綜合管理之IT項(xiàng)目管理之范圍的管理

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1，項(xiàng)目范圍的概念
　　做過項(xiàng)目的人可能都會有這樣的經(jīng)歷：一個(gè)項(xiàng)目做了很久，感覺總是做不完，就像一個(gè)“無底洞”。用戶總是有新的需求要項(xiàng)目開發(fā)方來做,就像用戶在“漫天要價(jià)”，而開發(fā)方在“就地還錢”。實(shí)際上，這里涉及到一個(gè)“范圍管理”的概念。項(xiàng)目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來決定的。項(xiàng)目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。因此在這里，范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項(xiàng)目范圍，即為交付具有規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作?？紎試/大在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認(rèn)可的形式表達(dá)出來，比如文字、圖表或某種標(biāo)準(zhǔn)，能被項(xiàng)目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎(chǔ)之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說產(chǎn)品范圍決定項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目范圍管理是指對項(xiàng)目包括什么不包括什么的定義和控制的過程，這個(gè)過程用于確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和利益相關(guān)者對作為項(xiàng)目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個(gè)共同的理解。項(xiàng)目管理最重要也是最難做的一件工作就是確定項(xiàng)目范圍。
　　2，項(xiàng)目范圍管理是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵
　　項(xiàng)目成敗的影響因素很多，其中的許多因素，如用戶的參與、清晰的項(xiàng)目任務(wù)、明確的需求說明以及正確的計(jì)劃工作等都是項(xiàng)目范圍管理的組成要素。美國凱勒管理研究生院的項(xiàng)目經(jīng)理威廉V.黎巴認(rèn)為，缺少正確的項(xiàng)目定義和范圍核實(shí)是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要因素。
　　首先，是企業(yè)一級的責(zé)任——沒有完善的項(xiàng)目管理體系來指導(dǎo)項(xiàng)目的管理。這種情況是最糟糕的，如果是這種原因，那么項(xiàng)目的成敗往往需要靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的管理、領(lǐng)導(dǎo)能力。這種情況項(xiàng)目成功的可能性非常小，大部分項(xiàng)目都是以失敗而告終；
　　第二，是企業(yè)及項(xiàng)目組共同的責(zé)任——對項(xiàng)目沒能制定出清晰規(guī)范的范圍變更控制過程。企業(yè)有管理體系，但不夠完善和規(guī)范，對項(xiàng)目組的變更過程的制定沒能起到有效的指導(dǎo)作用。變更是不可避免的，只要有效地加以管理和控制，同樣可以達(dá)到各方滿意的結(jié)果；
　　第三，是對范圍的定義不夠明確，做不到可量化、可驗(yàn)證程度。很多時(shí)候都是一些定性的要求、而不是定量的，例如“界面友好，可操作性強(qiáng)，提高用戶滿意度”等。類似這些模糊的需求就是導(dǎo)致后續(xù)項(xiàng)目扯皮的根源。項(xiàng)目范圍的明確定義，有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理及系統(tǒng)分析員將起到至關(guān)重要的作用。
　　由以上的論述，可以得出結(jié)論：完善的項(xiàng)目范圍管理是整個(gè)項(xiàng)目最終成敗的關(guān)鍵。所以作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，必須以科學(xué)的態(tài)度和方法來對待和管理好項(xiàng)目范圍。
　　3，怎樣管理好項(xiàng)目范圍
　　既然已經(jīng)認(rèn)識到項(xiàng)目范圍管理是如此重要，那么應(yīng)該怎樣才能管理好項(xiàng)目的范圍呢？從上面的論證過程，可以清楚地看到造成項(xiàng)目范圍不好管理的一些原因，那么要管理好項(xiàng)目范圍就必須對癥下藥，才能管理好項(xiàng)目范圍。首先，必須先了解項(xiàng)目范圍管理的一些科學(xué)過程；然后認(rèn)真按照這些科學(xué)過程進(jìn)行項(xiàng)目的范圍管理。做好項(xiàng)目管理應(yīng)該包含下面過程：啟動、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)及范圍變更控制。下面將詳述如何做好這些過程：
　　3.1啟動過程
　　啟動是指組織正式開始一個(gè)項(xiàng)目或繼續(xù)到項(xiàng)目的下一個(gè)階段。啟動一個(gè)項(xiàng)目首先應(yīng)該從組織整體環(huán)境和戰(zhàn)略計(jì)劃角度考慮，判斷哪種類型的項(xiàng)目會帶來最大的價(jià)值。啟動過程的一個(gè)輸出就是項(xiàng)目章程。項(xiàng)目章程是一個(gè)重要的文檔，這個(gè)文件正式承認(rèn)項(xiàng)目的存在并指明項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目管理。
　　啟動過程明確指定這一過程有一個(gè)重要的輸出文檔——項(xiàng)目章程，項(xiàng)目章程將粗略地規(guī)定項(xiàng)目的范圍，這也是項(xiàng)目范圍管理后續(xù)工作的重要依據(jù)。項(xiàng)目章程中還將規(guī)定項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利以及項(xiàng)目組中各成員的職責(zé)，還有項(xiàng)目其他干系人的職責(zé)，這也是在以后的項(xiàng)目范圍管理工作中各個(gè)角色如何做好本職工作有一個(gè)明確的規(guī)定，以致后續(xù)工作可以更加有序地進(jìn)行。因此，千萬不能忽略項(xiàng)目的啟動過程。第一步就制定出一個(gè)簡單的項(xiàng)目章程具有非常重要的意義。例如，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理無法從利益相關(guān)者那里獲得支持，考|試/大他可以求助于項(xiàng)目章程所一致商定的條款。
　　3.2范圍計(jì)劃過程
　　范圍計(jì)劃是指進(jìn)一步形成各種文檔，為將來項(xiàng)目決策提供基礎(chǔ)，這些文檔中包括用以衡量一個(gè)項(xiàng)目或項(xiàng)目階段是否已經(jīng)順利完成的標(biāo)準(zhǔn)等。作為范圍計(jì)劃過程的輸出，項(xiàng)目組要制定一個(gè)范圍說明書和范圍管理計(jì)劃。
　　古語云：“預(yù)則立，不預(yù)則廢！”。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要想真正管理好項(xiàng)目范圍，沒有必要的技術(shù)和好的方法是肯定不行的。
　　要做好一個(gè)項(xiàng)目首先強(qiáng)調(diào)的就是周密地做好范圍計(jì)劃編制。范圍計(jì)劃編制是將產(chǎn)生項(xiàng)目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項(xiàng)目工作（項(xiàng)目范圍）漸進(jìn)明細(xì)和歸檔的過程。做范圍計(jì)劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規(guī)劃要做的工作，項(xiàng)目章程也是非常主要的依據(jù)，通常它對項(xiàng)目范圍已經(jīng)有了粗線條的約定，范圍計(jì)劃在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步深入和細(xì)化。
　　這個(gè)過程有一個(gè)輸出是范圍說明書，那么范圍說明指的是什么呢？范圍說明是在項(xiàng)目參與人之間確認(rèn)或建立了一個(gè)項(xiàng)目范圍的共識，作為未來項(xiàng)目決策的文檔基準(zhǔn)。范圍說明書中至少要說明項(xiàng)目論證、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目可交付成果和項(xiàng)目目標(biāo)。項(xiàng)目論證是商家的既定目標(biāo)，要為估算未來的得失提供基礎(chǔ)；項(xiàng)目產(chǎn)品是產(chǎn)品說明的簡要概況；考|試/大項(xiàng)目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級別概括表，如：為一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目設(shè)置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機(jī)交互學(xué)習(xí)程序等。任何沒有明確要求的結(jié)果，都意味著它在項(xiàng)目可交付成果之外；項(xiàng)目目標(biāo)是要考慮到項(xiàng)目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測。項(xiàng)目目標(biāo)應(yīng)該有標(biāo)志（如：成本、單位）和絕對的或相對的價(jià)值。盡量避開不可量化的目標(biāo)（如：“客戶的滿意程度”），因?yàn)樗鼘⒆屇愕捻?xiàng)目承擔(dān)很高的風(fēng)險(xiǎn)。
　　范圍管理計(jì)劃又是什么呢？范圍管理計(jì)劃是描述項(xiàng)目范圍如何進(jìn)行管理，項(xiàng)目范圍怎樣變化才能與項(xiàng)目要求相一致等問題的。它也應(yīng)該包括一個(gè)對項(xiàng)目范圍預(yù)期的穩(wěn)定而進(jìn)行的評估（比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少）。范圍管理計(jì)劃也應(yīng)該包括對變化范圍怎樣確定，變化應(yīng)歸為哪一類（當(dāng)產(chǎn)品特征仍在被詳細(xì)描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對必要）等問題的清楚描述。
　　3.3范圍定義過程
　　范圍定義是指將項(xiàng)目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。范圍定義對項(xiàng)目成功非常重要，因?yàn)橐粋€(gè)好的范圍定義可以提高項(xiàng)目時(shí)間、成本以及所需資源估算的準(zhǔn)確性，還可以為項(xiàng)目實(shí)施績效評測和項(xiàng)目控制提供基線，有助于清楚地溝通工作職責(zé)。在這個(gè)過程中，項(xiàng)目組要建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。
　　WBS的建立對項(xiàng)目來說意義非常重大，它使得原來看起來非?；\統(tǒng)、非常模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰下來，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒有一個(gè)完善的WBS或者范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。
　　制定好一個(gè)WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。先將項(xiàng)目成果框架確定下來，然后每層下面再把工作分解，考|試/大這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。另外讓所有項(xiàng)目成員和客戶參與WBS的創(chuàng)建和審查是非常重要的，誰負(fù)責(zé)實(shí)施，誰就應(yīng)該通過制定WBS協(xié)助計(jì)劃過程。
　　3.4范圍核實(shí)過程
　　范圍核實(shí)是指對項(xiàng)目范圍的正式認(rèn)定，項(xiàng)目主要干系人，如項(xiàng)目客戶和項(xiàng)目發(fā)起人等要在這個(gè)過程中正式接受項(xiàng)目可交付成果的定義。
　　這個(gè)過程是范圍確定之后，執(zhí)行實(shí)施之前各方相關(guān)人員的承諾問題。一旦承諾則表明你已經(jīng)接受該事實(shí)，那么你就必須根據(jù)你的承諾去實(shí)現(xiàn)它。這也是確保項(xiàng)目范圍能得到很好的管理和控制的有效措施。
　　3.5范圍變更控制過程
　　范圍變更控制是指對有關(guān)項(xiàng)目范圍的變更實(shí)施控制。主要的過程輸出是范圍變更、糾正行動與教訓(xùn)總結(jié)。
　　再好的計(jì)劃也不可能做到一成不變，因此變更是不要避免的，關(guān)鍵問題是如何對變更如何進(jìn)行有效的控制?？刂坪米兏仨氂幸惶滓?guī)范的變更管理過程，在發(fā)生變更時(shí)遵循規(guī)范的變更程序來管理變更。通常對發(fā)生的變更，需要識別是否在既定的項(xiàng)目范圍之內(nèi)。如果是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)，那么就需要評估變更所造成的影響，考|試/大以及如何應(yīng)對的措施，受影響的各方都應(yīng)該清楚明了自己所受的影響；如果變更是在項(xiàng)目范圍之外，那么就需要商務(wù)人員與用戶方進(jìn)行談判，看是否增加費(fèi)用，還是放棄變更。因此，項(xiàng)目所在的組織（企業(yè)）必須在其項(xiàng)目管理體系中制定一套嚴(yán)格、高效、實(shí)用的變更程序。
　　執(zhí)行好以上項(xiàng)目范圍管理的五個(gè)過程，對項(xiàng)目范圍的管理、控制將是行之有效的！