綜合輔導:論企業(yè)信息化建設(shè)中的雙項目管理

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內(nèi)容摘要:企業(yè)信息化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)工程,表面是應用界面和輸出的單據(jù),本質(zhì)卻是企業(yè)運營管理方式的改變。此類項目的失敗,不僅是軟件設(shè)計的問題,還涉及企業(yè)的管理變革和企業(yè)文化問題。充分認識二者的區(qū)別和聯(lián)系對于提高企業(yè)信息化建設(shè)水平意義重大。
 
關(guān)鍵詞:企業(yè)信息化 項目管理 雙項目管理 管理變革 

　　面對激烈的市場競爭,企業(yè)必須根據(jù)外部需求,利用信息化工具,將“變化”扭轉(zhuǎn)成“機遇”,才能夠迅速做出“最佳效益的決策”。企業(yè)的信息化項目中涉及技術(shù)和管理兩個層面的問題。目前人們誤認為這類項目僅是一個信息系統(tǒng)項目,但實際上項目帶來一個新的運營方式,是帶著企業(yè)文化和基礎(chǔ)管理過來的。國外的文獻將生產(chǎn)企業(yè)改擴建過程中包括兩類不同的性質(zhì)的項目相關(guān)方的項目稱為“雙項目”(Bi-project)。本文借助這一概念,論述企業(yè)信息化建設(shè)中項目管理的難點與影響因素。 

　　企業(yè)信息化建設(shè)的雙項目管理的概念與特征 

　　企業(yè)的信息化建設(shè)項目本質(zhì)上包括兩個相對獨立的項目:信息技術(shù)子項目和管理技術(shù)子項目。它們性質(zhì)不同卻相互依賴和影響。實踐表明,管理技術(shù)項目復雜,它的實施狀況在很大程度上影響信息技術(shù)項目的實施。信息技術(shù)項目要求嚴格,不確定性更大,決定了管理技術(shù)項目必須隨之進行調(diào)整。這樣也使兩個子項目之間的沖突和影響加劇。企業(yè)在信息化建設(shè)中要對這兩個子項目進行嚴格的控制,保證整個項目的進度、成本和效果。 

　　雙項目管理是對兩個子項目分別進行管理,并且雙項目中的兩個子項目互相依賴的程度高。信息技術(shù)項目的實施以企業(yè)的管理流程為基礎(chǔ),同時信息技術(shù)項目會打破原有陳舊的管理流程,當要求變革原有的業(yè)務流程時,管理技術(shù)項目就要采取相應的措施。管理技術(shù)項目必須在信息技術(shù)項目開始之前開工,并后完工。因為在進行信息技術(shù)項目之前,就必須做好管理準備。同時,為保證信息系統(tǒng)建設(shè)后的良好運行,管理工作要在信息技術(shù)項目結(jié)束后收尾。信息技術(shù)項目投入了高額的資金,管理技術(shù)工作是依賴子項目并為前者服務。因此,雙項目管理僅僅采用普通項目管理技術(shù)是不夠的,必須注重項目之間的溝通,充分認識風險,將子項目的不確定性降到最小。 

　　企業(yè)信息化建設(shè)雙項目管理中存在的問題 

　　對信息技術(shù)給企業(yè)帶來的影響認識不足。很多企業(yè)在沒有充分理解信息化的意義,也沒有充分考慮信息化建設(shè)的周期、背景等問題時,就進行信息化建設(shè)了。很多項目的失敗都是在狂熱啟動中就留下了失敗的隱患。 

　　對企業(yè)管理組織、業(yè)務流程、人員和責任等方面的變更要求高。企業(yè)要改變原有業(yè)務流程,角色、權(quán)利和責任要隨之變化。信息化建設(shè)在分散責任的同時,加強了集中控制,中層經(jīng)理會因權(quán)力流失而抵制信息化建設(shè)。企業(yè)信息化改變了工作方法和技能要求,如果員工不具備學習的能力或?qū)ψ约簺]有信心,則會抵制。信息化建設(shè)加強了信息和知識的共享,提高了工作的透明度,有些人會因喪失了信息和知識的獨占權(quán)而進行抵制。
 
　　項目管理者缺乏經(jīng)驗。企業(yè)信息化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程,管理者也沒有經(jīng)驗和隱性知識來指導項目工作,對于這種兩類完全不同的,但又相互聯(lián)系的子項目,不知道如何去協(xié)調(diào)控制,對于突發(fā)事件不能做出及時、有效的處理,影響了項目的進度和質(zhì)量。 

　　企業(yè)信息化建設(shè)雙項目管理的影響因素 

　　基礎(chǔ)管理 

　　許多成長型企業(yè)的基礎(chǔ)管理處于一個相對粗放的狀態(tài),它們通常對市場、銷售、采購、裝備等環(huán)節(jié)和資源的關(guān)注,遠遠大于對內(nèi)部生產(chǎn)現(xiàn)場管理的關(guān)注。對于許多企業(yè)來說,信息化建設(shè)是一個管理進化過程,管理基礎(chǔ)如何夯實,十分重要。從信息化的基礎(chǔ)層面看,只有當信息在以數(shù)據(jù)為單位而不是以文檔或者非自然語言為單位進行表達的時候,利用信息化手段來提升管理水平才是現(xiàn)實的,但必須以扎實的基礎(chǔ)管理為后盾。 

　　管理變革 

　　信息技術(shù)項目使組織的主要業(yè)務流程集成化和自動化,在組織內(nèi)共享數(shù)據(jù)和業(yè)務結(jié)果,并能實時產(chǎn)生和共享業(yè)務數(shù)據(jù),所以它幾乎會影響組織中的所有業(yè)務和成員。 

　　業(yè)務流程再造是變革管理的核心內(nèi)容。因為信息技術(shù)的應用重在對業(yè)務流程信息化。業(yè)務流程再造的核心內(nèi)容也集中在企業(yè)文化與人、流程、組織系統(tǒng)和信息技術(shù)這四個方面。這種通過根本性的再思考,對企業(yè)實施的徹底改造,必然對企業(yè)帶來震動,不僅影響員工,也影響管理者,所以面臨巨大的壓力,有可能危急企業(yè)的生存。 

　　企業(yè)文化是再造管理工作的核心。企業(yè)文化就是企業(yè)的行為規(guī)范、規(guī)定、價值觀和信仰。不同的文化塑造不同類型的員工和企業(yè)。在管理變革來到之時,具有優(yōu)秀企業(yè)文化的組織成員會自覺服從企業(yè)的價值觀。人是管理工作的核心,出色的人本管理為組織變革掃除了很大的障礙。 

　　及時有效的溝通 

　　項目成功的關(guān)鍵要素之一便是溝通。在企業(yè)信息化建設(shè)雙項目管理成功的三個主要因素為:項目相關(guān)方的配合程度、變更表達、信息技術(shù)產(chǎn)品和管理技術(shù)對術(shù)語的一致理解。而它們?nèi)恳蕾囉诹鲿车臏贤ㄇ篮土己玫臏贤记?。雙項目管理過程的兩個子項目之間的相互依賴性大,所以溝通尤其重要。實際工作中應注意: 

　　保持信息的完整性。溝通就是信息的傳遞和接收,而信息因人而異,人們會對客觀的數(shù)據(jù)資料進行主觀地篩選、過濾、加工和處理。在信息溝通過程中的障礙使得信息量逐漸減少,因此要盡量消除“信息漏斗”的現(xiàn)象。 

　　制定完整規(guī)范的溝通計劃。完全消除 “信息漏斗”現(xiàn)象并不可能,但是通過建立完整規(guī)范的溝通計劃對于減小“信息漏斗”的危害非常有效。除明確溝通目的、對象、內(nèi)容、方式和時間外,還要建立有效的反饋機制。 

　　加強項目溝通者對雙項目中多學科知識的理解。信息技術(shù)和管理技術(shù)是兩門相對獨立的知識體系。有關(guān)的項目人員應了解一些跨專業(yè)的知識,有助于促進項目溝通,提高項目的成功率。 

　　保持同步進度。在安排信息化的進程時,要根據(jù)里程碑安排溝通點,根據(jù)實施狀況進展及不確定性的減少,及時調(diào)整溝通計劃。 

　　風險管理 

　　風險管理是項目成敗的關(guān)鍵因素,大部分項目管理者已經(jīng)認識到風險管理的重要性,很多學者也提出了項目風險管理過程模型、項目風險管理分析工具等,但項目管理者并沒有完全掌握該類知識,同時他們認為這些風險管理方法對實際的項目管理并不適用,所以很少使用這些方法技術(shù)。 

　　雙項目管理過程存在太多的不確定性。特別是管理層面的子項目,變革帶來巨大的影響,并且依賴于信息技術(shù)項目的方向,使它面臨更大的風險。在雙項目管理過程中,應盡可能全面考慮管理變革中遇到的障礙,做好實施準備工作;針對識別的風險因素和影響大小做多個實施方案,隨著項目的實施,不確定因素減少,此時可以擇優(yōu)選擇方案。 

　　在企業(yè)信息化建設(shè)雙項目管理中,兩個子項目分別屬于信息技術(shù)產(chǎn)品領(lǐng)域和管理技術(shù)領(lǐng)域,并且互相依賴,加大了管理難度。在實施中,要從本質(zhì)上認識信息技術(shù)產(chǎn)品與企業(yè)管理的特征,注重基礎(chǔ)管理,把握企業(yè)的變革方向,進行有效的溝通,從而分析不確定性因素,制定風險管理計劃。項目管理工作者還要分階段總結(jié)項目進展和不同階段的管理重點,有針對性的對兩個性質(zhì)不同的項目進行管理和控制,才能保證雙項目管理的成功,實現(xiàn)信息化建設(shè)目標,提高企業(yè)的核心競爭力。本文提出了信息化建設(shè)中的雙項目管理問題,目的在于強調(diào)管理層面的項目在信息化建設(shè)中的重要作用,對于雙項目影響因素的分析和控制,還有待于進一步探討。 

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