淺析大型國際會(huì)議的進(jìn)度管理計(jì)劃

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大型國際會(huì)議的進(jìn)度管理計(jì)劃

大型國際會(huì)議項(xiàng)目時(shí)間管理又叫大型國際會(huì)議項(xiàng)目工期管理或大型國際會(huì)議項(xiàng)目進(jìn)度管理，是為確保大型國際會(huì)議項(xiàng)目按時(shí)完成所進(jìn)行的一系列管理過程。大型國際會(huì)議項(xiàng)目需要在一定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)完成一定的工作范圍，并使客戶滿意，因此大型國際會(huì)議項(xiàng)目的重要特征之一就是具有具體的時(shí)間期限。為了使項(xiàng)目能夠按時(shí)完成，在大型國際會(huì)議項(xiàng)目開始之前制定一份項(xiàng)目活動(dòng)的進(jìn)度計(jì)劃是非常有必要的。這里的進(jìn)度計(jì)劃就是使項(xiàng)目的每項(xiàng)活動(dòng)的開始和結(jié)束時(shí)間具體化的計(jì)劃。如果沒有這樣的計(jì)劃，將會(huì)增加大型國際會(huì)議項(xiàng)目不能按時(shí)在預(yù)算內(nèi)完成全部工作范圍的風(fēng)險(xiǎn)。

大型國際會(huì)議項(xiàng)目時(shí)間管理就是要采用一定的方法對(duì)大型國際會(huì)議項(xiàng)目范圍所包括的活動(dòng)及其之間的相互關(guān)系進(jìn)行分析，對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)所需要的時(shí)間進(jìn)行估計(jì)，并在大型國際會(huì)議項(xiàng)目的時(shí)間期限內(nèi)合理地安排和控制活動(dòng)的開始和結(jié)束時(shí)間。顯然，這對(duì)保證項(xiàng)目按照時(shí)間期限在預(yù)算內(nèi)完成全部工作范圍具有重要的作用。

大型國際會(huì)議項(xiàng)目時(shí)間管理在理論上可概括為四個(gè)主要過程:

(l)活動(dòng)定義。確定為完成各種項(xiàng)目可交付成果所必須進(jìn)行的各項(xiàng)具體活動(dòng)。

(2)活動(dòng)排序。確定各活動(dòng)之間的依賴關(guān)系，并形成文檔。

(3)活動(dòng)持續(xù)時(shí)間估計(jì)。估算完成單項(xiàng)活動(dòng)所需要的時(shí)間長度。

(4)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃制定。在分析活動(dòng)順序、活動(dòng)持續(xù)時(shí)間和資源需求的基礎(chǔ)上編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。

大型國際會(huì)議項(xiàng)目時(shí)間管理的四個(gè)主要過程即相互影響又相互關(guān)聯(lián)，使得它們?cè)趯?shí)際項(xiàng)目管理中表現(xiàn)出相互交叉和重疊的關(guān)系，很難截然分開。首先，要完成一個(gè)大型國際會(huì)議項(xiàng)目，并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，事先確定實(shí)施項(xiàng)目所需要開展的活動(dòng)，并擬出一份包括所有活動(dòng)的清單無疑是必要的?；顒?dòng)定義就是為了完成這項(xiàng)工作。具體來說，活動(dòng)定義就是對(duì)工作分解結(jié)構(gòu)中規(guī)定的可交付成果或半成品的產(chǎn)生所必須進(jìn)行的具體活動(dòng)進(jìn)行定義，并形成文檔的過程。明確活動(dòng)通常具有預(yù)計(jì)的時(shí)間、預(yù)計(jì)的成本和預(yù)計(jì)的資源需求，并且通?？杉?xì)分成單個(gè)任務(wù)。

這個(gè)文檔就是項(xiàng)目活動(dòng)清單，是活動(dòng)定義的一個(gè)主要成果。對(duì)一些小型項(xiàng)目來說，得到一份完整的項(xiàng)目活動(dòng)清單可能相對(duì)要容易些，一般通過項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員采用“頭腦風(fēng)暴法”進(jìn)行集思廣益就可以生成項(xiàng)目活動(dòng)清單。但對(duì)于更大的、更復(fù)雜的項(xiàng)目，可能難以獲得符合要求的項(xiàng)目獲得清單，這種情況下通常需要采用活動(dòng)分解技術(shù)。

活動(dòng)分解技術(shù)是在項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，將項(xiàng)目工作按照一定的層次結(jié)構(gòu)逐步分解為更小的、更具體的和更容易控制的許多具體的項(xiàng)目活動(dòng)，從而找出完成項(xiàng)目目標(biāo)所需的所有活動(dòng)的技術(shù)?；顒?dòng)定義的主要依據(jù)是大型國際會(huì)議項(xiàng)目目標(biāo)、大型國際會(huì)議項(xiàng)目范圍的界定和大型國際會(huì)議項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)，另外還需要參考各種歷史的信息和數(shù)據(jù)，考慮項(xiàng)目的各種約束條件和假設(shè)前提條件?；顒?dòng)定義的結(jié)果是大型國際會(huì)議項(xiàng)目的活動(dòng)清單，以及有關(guān)項(xiàng)目活動(dòng)清單的支持細(xì)節(jié)等。

活動(dòng)定義以活動(dòng)清單的形式給出了完成大型國際會(huì)議項(xiàng)目所必須進(jìn)行的各項(xiàng)活動(dòng)，這些活動(dòng)在實(shí)際執(zhí)行中必須按一定的順序進(jìn)行，其中一個(gè)原因是一些活動(dòng)的執(zhí)行必須在某些活動(dòng)完成后才能進(jìn)行，因此接下來需要進(jìn)行活動(dòng)排序的工作。活動(dòng)排序就是對(duì)活動(dòng)清單中各項(xiàng)活動(dòng)的相互關(guān)系進(jìn)行識(shí)別，并據(jù)此對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)的先后順序進(jìn)行安排和確定?？梢姡顒?dòng)排序首先必須識(shí)別出各項(xiàng)活動(dòng)之間的先后依賴關(guān)系，這種先后依賴關(guān)系有的是活動(dòng)之間本身存在的、無法改變的邏輯關(guān)系，有的則是根據(jù)需要人為確定的。

一般來說，活動(dòng)排序?qū)顒?dòng)之間依賴關(guān)系的確定，首先應(yīng)分析確定工作之間本身存在的邏輯關(guān)系，在邏輯關(guān)系的基礎(chǔ)上再確定各活動(dòng)之間的人為關(guān)系。