項目綜合管理：溝通與協(xié)調(diào)是工程項目管理的有效方法

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現(xiàn)代項目中參加單位非常多,形成了復(fù)雜的項目組織,各單位有不同的任務(wù)、目標和利益,他們都企圖指導(dǎo)、干預(yù)項目實施過程。項目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益更為激烈和不可調(diào)和,而項目管理者必須使各方而協(xié)調(diào)一致、齊心協(xié)力地工作,這就顯示出項目管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要性。

溝通是組織協(xié)調(diào)的手段,是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調(diào)的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。

實際工作中,主要存在的溝通障礙包括語言障礙、知識水平的限制、知覺的選擇性、心理因素的影響、溝通渠道的選擇、組織結(jié)構(gòu)的影響、信息量過大七種障礙。

要克服上述障礙,管理過程中要采用提高溝通效率的技巧與建議:

1、澄清概念。項目經(jīng)理在溝通前要有系統(tǒng)地思考,分析和明確溝通信息,并充分考慮接收者及可能受到該項溝通影響的所有人。

2、進行必要的信息交流?，F(xiàn)代社會變化迅速項目經(jīng)理只有從大量的信息中進行選擇,把有用的和工作密切相關(guān)的信息傳遞出去,才能收到應(yīng)有的效果。

3、確定溝通的目的與目標,進而確定溝通的內(nèi)容。

4、溝通時要考慮一切環(huán)境,包括溝通的的背景、社會環(huán)境、人的環(huán)境以及過去溝通的情況。

5、計劃溝通內(nèi)容時,應(yīng)盡可能取得他人意見,與他人商議,獲得更深入的看法及獲得他人的支持。

6、用語言或非語言準確表達自己的想法。

7、在信息溝通后必須設(shè)法取得反饋,以弄清下屬是否愿意遵循,是否采取了相應(yīng)的行動等。

8、項目經(jīng)理要言行一致,以自己的行動支持自己的想法與說法,而且更有效的溝通是行重于言。

9、做一個“好聽眾”,在聽取他人的陳述時要專心,明確對方說些什么。

工程項目管理中,應(yīng)該著重做好以下各項溝通與協(xié)調(diào)工作:

1. 內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部是項目組織的領(lǐng)導(dǎo)核心。通常,項目經(jīng)理不直接控制資源和具體工作,而是由項目經(jīng)理部中的職能人員具體實施控制,這就使得項目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能人員之間存在界限和協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理的協(xié)調(diào)上作包括:

項目經(jīng)理與技術(shù)專家的溝通。技術(shù)專家往往對基層的具體施上了解較少,只注意技術(shù)方案的優(yōu)化,注重數(shù)字,對技術(shù)的可行性過于樂觀,而不注重社會和心理方面的影響。項目經(jīng)理應(yīng)積極引導(dǎo),發(fā)揮技術(shù)人員的作用,同時注重全局、綜合和方案實施的可行性。

建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。明確各自的工作職責,設(shè)計比較完備的工作流程,明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠道和時間,使大家按程序、按規(guī)則辦事。

建立項目激勵機制。由于項目的特點,項目經(jīng)理更應(yīng)注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如:采用民主的工作作風,不獨斷專行;改進工作關(guān)系,關(guān)心各個成員,禮貌待人;公開、公平、公正地處理事務(wù);在向上級和職能部門提交報告中,應(yīng)包括對項目組織成員的評價和鑒定意見,項目結(jié)束時應(yīng)對成績顯著的成員進行表彰等。

形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍。以項目作為經(jīng)營對象的企業(yè),應(yīng)形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍,這樣盡管項目是一次性的、常新的,但項目小組卻相對穩(wěn)定,各成員之間相互熟悉,彼此了解,可大大減小組合摩擦。

建立公平、公正的考評工作業(yè)績的方法、標準,并定期客觀、慎重地對成員進行業(yè)績考評,在其中排除偶然、不可控制和不可預(yù)見等因素。

2、項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關(guān)系的協(xié)調(diào)依靠嚴格執(zhí)行項目管理目標責任書”。項目經(jīng)理部受企業(yè)有關(guān)職能部門的指導(dǎo),兩者既是上下級行政關(guān)系,又是服務(wù)與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關(guān)系。企業(yè)要對項目管理全過程進行必要的監(jiān)督調(diào)控,項目經(jīng)理部要與企業(yè)簽定責任狀,盡職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實施。

3、項目經(jīng)理部與發(fā)包人之間的協(xié)調(diào),發(fā)包人代表項目的所有者,對項目具有特殊的權(quán)利,要取得項目的成功,必須獲得發(fā)包人的支持。

項目經(jīng)理首先要理解總目標和發(fā)包人的意圖,反復(fù)閱讀合同或項目任務(wù)文件。對于未能參加項目決策過程的項目經(jīng)理,必須了解項目構(gòu)思的基礎(chǔ)、起因、出發(fā)點,了解目標設(shè)計和決策背景,否則可能對目標及完成任務(wù)有不完整的甚至無效的理解,會給工作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預(yù)期要求不同,發(fā)包人將會干預(yù),將要改變這種狀態(tài)。所以,項目經(jīng)理必須花很大力氣來研究發(fā)包人的意圖,研究項目目標。

項目經(jīng)理有時會遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導(dǎo)項目的情況,這是非常棘手的。項目經(jīng)理應(yīng)很好地頃聽這些人的忠告,對他們做耐心的解釋說明,但不應(yīng)當讓他們直接指導(dǎo)實施和指揮相關(guān)組織成員。否則,會有嚴重損害整個工程實施效果的危險。

項目經(jīng)理部協(xié)調(diào)與發(fā)包人之間關(guān)系的有效方法是執(zhí)行合同。

4、項目經(jīng)理部與監(jiān)理機構(gòu)關(guān)系的協(xié)調(diào):項目經(jīng)理部應(yīng)及時向監(jiān)理機構(gòu)提供有關(guān)生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計資料、工程事故報告等,應(yīng)按《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定和施工合同的要求,接受監(jiān)理單位的監(jiān)督管理,搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應(yīng)充分了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、原則,尊重監(jiān)理人員,對其工作積極配合,始終堅持雙方目標一致的原則,并積極主動地工作。在合作過程中,項目經(jīng)理部應(yīng)注意現(xiàn)場簽證工作,遇到設(shè)計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應(yīng)及時得到監(jiān)理人員的認可,并形成面材料,盡量減少與監(jiān)理人員的摩擦。項目經(jīng)理部應(yīng)嚴格地組織施工,避免在施工中出現(xiàn)敏感問題。與監(jiān)理人員意見不一致時,雙方應(yīng)以進一步合作為前提,在相互理解、相互配合的原則下進行協(xié)商,項目經(jīng)理部應(yīng)尊重監(jiān)理人員或監(jiān)理機構(gòu)的最后決定。

5、項目經(jīng)理部與設(shè)計單位關(guān)系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部應(yīng)在設(shè)計交底、圖紙會審、設(shè)計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗收等環(huán)節(jié)與設(shè)計單位密切配合,項目經(jīng)理部應(yīng)注重與設(shè)計單位的溝通,對設(shè)計中存在的問題應(yīng)主動與設(shè)計單位磋商,積極支持設(shè)計單位的工作,項目經(jīng)理部在設(shè)計交底和圖紙會審工作中應(yīng)與設(shè)計單位進行深層次交流,準確把握設(shè)計,對設(shè)計與施工不吻合或設(shè)計中的隱含問題應(yīng)及時予以澄清和落實;對于一些爭議性問題,應(yīng)巧妙地利用發(fā)包人與監(jiān)理工程師的職能,避免正面沖突。

6、項目經(jīng)理部與材料供應(yīng)人關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與材料供應(yīng)人應(yīng)該依據(jù)供應(yīng)合同,充分利用價格招標、競爭機制和供求機制搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部應(yīng)在項目管理實施規(guī)劃的指導(dǎo)下,認真做好材料需求計劃,并認真調(diào)查市場,在確保材料質(zhì)量和供應(yīng)的前提下選擇供應(yīng)人。為了減少資源采購風險,提高資源利用效率,供應(yīng)合同應(yīng)就數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時間和配套服務(wù)等事項進行明確。

7、項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)按分包合同執(zhí)行,正確處理技術(shù)關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系,正確處理項目進度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場管理中的協(xié)調(diào)關(guān)系。項目經(jīng)理部應(yīng)加強與分包人的溝通,及時了解分包人的情況,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,并以平等的合同雙方的關(guān)系支持承包人的活動,同時加強監(jiān)管力度,避免問題的復(fù)雜化和擴大化。

8、項目經(jīng)理部與其他單位關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與其他公用部門有關(guān)單位的協(xié)調(diào)應(yīng)通過加強計劃性和通過發(fā)包人或監(jiān)理工程師進行協(xié)調(diào)。

項目經(jīng)理部與遠外層關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)在嚴格守法、遵守公共道德的前提下,充分利用中介組織和社會管理機構(gòu)的力量。遠外層關(guān)系的協(xié)調(diào)應(yīng)以公共原則為主,在確保自己工作合法性的基礎(chǔ)上,公平、公正地處理工作關(guān)系,提高工作效率,促進社會和諧。

綜上所述,工程項目管理中,協(xié)調(diào)工作涉及面廣且又瑣碎,突出了各專業(yè)協(xié)調(diào)對項目順利實施的重要性,項目經(jīng)理要加強這方面的管理,同時做好每一部分工作,才有可能把問題隱患消滅在萌芽狀態(tài),保證圓滿完成工程項目目標。