項(xiàng)目管理只是行政工作嗎

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  我確信項(xiàng)目管理工作不只是一項(xiàng)行政工作，但是，項(xiàng)目經(jīng)理的角色中行政管理的角色占多大的比重呢？
    問(wèn)：項(xiàng)目經(jīng)理的角色中行政管理的角色占多大的比重呢？

    我正在考慮將注意力轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目管理上來(lái)。我關(guān)心的是，似乎大多數(shù)我認(rèn)識(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理都把大量的時(shí)間花費(fèi)在了行政文書(shū)工作的處理上。我確信項(xiàng)目管理工作不只是一項(xiàng)行政工作，但是，項(xiàng)目經(jīng)理的角色中行政管理的角色占多大的比重呢？

    答：一般來(lái)說(shuō)，行政管理工作的界定應(yīng)該是更多的從工作與項(xiàng)目關(guān)系的角度，而不是從工作類(lèi)型的角度。

    我知道有很多項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)對(duì)你的意見(jiàn)表示贊同，行政管理工作似乎占據(jù)了他們大多數(shù)的時(shí)間。然而，坦誠(chéng)的說(shuō)，所謂的行政管理工作是從旁觀者的角度來(lái)看，換句話說(shuō)至少是這樣。一個(gè)人眼中枯燥無(wú)味的行政管理工作對(duì)于另一個(gè)人來(lái)說(shuō)可能是項(xiàng)目控制的一個(gè)至關(guān)重要的組成部分。

    對(duì)行政管理工作的界定可謂仁者見(jiàn)仁，智者見(jiàn)智。一些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為，只要工作中出現(xiàn)了文件，就是一項(xiàng)行政管理工作。還有一些人可能認(rèn)為要求書(shū)寫(xiě)（或打字）的工作是行政管理工作。但是，一般來(lái)說(shuō)，行政管理工作的界定應(yīng)該是更多的從工作與項(xiàng)目的關(guān)系的角度，而不是從工作的類(lèi)型的角度。

    例如，如果你所在的部門(mén)要求你遞交某種類(lèi)型的報(bào)告，報(bào)告的內(nèi)容不是以項(xiàng)目為核心，你可能會(huì)說(shuō)這是一項(xiàng)行政管理工作。你可能還會(huì)參加其它與項(xiàng)目無(wú)關(guān)的活動(dòng)，比如說(shuō)對(duì)新員工的面試、填寫(xiě)調(diào)查表以及回答管理層關(guān)于信息的詢問(wèn)等，這些工作同樣也會(huì)被看成行政管理工作。但是，盡管有一些工作從表面上看是行政管理工作，實(shí)際上卻不是。

    項(xiàng)目管理快速說(shuō)明

    一般來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目的全面成功負(fù)有責(zé)任。他（她）要領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目小組對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行說(shuō)明和計(jì)劃，然后對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控和控制，直到項(xiàng)目成功完成。這要包括管理范圍、事項(xiàng)以及質(zhì)量等。請(qǐng)注意，一般的行政管理工作并不是這個(gè)簡(jiǎn)單說(shuō)明中的一部分。

    此外，項(xiàng)目小組有可能向項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行報(bào)告，也有可能不向項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行報(bào)告。項(xiàng)目小組的成員可能會(huì)向其它的管理人員報(bào)告一些事情，例如工作表現(xiàn)回顧，而會(huì)向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)他們的工作量。而在一些公司中，小組成員要直接向項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行報(bào)告。

    然而，不管是哪種情況，項(xiàng)目經(jīng)理都必須同時(shí)擔(dān)負(fù)起人員管理的職責(zé)。這包括一些軟的技巧，例如傾聽(tīng)、提供反饋、感情投入以及提供領(lǐng)導(dǎo)力等。

    這是工作的全部

    正如我前面曾經(jīng)提到過(guò)的，有很多項(xiàng)目管理工作看上去是行政管理工作，但是它們對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，因此把它們稱(chēng)為項(xiàng)目經(jīng)理的工作是再正確不過(guò)的了。下面就是一些例子：

    處理狀況報(bào)告：很多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為狀況報(bào)告屬于行政管理工作的范疇。我認(rèn)為項(xiàng)目報(bào)告直接屬于項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限范圍之內(nèi)。當(dāng)我擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理的這個(gè)角色的時(shí)候，我會(huì)計(jì)劃出向股東提交狀況報(bào)告的最佳方式，作為整個(gè)溝通和交流計(jì)劃的一部分。對(duì)于我來(lái)說(shuō)，這不是一項(xiàng)行政管理工作，而是我項(xiàng)目管理職責(zé)的一個(gè)基本組成部分。

    更新工作計(jì)劃：我曾經(jīng)開(kāi)導(dǎo)過(guò)討厭更新工作計(jì)劃，認(rèn)為工作計(jì)劃是一項(xiàng)行政負(fù)擔(dān)的項(xiàng)目經(jīng)理。對(duì)于我來(lái)說(shuō)，更新工作計(jì)劃是項(xiàng)目經(jīng)理的一項(xiàng)核心職責(zé)。

    完成項(xiàng)目說(shuō)明：很多項(xiàng)目經(jīng)理只想立刻進(jìn)入工作狀態(tài)，對(duì)于他們來(lái)說(shuō)，計(jì)劃是事后才會(huì)想起的事情，并不是項(xiàng)目的一個(gè)組成部分。對(duì)于我來(lái)說(shuō)，如果項(xiàng)目經(jīng)理把項(xiàng)目說(shuō)明過(guò)程看作是一項(xiàng)行政管理工作，這就暗示著他在項(xiàng)目管理方面的不成熟。計(jì)劃需要進(jìn)行到什么樣的程度是一個(gè)合理的問(wèn)題，但是永遠(yuǎn)不要問(wèn)是否應(yīng)該進(jìn)行計(jì)劃。

    更新項(xiàng)目日志和表格：很多項(xiàng)目需要填寫(xiě)表格，反映范圍變化，或者項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)日志對(duì)各種事項(xiàng)進(jìn)行追蹤。

    管理工作表現(xiàn)回顧：如果項(xiàng)目小組的人員向你進(jìn)行報(bào)告，那么你肯定要做一些相關(guān)的書(shū)面工作。這同你的人員管理

工作直接相關(guān)。

    最后的話

    在項(xiàng)目管理方面，很多工作看上去是行政管理工作，其實(shí)和項(xiàng)目管理或人員管理直接相關(guān)。項(xiàng)目經(jīng)理如果精通這方面的工作，只占用自己一小部分的時(shí)間。然而，如果你不喜歡這類(lèi)工作，項(xiàng)目管理可能并不適合你。
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