淺析大型國際會議的進(jìn)度管理計劃

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大型國際會議的進(jìn)度管理計劃

大型國際會議項目時間管理又叫大型國際會議項目工期管理或大型國際會議項目進(jìn)度管理，是為確保大型國際會議項目按時完成所進(jìn)行的一系列管理過程。大型國際會議項目需要在一定的時間和預(yù)算內(nèi)完成一定的工作范圍，并使客戶滿意，因此大型國際會議項目的重要特征之一就是具有具體的時間期限。為了使項目能夠按時完成，在大型國際會議項目開始之前制定一份項目活動的進(jìn)度計劃是非常有必要的。這里的進(jìn)度計劃就是使項目的每項活動的開始和結(jié)束時間具體化的計劃。如果沒有這樣的計劃，將會增加大型國際會議項目不能按時在預(yù)算內(nèi)完成全部工作范圍的風(fēng)險。

大型國際會議項目時間管理就是要采用一定的方法對大型國際會議項目范圍所包括的活動及其之間的相互關(guān)系進(jìn)行分析，對各項活動所需要的時間進(jìn)行估計，并在大型國際會議項目的時間期限內(nèi)合理地安排和控制活動的開始和結(jié)束時間。顯然，這對保證項目按照時間期限在預(yù)算內(nèi)完成全部工作范圍具有重要的作用。

大型國際會議項目時間管理在理論上可概括為四個主要過程:

(l)活動定義。確定為完成各種項目可交付成果所必須進(jìn)行的各項具體活動。

(2)活動排序。確定各活動之間的依賴關(guān)系，并形成文檔。

(3)活動持續(xù)時間估計。估算完成單項活動所需要的時間長度。

(4)項目進(jìn)度計劃制定。在分析活動順序、活動持續(xù)時間和資源需求的基礎(chǔ)上編制項目進(jìn)度計劃。

大型國際會議項目時間管理的四個主要過程即相互影響又相互關(guān)聯(lián)，使得它們在實(shí)際項目管理中表現(xiàn)出相互交叉和重疊的關(guān)系，很難截然分開。首先，要完成一個大型國際會議項目，并實(shí)現(xiàn)項目目標(biāo)，事先確定實(shí)施項目所需要開展的活動，并擬出一份包括所有活動的清單無疑是必要的。活動定義就是為了完成這項工作。具體來說，活動定義就是對工作分解結(jié)構(gòu)中規(guī)定的可交付成果或半成品的產(chǎn)生所必須進(jìn)行的具體活動進(jìn)行定義，并形成文檔的過程。明確活動通常具有預(yù)計的時間、預(yù)計的成本和預(yù)計的資源需求，并且通?？杉?xì)分成單個任務(wù)。

這個文檔就是項目活動清單，是活動定義的一個主要成果。對一些小型項目來說，得到一份完整的項目活動清單可能相對要容易些，一般通過項目團(tuán)隊成員采用“頭腦風(fēng)暴法”進(jìn)行集思廣益就可以生成項目活動清單。但對于更大的、更復(fù)雜的項目，可能難以獲得符合要求的項目獲得清單，這種情況下通常需要采用活動分解技術(shù)。

活動分解技術(shù)是在項目工作分解結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，將項目工作按照一定的層次結(jié)構(gòu)逐步分解為更小的、更具體的和更容易控制的許多具體的項目活動，從而找出完成項目目標(biāo)所需的所有活動的技術(shù)?；顒佣x的主要依據(jù)是大型國際會議項目目標(biāo)、大型國際會議項目范圍的界定和大型國際會議項目的工作分解結(jié)構(gòu)，另外還需要參考各種歷史的信息和數(shù)據(jù)，考慮項目的各種約束條件和假設(shè)前提條件?；顒佣x的結(jié)果是大型國際會議項目的活動清單，以及有關(guān)項目活動清單的支持細(xì)節(jié)等。

活動定義以活動清單的形式給出了完成大型國際會議項目所必須進(jìn)行的各項活動，這些活動在實(shí)際執(zhí)行中必須按一定的順序進(jìn)行，其中一個原因是一些活動的執(zhí)行必須在某些活動完成后才能進(jìn)行，因此接下來需要進(jìn)行活動排序的工作?；顒优判蚓褪菍顒忧鍐沃懈黜椈顒拥南嗷リP(guān)系進(jìn)行識別，并據(jù)此對各項活動的先后順序進(jìn)行安排和確定?？梢?，活動排序首先必須識別出各項活動之間的先后依賴關(guān)系，這種先后依賴關(guān)系有的是活動之間本身存在的、無法改變的邏輯關(guān)系，有的則是根據(jù)需要人為確定的。

一般來說，活動排序?qū)顒又g依賴關(guān)系的確定，首先應(yīng)分析確定工作之間本身存在的邏輯關(guān)系，在邏輯關(guān)系的基礎(chǔ)上再確定各活動之間的人為關(guān)系。