IT項目管理向溝通要效率

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項目溝通管理是現(xiàn)代項目管理知識體系中的九大知識領(lǐng)域之一。項目溝通管理把成功所必須的因素——人、想法和信息之間提供了一個關(guān)鍵連接。涉及項目的任何人都應(yīng)準(zhǔn)備以項目"語言"發(fā)送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。項目管理中，因為溝通是一個是個軟指標(biāo)，溝通所起的作用不好量化，而溝通對項目的影響往往也是隱形的。然而，溝通對項目的成功，尤其是IT項目的成功太重要了。本文結(jié)合IT項目的特點談?wù)処T項目中的溝通的特殊意義以及溝通對項目實施效率的影響。

一、IT項目中溝通的特殊意義

　　對于項目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程，就必須進(jìn)行信息溝通。溝通對項目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。沒有良好的信息溝通，對項目的發(fā)展和人際關(guān)系的改善，都會存在著制約作用。溝通失敗是IT項目求生路上最大的攔路虎。常常能聽到的典型例子是某某集團(tuán)耗資幾千萬的ERP項目最終棄之不用，原因是開發(fā)出的軟件不是用戶所需要的，沒提高用戶的工作效率反而增加了工作量，不難看出，造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失敗。當(dāng)一個項目組付出極大的努力，而所做的工作卻得不到客戶的認(rèn)可時，是否應(yīng)該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問題？軟件項目開發(fā)中最普遍現(xiàn)象是一遍一遍的返工，導(dǎo)致項目的成本一再加大，工期一再拖延，為什么不能一次把事情做好？原因還是溝通不到位。

　　通常的項目管理教材將項目溝通的重要性歸結(jié)為四點：

　?。?）決策和計劃的基礎(chǔ)。 項目班子要想作出正確的決策，必須以準(zhǔn)確、完整、及時的信息作為基礎(chǔ)。通過項目內(nèi)、外部環(huán)境之間的信息溝通，就可以獲得眾多的變化的信息，從而為決策提供依據(jù)。

　　（2）組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。在項目班子內(nèi)部，沒有好的信息溝通，情況不明，就無法實施科學(xué)的管理。只有通過信息溝通，掌握項目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學(xué)管理提供依據(jù)，才能有效地提高項目班子的組織效能。

　?。?）建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流，將許多獨立的個人、團(tuán)體、組織貫通起來，成為一個整體。信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系。

　?。?）項目經(jīng)理成功領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。項目經(jīng)理是通過各種途徑將意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級人員就不能正確理解和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，項目就不能按經(jīng)理的意圖進(jìn)行，最終導(dǎo)致項目混亂甚至項目失敗。因此，提高項目經(jīng)理的溝通能力，與領(lǐng)導(dǎo)過程的成功性關(guān)系極大。
除以上四點外，根據(jù)IT項目的特點，IT項目溝通的重要性還體現(xiàn)在下面兩點：

　?。?）信息系統(tǒng)本身是溝通的產(chǎn)物。軟件開發(fā)過程實際上就是將手工作業(yè)轉(zhuǎn)化成計算機程序的過程。不像普通的生產(chǎn)加工那樣有具體的有形的原料和產(chǎn)品，軟件開發(fā)的原料和產(chǎn)品就是信息，中間過程間傳遞的也是信息，而信息的產(chǎn)生、收集、傳播、保存正式溝通管理的內(nèi)容。可見，溝通不僅僅是軟件項目管理的必要手段，更重要的，溝通是軟件生產(chǎn)的手段和生產(chǎn)過程中必不可少的工序。

　　（6）軟件開發(fā)的柔性標(biāo)準(zhǔn)需要溝通來彌補。軟件開發(fā)不像加工螺釘、螺母，有很具體的標(biāo)準(zhǔn)和檢驗方法。軟件的標(biāo)準(zhǔn)柔性很大，往往在用戶的心里，用戶好用是軟件成功的標(biāo)準(zhǔn)，而這個標(biāo)準(zhǔn)在軟件開發(fā)前很難確切地、完整地表達(dá)出來。因此，開發(fā)過程項目組和用戶的溝通互動是解決這一現(xiàn)實問題的唯一辦法