淺談工程項目的采購管理

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采購管理是工程項目建設的物質(zhì)基礎，是項目執(zhí)行過程中關鍵的一步。項目采購管理至少應當注意以下三點：一是要搞清采購工作的基本流程；二是要強化全流程成本意識；三是要選好供應商。
　　采購一詞是從Procurement翻譯而來，意為努力獲得或設法搞到。它不同于一般意義上的商品購買，包括以不同的方式從組織外部獲得貨物、土建工程和服務的整個采辦過程。項目的采購則可以定義從項目組織外部獲取產(chǎn)品（包括貨物和服務）的整個過程。
　　對于工程項目來說，設備、材料的采購費用大約占項目總投資的50％—60％。同時，采購交貨的進度又直接影響項目的進度；采購質(zhì)量的好壞也制約著項目質(zhì)量的高低，并將決定項目建成后的連續(xù)、穩(wěn)定和安全運轉(zhuǎn)。由此可見，采購管理是工程項目管理中的重要組成部分，它不但是工程項目建設的物質(zhì)基礎，而且還是執(zhí)行中的一個關鍵步驟。 
　　項目采購是一項很復雜的工作。項目采購管理時，至少應當做到以下三點：一是要搞清采購工作的基本流程；二是要強化全流程成本意識；三是要選好供應商。
　　1、搞清采購的基本流程
　　項目采購工作包括從組織建立開始，經(jīng)采買、催交、檢驗、直到最后一批產(chǎn)品通過檢驗為止的全部工作。項目采購管理可以分為三個階段，即準備階段、實施階段和收尾階段。不同的階段側重點不同，準備階段主要工作有建立組織、需求分析、熟悉市場、確定采購戰(zhàn)略和編制采購計劃；實施階段主要工作包括接收請購文件、確定合格供應商、招標或詢價、報價評審或評標定標、召開供應商協(xié)調(diào)會、簽定合同、調(diào)整采購計劃、催交、檢驗、包裝及運輸?shù)龋皇瘴搽A段工作主要有交接、材料處理、資料歸檔和采購總結等。具體的工作流程如圖1所示。 

　　說明：
　　1、多批次采購時，第二次以后的采購一般從“接收請購文件”開始，至“交接”處結束；最后一個批次的產(chǎn)品交接結束后，才能進入到“資料歸檔”和“材料處理”階段； 
　　2、“資料歸檔、材料處理和采購總結”通常在項目臨近結束時進行；
　　3、采購方式通常從“詢價”或“招標”中選擇其一。
　　2、強化全流程成本意識
　　全流程成本意識，即是說，成本的降低關注的不只是某一產(chǎn)品直接成本的下降，而是著眼于項目建設的大局，以項目總體成本的降低為標準。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務、快速及時的供應、可靠的貨源保證、節(jié)約的組織成本等也屬于成本上的利益。降低采購成本還要考慮其它“利益相關者”的收益，不能只看采購直接成本的降低，要從項目采購的全過程來探求降低總成本的有效措施。
　　（1）準確預算。采購預算是在采購之前對采購成本的一種估計和預測，是對資金使用的一個整體規(guī)劃，是項目采購的基準。有了準確的預算，就能隨時對資金的使用情況進行檢測和控制，確保資金的使用在合理的范圍內(nèi)浮動，有效地控制資金的流向和流量，達到控制采購成本的目的。