范圍管理：項目范圍管理初探

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　　項目是一個特殊的將被完成的有限任務，它是在一定時間內，滿足一系列特定目標的多項工作的總稱。項目的定義決定了任何項目都必定有一個范圍。項目范圍管理對于項目的成功來講是十分關鍵的，確定不了范圍，項目就無法啟動，就無法按項目進行管理，計劃、進度、工期就無從談起，成本管理、資源保障、變更控制等就失去了根據(jù)范圍定義不明確，意外的變更就會不可避免地出現(xiàn)，項目的進程和節(jié)奏就會被打斷，進而產(chǎn)生返工、窩工、誤工、費用上升甚至項目不能完成等一系列的問題。

　　1、概述

　　項目范圍也稱工作范圍，即為使客戶滿意而必須做的所有工作，它包括項目的最終產(chǎn)品或服務以及實現(xiàn)該產(chǎn)品或服務所需要做的各項具體工作。在實際項目中，產(chǎn)品范圍和項目范圍的含義是不同的，產(chǎn)品范圍是確定產(chǎn)品或服務中應包含有哪些功能和特征，是對產(chǎn)品要求的度量；項目范圍是為了使客戶滿意而必須做的所有工作，是項目未來一系列決策（項目計劃）的基礎。

　　范圍管理就是為了成功地實現(xiàn)項目的目標，規(guī)定或控制哪些方面是項目應該做的，哪些是不該做的，即定義項目的范疇。簡單地說，就是項目要做什么、怎么做、做到什么程度?！白鍪裁础蓖ǔＪ怯身椖康谝蝗耍òl(fā)起人、投資人、行政主體等）給出的，一般指明了產(chǎn)品的范圍?！霸趺醋觥笔怯身椖繄F隊為實現(xiàn)項目目標而做出的，是項目的工作范圍。“做到什么程度”是項目團隊或分包人根據(jù)項目范圍給定的條件，為實現(xiàn)某一類工作或某個“工作包”而做的具體工作。

　　項目范圍管理從過程上來講，主要包括啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實、范圍的變更與控制等內容。范圍管理的首要任務是界定項目包含且只包含所有需要完成的工作，“包含且只包含”的意義至少有以下三個方面：一是有足夠多的工作必須做；二是不必要的工作不做；三是所做的工作都是為了實現(xiàn)項目（或項目一部分）的目標。在進行項目范圍管理時，應當注意三點：即搞清需求、準確界定范圍、變更控制要嚴。

　　2、搞清需求

　　不論什么項目，最重要的階段都是去弄明白真正的需求是什么，項目的需求應該是用戶真正需要什么，而不是供應商假設用戶需要什么。所以，進行需求分析就是按照用戶的要求，對目標系統(tǒng)提出完整、準確、清晰、具體的要求。

　　搞清需求對于一個項目的成功來說非常重要，如果需求分析做得不好，就會造成需求不斷變更，進而會影響項目的進度、費用控制，嚴重時甚至會導致項目失敗?？墒?，我們往往由于對需求階段的重要性認識不夠，從而使得需求調研不細致、需求分析不到位、控制變更能力弱，主要表現(xiàn)為：

　　（1）項目定位不準。項目一般都是由于一個或多個需要（如市場需要、顧客需求和技術需要等）才啟動的，但是項目團隊在大多數(shù)情況下對于項目了解和理解（了解對應廣度、理解對應深度）得太少，也就是說，項目團隊對項目的背景在廣度和深度兩方面的“發(fā)掘”不夠，對于“母組織”需要的認識不足、把握不準，進而造成了定位不準。

　?。?）需求基線不合理。用戶無法提出完整、詳細的需求，或者用戶認為已經(jīng)很明確地表達了自己的要求，但實際上項目團隊成員并不能按照用戶所想象的那樣去理解他們的需求，從而導致需求不足；用戶或組織對于項目的期望值過高，或希望在短時間內看到效果，但由于技術或資源的限制卻常常滿足不了要求，進而導致需求過度，這是非常普遍的現(xiàn)象。

　?。?）需求變更太多。在進行需求分析時，項目團隊成員與客戶溝通交流不夠或者項目團隊成員理解有誤、用戶自身的原因、項目周期過長、環(huán)境的變化等，都有可能導致項目范圍的變更?？梢哉f，項目范圍的變更已經(jīng)不可避免，也無法避免，關鍵在于如何規(guī)范變更的標準、程序，把范圍變更對項目造成的影響降到最低。

　　針對上述問題，在進行需求分析時應當注意以下幾點：

　　（1）熟悉背景，加強溝通。項目管理最終是為了讓所有“利益相關者”都滿意，因此，在進行需求分析時，不但要考慮用戶的需求，也要考慮項目發(fā)起人（投資人）和團隊的“母組織”的利益。要通過與項目所有“利益相關者”廣泛、深入的溝通，領會項目發(fā)起人的真正意圖、明確組織（企業(yè)）的具體要求、找到用戶需求的關鍵點，將三者統(tǒng)一起來（平衡點），或者至少要在關鍵的問題上達到一致。

　?。?）培養(yǎng)正確的需求意識，設定優(yōu)先級。對于項目需求輕重緩急的判斷和決策體現(xiàn)項目團隊的智慧，因此，在進行需求分析時要挑選那些懂管理、精業(yè)務、會技術的多棲人才參加，并對他們以及其他需要參加的人員進行培訓，增加他們對重要性的認識、準確描述需求的能力和溝通與交流的能力，增強相互配合的意識；此后，就可以按照需求的重要性和緊迫性進行優(yōu)先級排序，對需求進行主動管理，尋找優(yōu)先滿足高優(yōu)先級的方案，以確保項目整體功能的實現(xiàn)。