淺談軟件項目的溝通管理

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1項目概況
江西某高校為了響應國家信息化號召，決定開發(fā)一個校務通管理平臺。校務通管理是對學校教務和教學活動進行綜合管理的平臺系統，是一個學校和地區(qū)教育信息化的基礎信息平臺，它要完成管理層、教師、學生、家長等日常工作、學習、管理、咨詢等任務。建設的總目標是爭取建立一個高校資源一體化和標準化的統一平臺，實現高校信息資源的高度共享和充分利用，提高學校工作效率規(guī)范學校的工作流程，便利校內外的交流，實現高校業(yè)務電子化、服務規(guī)范化，提高高校競爭力。該項目規(guī)模龐大，包括通用功能和學校日常管理功能。通用功能包括辦公自動化系統、bbs、人事管理等功能，學校日常管理包括招生、教務管理、學生管理、教師輔助管理等。牽涉的項目干系人眾多，有省高招辦、考生家長、考生、教師、學生等等。

2軟件項目溝通重要性
軟件項目開發(fā)的項目管理目的是為了使得項目能夠在預定的時間、成本、范圍內達到預定的質量。項目管理涉及到成本管理、時間管理、范圍管理等目標性管理，同時還牽涉到質量管理、風險管理、采購管理、溝通管理、人力資源管理、集成管理，但是由于軟件項目的特殊性，軟件項目和其他項目相比有很多的不同，軟件是邏輯實體，本質上無形、看不見、難監(jiān)控，軟件的質量問題基本上是人為差錯引起的。而有效溝通也是防止人為差錯的一個重要因素。此外，項目管理中的時間、成本、質量、人力、風險、采購也很大一部分工作是與人的溝通，所以應該在軟件開發(fā)中高度重視溝通管理。
PMBOK指南把項目溝通管理定義為一個包括保證及時與恰當地生成、搜集、傳播、存儲檢索和最終處置項目信息所需的過程。它在人員與信息之間提供取得成功所必需的關鍵聯系。
在項目進行過程中，溝通一直是一個比較大的困難。通常，溝通的主要目的是為了解決下列問題：
●讓項目成員準確地了解執(zhí)行項目的具體方法；
●讓項目成員清楚地知道項目的整體計劃以及每個成員在項目中所承擔的具體任務；
●讓項目組成員獲得完成其工作所需的必要幫助；
●項目經理能夠清晰、準確、及時地掌握項目的進展情況以及每個成員的工作進度；
●項目計劃的必要變更可以及時地讓項目團隊的所有成員了解；
●項目的實際執(zhí)行數據可以被準確地收集并統計匯總作為決策參考。

3軟件項目溝通中存在的問題及對策
1）被動式、應付式溝通，隨意而行、混亂無序。原因是沒有建立清晰的溝通模式，成員不知道自已的溝通職責。解決措施：建立溝通管理計劃。溝通計劃決定項目相關人員的信息和溝通需求：誰需要什么信息、什么時候需要、怎么獲得、選擇的溝通模式。
2）質量保證人員和開發(fā)人員溝通往往存在敵對情緒。原因質量保證人員的工作是發(fā)現程序中的問題，并且質量保證人員可以越級上報開發(fā)人員的錯誤，這樣使得質量保證組和開發(fā)組有一種天然的對立情緒。解決措施：質量保證人員應該清晰的認識工作的性質，采取妥當的方法。在開始前，要與項目經理及相關人員交流，耐心協調和指導項目組人員，確認相應的規(guī)范，發(fā)現問題后，要及時和項目經理溝通，爭取合理解決問題，不要輕易上報，因為輕易上報會產生不和諧的因素。此外在溝通時，可以質量保證組和開發(fā)組都選出一個擅長溝通的人，通過他們進行間接溝通。
3）會議過多、冗長。原因會議溝通是一種非常有效的溝通方式，團隊進行溝通時過多采用會議的形式。解決措施：建立例會制度，放棄可開可不開的會議，在會議之前事先應明確會議議程和討論的問題，可以讓參會人員提前做準備；在會議之前將會議資料發(fā)到參會人員。對于需要有背景資料支持的會議，應事先將資料發(fā)給參會人員，以提前閱讀，直接在會上討論，可以有效地節(jié)約會議時