范圍管理:論系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理之范圍管理

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 一個(gè)項(xiàng)目從其成立開(kāi)始，項(xiàng)目各方干系人都會(huì)期望項(xiàng)目能夠根據(jù)既定的計(jì)劃一步步順利地導(dǎo)向最后的成功。影響項(xiàng)目最后成功的因素是多方面的，包括項(xiàng)目管理的九大知識(shí)領(lǐng)域（包括項(xiàng)目的整體管理、范圍管理、時(shí)間管理、費(fèi)用管理、質(zhì)量管理、人力管理、溝通管理、風(fēng)險(xiǎn)管理和采購(gòu)管理），無(wú)一不對(duì)項(xiàng)目的最后成功產(chǎn)生影響。將項(xiàng)目管理的知識(shí)領(lǐng)域，特別是范圍、時(shí)間、成本這三個(gè)知識(shí)領(lǐng)域很好地應(yīng)用到系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理上，是該項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵所在。結(jié)合我們公司的實(shí)際工作情況，我認(rèn)為困擾我們最大的就是范圍管理和時(shí)間管理?？蛻?hù)對(duì)需求本身的不確定性和經(jīng)常變更，對(duì)我們的范圍管理帶來(lái)了很大的困擾，從而又引起了進(jìn)度控制（時(shí)間管理）困難。在此我想主要談一談范圍管理。

　　1、什么是項(xiàng)目范圍管理

　　那么，什么是項(xiàng)目范圍管理呢？項(xiàng)目范圍管理是指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制過(guò)程。這個(gè)過(guò)程用于確保項(xiàng)目組和項(xiàng)目干系人對(duì)作為項(xiàng)目結(jié)果的項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。項(xiàng)目的范圍管理，簡(jiǎn)單的一句話(huà)來(lái)說(shuō)就是：做什么？不作什么？包括什么？不包括什么？

　　不能明確系統(tǒng)工程即項(xiàng)目的范圍，在管理中可能會(huì)出現(xiàn)比較盲目的現(xiàn)象。管理者會(huì)覺(jué)得，事情怎么越做越多？有一種毫無(wú)止境的感覺(jué)出現(xiàn)。這對(duì)一個(gè)項(xiàng)目管理者來(lái)說(shuō)，本身就意味著失敗。作為一個(gè)比較有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理者，特別是項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，這種情況是絕對(duì)不能出現(xiàn)的。

　　2、項(xiàng)目范圍與項(xiàng)目其它約束條件的相互影響

　　通常大家談?wù)撟疃嗟闹萍s一個(gè)項(xiàng)目的條件是項(xiàng)目“三約束條件”——范圍、時(shí)間、成本。
　　在一個(gè)項(xiàng)目中這三個(gè)條件是相互影響、相互制約的，而且往往是由于范圍影響了時(shí)間和成本。項(xiàng)目一開(kāi)始確定的范圍小，那么它需要完成的時(shí)間以及耗費(fèi)的成本必然也小，反之亦然。很多項(xiàng)目在開(kāi)始時(shí)都會(huì)粗略地確定項(xiàng)目的范圍、時(shí)間以及成本，然而進(jìn)行到一定階段之后，往往會(huì)讓人感覺(jué)到不知道什么時(shí)候才能真正結(jié)束，要使項(xiàng)目真正結(jié)束到底還需要投入多少人力和物力。整個(gè)項(xiàng)目好像變成了一個(gè)無(wú)底洞，對(duì)項(xiàng)目的最后結(jié)束誰(shuí)的心里也沒(méi)有底。這種情況是公司高層最不希望看到的，然而并不罕見(jiàn)。造成這種結(jié)果正是由于沒(méi)有控制和管理好項(xiàng)目的范圍，可見(jiàn)項(xiàng)目的三約束條件中還是“范圍”的影響最主要。

　　3、造成范圍界定不清的原因

　　項(xiàng)目范圍界定不清是一種很常見(jiàn)的現(xiàn)象，我認(rèn)為有以下三方面的原因：
　　首先，是企業(yè)一級(jí)的責(zé)任——沒(méi)有完善的項(xiàng)目管理體系來(lái)指導(dǎo)項(xiàng)目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那么項(xiàng)目成功的可能性非常小，而且僅僅依靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力才有成功之可能。大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終；

　　第二，是企業(yè)及項(xiàng)目組共同的責(zé)任——對(duì)項(xiàng)目沒(méi)能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過(guò)程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對(duì)項(xiàng)目組的變更過(guò)程的制定沒(méi)能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理、控制，同樣可以達(dá)到各方滿(mǎn)意的結(jié)果；

　　第三，是對(duì)范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗(yàn)證程度。很多時(shí)候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶(hù)滿(mǎn)意度”等。類(lèi)似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。項(xiàng)目范圍的明確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。

　　4、如何管理好項(xiàng)目范圍

　　應(yīng)該怎樣才能管理好項(xiàng)目的范圍呢？從上面的論證過(guò)程，我們清楚地看到項(xiàng)目范圍管理的重要性以及造成項(xiàng)目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項(xiàng)目范圍就必須對(duì)癥下藥，才能管理好項(xiàng)目范圍。

　　首先，我們必須先了解項(xiàng)目范圍管理的一些科學(xué)過(guò)程。做好項(xiàng)目管理應(yīng)該包含下面過(guò)程：?jiǎn)?dòng)、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)及范圍變更控制。而困擾我們公司最多的就是范圍變更的控制。

　　再好的計(jì)劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的。關(guān)鍵問(wèn)題是如何對(duì)變更如何進(jìn)行有效的控制。必須有一套規(guī)范的變更管理過(guò)程，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的程序來(lái)管理變更。

　　通常，對(duì)于發(fā)生的變更，需要識(shí)別是否在既定的項(xiàng)目范圍之內(nèi)。如果是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)，那么就需要評(píng)估變更所造成的影響，以及應(yīng)對(duì)的措施，受影響的各方都應(yīng)該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項(xiàng)目范圍之外，那么就需要商務(wù)人員與用戶(hù)方進(jìn)行談判，看是否增加費(fèi)用，還是放棄變更。因此我們?cè)陧?xiàng)目管理體系中應(yīng)該包含一套嚴(yán)格、實(shí)用、高效的變更程序，它對(duì)管好項(xiàng)目至關(guān)重要。為了防止項(xiàng)目范圍的無(wú)效蔓延，保證項(xiàng)目順利進(jìn)行，我覺(jué)得最好規(guī)定對(duì)客戶(hù)的范圍變更請(qǐng)求，一律通過(guò)書(shū)面變更申請(qǐng)?zhí)岢?，并?jīng)雙方項(xiàng)目經(jīng)理審核后，視不同情況，做出相應(yīng)的處理。對(duì)于不涉及整個(gè)業(yè)務(wù)流程修改的變更，一般給予滿(mǎn)足；涉及整個(gè)業(yè)務(wù)流程修改的變更，則視變更大小考慮是否滿(mǎn)足用戶(hù)要求。

　　在執(zhí)行過(guò)程中，我建議建立促進(jìn)用戶(hù)參與的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，用戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理參與關(guān)鍵事項(xiàng)的討論及決策，用戶(hù)職能經(jīng)理參與本部門(mén)業(yè)務(wù)流程定義，系統(tǒng)測(cè)試驗(yàn)收并負(fù)責(zé)本部門(mén)對(duì)口業(yè)務(wù)的項(xiàng)目推進(jìn)工作。關(guān)鍵用戶(hù)應(yīng)全職參與項(xiàng)目，并成為項(xiàng)目的中堅(jiān)力量。促進(jìn)用戶(hù)參加項(xiàng)目組，不僅增加了雙方溝通和交流的機(jī)會(huì)，使用戶(hù)與項(xiàng)目實(shí)施人員在一起工作的過(guò)程中充分了解項(xiàng)目的范圍、實(shí)施進(jìn)展、面臨的問(wèn)題及其解決方法，并對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施形成共識(shí)，避免項(xiàng)目范圍及進(jìn)展理解上的差異，有利于項(xiàng)目的順利實(shí)施。另外，定期例會(huì)、用戶(hù)參與也是應(yīng)該提倡的。為了保證在項(xiàng)目過(guò)程中對(duì)重要問(wèn)題及時(shí)做出決策，對(duì)項(xiàng)目的范圍、成果和進(jìn)度及時(shí)通報(bào)，建議建立項(xiàng)目組例會(huì)制度。通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)制度，用戶(hù)能夠不斷對(duì)項(xiàng)目范圍及已經(jīng)取得的成果進(jìn)行確認(rèn)，避免了在項(xiàng)目實(shí)施后期范圍變更的巨大風(fēng)險(xiǎn)。