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項目經(jīng)理的“陰謀詭計”
Sam是一家電腦制造企業(yè)的信息化項目經(jīng)理,幾年來大大小小的IT項目也做了不少,從最開始的費力不討好,到現(xiàn)在的合作愉快,Sam經(jīng)歷了一個漫長而痛苦的過程,從一個單純的技術人員逐漸成長為一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理。
完勝
剛剛參加完為市場部開發(fā)的“營銷費用管理平臺”的驗收會,在會上,市場部的領導對該項目的實施效果大加贊賞。項目順利通過驗收,可謂“完勝”,Sam心情大好。
經(jīng)過3個月的系統(tǒng)試運行,市場部數(shù)額龐大的營銷費用變得清晰了——每一筆費用都可以準確追溯到預算、計劃、執(zhí)行、報銷各步驟的具體情況(如圖1所示),同時還可以看到該筆費用在執(zhí)行過程中與各方簽訂的合同情況;并且系統(tǒng)還記錄了每個步驟的修改、變更以及相關人員的審核審批記錄。
一旦審核人員發(fā)現(xiàn)疑點,可以輕松追查到所有相關的責任人,以前讓人頭痛的費用管理變得不那么可怕了,相反可以為管理者提供清晰可靠的決策依據(jù),幫助管理者隨時掌握營銷費用的使用情況,再結合銷售部門的銷售數(shù)據(jù),可以準確了解投入的營銷費用對銷售業(yè)績作出的貢獻。
翻開手中的驗收報告,Sam的思緒不由得飄回了半年前剛接到項目的時候,那時的心情可遠沒有現(xiàn)在的輕松呀。
緣起
從CIO那里接下為市場部開發(fā)費用管理系統(tǒng)的任務后,Sam回到辦公室,翻出了以前的項目檔案。原來3年前開發(fā)部曾經(jīng)為市場部開發(fā)過一個類似的系統(tǒng),但是由于當時正趕上公司的業(yè)務方向調(diào)整和組織結構變動,導致了系統(tǒng)剛剛上線即面臨下馬的窘?jīng)r。
究其原因,很大程度上是因為當時的系統(tǒng)設計不夠靈活,流程都是固化在程序里,根本無法適應業(yè)務的調(diào)整,而重新修改代碼的代價又太高,工期也無法保證,所以只好選擇放棄。
放下手中的項目檔案,Sam感到壓力重重。市場部是公司的“消費大戶”,每年在市場營銷上的投入高達幾千萬,然而市場部卻是公司唯一沒有成功實施信息系統(tǒng)的部門,一直靠人工的方式來管理龐大的營銷費用,整個市場部沒有誰能說得清這么多錢到底花在了哪里,是否獲得了預期的效果,有沒有被挪用和浪費,甚至被貪污。
從當前費用管理的情況來看,存在著業(yè)務流程混亂,計劃變更頻繁,合同管理松散,費用報銷嚴重滯后,工作效率低下等諸多問題;總部對各分公司的費用管理和控制基本處于半失控的狀態(tài),沒有什么手段和依據(jù)來限制分公司對營銷費用的使用;對營銷費用的投入和收效知之不詳,制定費用預算時往往只能“跟著感覺走”,沒有切實可信的數(shù)據(jù)可供參考。
眼前狀況堪憂,前方荊棘密布,Sam犯了難,這個項目到底該怎么做呢?
謀定
考慮再三,Sam決定先分析項目的整體情況,再決定如何推進,“謀定而后動”,盡量減低項目風險,避免失敗。經(jīng)過一番深思熟慮之后,初步的項目推進方案出爐了。
首先,明確項目定位。
市場部作為公司營銷策略的制定者和執(zhí)行者,其營銷行為的成功與否,對整個供應鏈的銷售、生產(chǎn)、采購等環(huán)節(jié)都有著直接或間接的影響,其重要性毋庸置疑。市場部本身的業(yè)務繁多,包括營銷策略的制定、市場公關、創(chuàng)意企劃、費用管理等等,從信息化的難易程度、緊迫性和重要性來看,對數(shù)額巨大的營銷費用的監(jiān)管和控制無疑是重中之重。因此,項目的切入點應當首選“營銷費用管理”這塊業(yè)務。
根據(jù)目前信息化的發(fā)展趨勢和業(yè)務需要,Sam將項目定義為“市場營銷費用管理平臺”,
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