jìn)餐，可以節(jié)省許多時(shí)間。
    提前休息在疲勞之前休息片刻，既避免了因過(guò)度疲勞導(dǎo)致的超時(shí)休息，又可使自己始終保持較好的“競(jìng)技狀態(tài)”，從而大大提高工作效率。不同的休閑會(huì)帶來(lái)不同的結(jié)果。積極的休閑應(yīng)該有利于身心的放松、精神的陶冶和人際的交流，比如打羽毛球、看體育比賽、踏青、去圖書(shū)館、參加文化沙龍、聽(tīng)講座、寫(xiě)作以及與知心朋友的聊天等都很有好處。