項(xiàng)目綜合管理：OA實(shí)施六階段項(xiàng)目經(jīng)理忌千篇一律

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OA辦公自動(dòng)化軟件是對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面管理的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)，涵蓋企業(yè)管理全部業(yè)務(wù)流程，包括企業(yè)資金流、物流、信息流的全面一體化管理。由于企業(yè)管理模式千差萬(wàn)別，實(shí)施過(guò)程一方面要求企業(yè)適應(yīng)軟件提供的規(guī)范管理模式，另一方面也要根據(jù)用戶(hù)的特殊業(yè)務(wù)處理需求對(duì)軟件進(jìn)行客戶(hù)化改造。 　　

　　產(chǎn)品實(shí)施是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，我們應(yīng)該有一個(gè)科學(xué)的方法作指導(dǎo)，來(lái)嚴(yán)格規(guī)范我們的實(shí)施過(guò)程，規(guī)避不可控因素造成的影響，以期達(dá)到最好的結(jié)果。在進(jìn)行產(chǎn)品實(shí)施時(shí)可以根據(jù)不同的情況進(jìn)行借鑒，分別對(duì)待。

　　第一階段：實(shí)施前期調(diào)研階段

　　1、用戶(hù)填寫(xiě)《實(shí)施調(diào)查表》，用于了解用戶(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、項(xiàng)目參與人員等基本情況。

　　2、進(jìn)行用戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研工作，用于確認(rèn)用戶(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、項(xiàng)目參與人員等情況。

　　3、了解用戶(hù)OA建設(shè)的總體需求。

　　第二階段：實(shí)施準(zhǔn)備階段

　　這個(gè)階段非常重要，關(guān)系到產(chǎn)品實(shí)施的成敗，但往往為實(shí)際操作所忽略。這個(gè)階段的工作主要是：

　　1、系統(tǒng)管理員培訓(xùn)

　　系統(tǒng)管理員需要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，這是非常重要的。系統(tǒng)管理員培訓(xùn)大約需要四天，詳細(xì)培訓(xùn)內(nèi)容請(qǐng)參見(jiàn)有關(guān)《系統(tǒng)管理員培訓(xùn)計(jì)劃》及《系統(tǒng)管理員培訓(xùn)大綱》。

　　2、召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

　　任務(wù)：明確項(xiàng)目實(shí)施的意義，說(shuō)明項(xiàng)目實(shí)施成功的關(guān)鍵因素，確定項(xiàng)目實(shí)施的范圍和驗(yàn)收標(biāo)志。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)除雙方項(xiàng)目組成員及有關(guān)人員參加外，應(yīng)有客戶(hù)方最高領(lǐng)導(dǎo)層成員參加。

　　主要內(nèi)容：由客戶(hù)方“一把手”作項(xiàng)目總動(dòng)員，說(shuō)明該項(xiàng)目背景、企業(yè)管理改造的期望、領(lǐng)導(dǎo)的決心。對(duì)各部門(mén)的積極配合提出具體要求。宣布客戶(hù)方項(xiàng)目組成員組成。理念宣講，由實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理說(shuō)明實(shí)施該項(xiàng)目的意義，管理軟件實(shí)施的理念、實(shí)施項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)等，宣布實(shí)施項(xiàng)目組的成員組成。由軟件商實(shí)施工程師說(shuō)明項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵因素、實(shí)施過(guò)程中各方的職責(zé)，及時(shí)解決實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。定期檢查項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度與階段目標(biāo)及階段成果，各方項(xiàng)目組成員及時(shí)簽字確認(rèn)。確定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，啟動(dòng)會(huì)上，實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)就項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施方案等與客戶(hù)方充分交流和溝通，并最終確定項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。

　　3、擬訂實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃

　　任務(wù)：由軟件商實(shí)施工程師制定實(shí)施計(jì)劃，并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中作及時(shí)的更新與維護(hù)。

　　主要內(nèi)容：軟件商實(shí)施工程師根據(jù)前期的調(diào)研情況及項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要，制定出實(shí)施計(jì)劃表，以供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層調(diào)配資源及確定項(xiàng)目總體進(jìn)度的參考依據(jù)。實(shí)施計(jì)劃表將是雙方項(xiàng)目組工作的日程準(zhǔn)則。除非有不可抗力等其他因素，實(shí)施計(jì)劃不能作變更。

　　4、確定項(xiàng)目實(shí)施組織

　　項(xiàng)目組人員職責(zé)與要求：具備較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力及理解接受能力;熟悉本部門(mén)或公司的業(yè)務(wù)流程及需求。

　　項(xiàng)目經(jīng)理：負(fù)責(zé)本項(xiàng)目實(shí)施中與軟件商公司方的協(xié)調(diào)及實(shí)施工作安排，掌握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，確認(rèn)軟件商公司實(shí)施工程師提交的相關(guān)實(shí)施報(bào)告、成果及實(shí)施顧問(wèn)工作記錄單;并參與實(shí)施的重要階段工作。

　　項(xiàng)目組成員：全力配合實(shí)施顧問(wèn)進(jìn)行企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)研，與實(shí)施顧問(wèn)共同設(shè)計(jì)實(shí)施解決方案、定義系統(tǒng)客戶(hù)化配置;指導(dǎo)最終用戶(hù)工作。

　　第三階段：項(xiàng)目建設(shè)階段

　　1、系統(tǒng)安裝與初始化配置

　　在用戶(hù)OA服務(wù)器上安裝軟件商OA軟件，進(jìn)行初始化設(shè)置，保證軟件商O(píng)A軟件能正常運(yùn)行。

　　2、注冊(cè)用戶(hù)并構(gòu)建組織機(jī)構(gòu)

　　注冊(cè)O(shè)A使用人員，并根據(jù)單位組織機(jī)構(gòu)圖構(gòu)建單位組織機(jī)構(gòu)。

　　3、業(yè)務(wù)流程調(diào)研

　　業(yè)務(wù)流程調(diào)研是實(shí)施中的關(guān)鍵步驟。實(shí)施人員在調(diào)研、分析過(guò)程中首先要從細(xì)著手，了解客戶(hù)各種業(yè)務(wù)的操作流程及其所涉及到的各種單據(jù)，以及單據(jù)在各個(gè)部門(mén)之間是如何傳遞的、各個(gè)崗位人員的職責(zé)是什么、每個(gè)人員干哪些工作等等，也就是說(shuō)調(diào)研要對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)處理了解足夠的細(xì)，只有這樣才能在軟件培訓(xùn)及軟件實(shí)施中有的放矢，制定出詳細(xì)的實(shí)施解決方案及客戶(hù)工作流程。

　　實(shí)施人員還應(yīng)對(duì)軟件的調(diào)研過(guò)程有一個(gè)總體的把握，也就是說(shuō)實(shí)施人員不能僅僅局限于具體業(yè)務(wù)的處理中，而應(yīng)該從總體的業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行分析，把各個(gè)部門(mén)零散的業(yè)務(wù)處理結(jié)合成一個(gè)整體，把各個(gè)斷開(kāi)的業(yè)務(wù)連貫起來(lái)，這就要求實(shí)施人員的思想必須達(dá)到一定的高度，只有這樣才能從宏觀的角度來(lái)把握調(diào)研、分析的進(jìn)程，保證此階段工作順利完成。調(diào)研過(guò)程中要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，根據(jù)提供的標(biāo)準(zhǔn)調(diào)研表單進(jìn)行。流程分析要匹配軟件進(jìn)行，不能一味的分析客戶(hù)的需求，而不考慮客戶(hù)需求所要達(dá)到的目標(biāo)。

　　4、核心模塊定制

　　定制業(yè)務(wù)流程所需各種表單;實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)順暢并滿(mǎn)足實(shí)際需求;實(shí)現(xiàn)文件的有序管理。

　　5、輔助模塊定制

　　完成系統(tǒng)各輔助模塊的定制。

　　6、系統(tǒng)調(diào)試

　　項(xiàng)目小組在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，項(xiàng)目小組進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)性模擬，對(duì)于實(shí)施方案中不合理處，提出解決方案，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　第四階段：切換準(zhǔn)備階段

　　1、最終客戶(hù)培訓(xùn)

　　最終客戶(hù)培訓(xùn)分為領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)及一般用戶(hù)培訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)需要掌握OA系統(tǒng)的基本使用并了解OA系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置;一般用戶(hù)培訓(xùn)需要掌握OA系統(tǒng)的基本使用。對(duì)客戶(hù)進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)過(guò)程可根據(jù)客戶(hù)實(shí)際情況對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容、日期進(jìn)行培訓(xùn)調(diào)整;培訓(xùn)完成后應(yīng)對(duì)客戶(hù)進(jìn)行考核，考核合格方可進(jìn)行系統(tǒng)模塊的模擬操作。

　　2、模擬運(yùn)行

　　用戶(hù)實(shí)際操作OA系統(tǒng)進(jìn)行試用，熟悉OA軟件的使用。以客戶(hù)真實(shí)的業(yè)務(wù)為實(shí)例進(jìn)行并行運(yùn)行。內(nèi)容包括系統(tǒng)可靠性測(cè)試、安全性測(cè)試，數(shù)據(jù)運(yùn)行的正確性測(cè)試等。并行運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、歸納總結(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄形成文檔。模擬運(yùn)行要充分安排客戶(hù)方最終客戶(hù)參與，模擬運(yùn)行盡可能覆蓋客戶(hù)的所有可能的業(yè)務(wù)，避免在系統(tǒng)正式運(yùn)行時(shí)，因?yàn)橐恍┘?xì)節(jié)問(wèn)題而影響系統(tǒng)的整體運(yùn)行。

　　3、項(xiàng)目評(píng)審

　　根據(jù)實(shí)施的具體情況提交項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)報(bào)告。

　　第五階段：項(xiàng)目驗(yàn)收

　　項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)入正常狀態(tài)后，要進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)??項(xiàng)目實(shí)施驗(yàn)收。

　　在項(xiàng)目正式驗(yàn)收之前，實(shí)施工程師需要整理項(xiàng)目實(shí)施文檔、實(shí)施表單等文檔。待準(zhǔn)備工作完成后，實(shí)施工程師向客戶(hù)方提出驗(yàn)收申請(qǐng)，確認(rèn)驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員等，一般地，驗(yàn)收需客戶(hù)方高層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目組全體成員、實(shí)施工程師等參加。

　　驗(yàn)收會(huì)上，需介紹項(xiàng)目實(shí)施的歷程、移交所取得的各階段性成果、并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果做出評(píng)估，最終完成項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，雙方確認(rèn)簽字。

　　注意事項(xiàng)：驗(yàn)收應(yīng)該以實(shí)施方案書(shū)約定的目標(biāo)的是否實(shí)現(xiàn)為準(zhǔn)繩，而不應(yīng)以客戶(hù)所有的需求、問(wèn)題(包括潛在的需求和問(wèn)題)的解決為標(biāo)準(zhǔn)，要記住一個(gè)成功的項(xiàng)目是在預(yù)算的時(shí)間，以預(yù)算的成本與資源，完成預(yù)定的目標(biāo)而不是以無(wú)限的耗費(fèi)去滿(mǎn)足客戶(hù)所有的要求以求做到十全十美。因?yàn)椴豢赡芡ㄟ^(guò)一個(gè)項(xiàng)目能解決客戶(hù)的所有問(wèn)題。

　　以上OA實(shí)施各個(gè)階段是密切相關(guān)的，一個(gè)階段沒(méi)有做好，決不可操之過(guò)急進(jìn)入下一個(gè)階段。值得注意的是，在整個(gè)實(shí)施進(jìn)程中，培訓(xùn)工作是貫徹始終的。前面只是對(duì)第一個(gè)階段的領(lǐng)導(dǎo)層、關(guān)鍵客戶(hù)培訓(xùn)作了介紹。而那些貫穿于實(shí)施準(zhǔn)備、模擬運(yùn)行及客戶(hù)化、切換運(yùn)行、新系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中的有關(guān)培訓(xùn)，如系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)、最終客戶(hù)的培訓(xùn)也都是十分重要的。因?yàn)橹挥袉T工才是系統(tǒng)的真正使用者，只有他們對(duì)產(chǎn)品及所要求的硬件環(huán)境有了一定的了解，才能夠保證系統(tǒng)最終的順利實(shí)施和應(yīng)用。
　　在整個(gè)OA產(chǎn)品實(shí)施過(guò)程中，還需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是：實(shí)施進(jìn)程中角色的逐漸轉(zhuǎn)換，并不是整個(gè)實(shí)施過(guò)程全部由實(shí)施工程師完成，當(dāng)實(shí)施工作進(jìn)行到一定程度的情況下，就要有意識(shí)地切換角色。

　　第六階段：實(shí)施過(guò)程中項(xiàng)目的控制與管理

　　1.項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、進(jìn)程的控制

　　在制訂項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃時(shí)我們都力求盡可能的完善，但在實(shí)施過(guò)程中，總是要隨著項(xiàng)目環(huán)境的變化作一些必要的、局部的調(diào)整，實(shí)施計(jì)劃調(diào)整是需要時(shí)間的，而執(zhí)行調(diào)整后的計(jì)劃，其時(shí)間顯然與最初估計(jì)的時(shí)間是不盡相同的。因此，最大程度上控制這些影響項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度的因素，適應(yīng)環(huán)境的變化才能真正發(fā)揮項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的最大效用。
實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃管理一般包括以下幾點(diǎn)：

　　實(shí)施工程師編制實(shí)施計(jì)劃，并經(jīng)雙方共同討論、批準(zhǔn)、簽字。

　　在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中及時(shí)更新與維護(hù)實(shí)施計(jì)劃，并經(jīng)雙方批準(zhǔn)、簽字確認(rèn)。

　　作出工作小結(jié)，說(shuō)明未完成原因及改進(jìn)建議意見(jiàn)，并經(jīng)雙方批準(zhǔn)、簽字確認(rèn)。

　　控制整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展?fàn)顩r，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行溝通解決。

　　在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，肯定會(huì)出現(xiàn)由于各種人為和不可抗拒的因素造成實(shí)施工作的中斷和實(shí)施進(jìn)度的延誤。對(duì)此，一定要及時(shí)發(fā)現(xiàn)，詳細(xì)分析原因，及時(shí)與客戶(hù)溝通、協(xié)調(diào)，重新調(diào)整人員及計(jì)劃安排。

　　2.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中文檔的管理

　　在OA產(chǎn)品實(shí)施過(guò)程中，由于項(xiàng)目的復(fù)雜性、多方人員的參加以及時(shí)間跨度比較長(zhǎng)等因素的存在，所有與項(xiàng)目有關(guān)的需求、建議、解決方案和結(jié)論以及任何一次的會(huì)議記錄都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，成為項(xiàng)目成果的一個(gè)組成部分，以便查閱、交流和引用。

　　3.實(shí)施后延續(xù)性的問(wèn)題:技術(shù)交接

　　在前面的介紹中，還有一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)一直沒(méi)有提到，那就是實(shí)施過(guò)程中階段性成果的驗(yàn)收，實(shí)施過(guò)程中每個(gè)階段都要提供相應(yīng)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，同時(shí)實(shí)施雙方簽字備案。這樣處理，一個(gè)是一旦發(fā)生實(shí)施變動(dòng)有據(jù)可查，二是為實(shí)施項(xiàng)目結(jié)束后為技術(shù)支持部門(mén)提供詳細(xì)的文檔資料，便于支持人員進(jìn)行后續(xù)的支持工作。

　　總而言之，OA產(chǎn)品的實(shí)施是一個(gè)艱苦的過(guò)程，在產(chǎn)品實(shí)施初期就要正式這些問(wèn)題，借助雙方的誠(chéng)意和決心，才可能實(shí)施成功。