神州數(shù)碼最佳實(shí)踐之一：向項(xiàng)目管理要效益

神州數(shù)碼最佳實(shí)踐之一：向項(xiàng)目管理要效益
作者：石海東

1.IT服務(wù)的特殊性：簽單越多，有可能虧損越多
神州數(shù)碼自2000年之后，軟件服務(wù)從硬件系統(tǒng)集成中剝離出來，成為一個(gè)獨(dú)立運(yùn)作的業(yè)務(wù)單元。業(yè)內(nèi)的趨勢(shì)已經(jīng)非常明顯，硬件系統(tǒng)集成的利潤快速下滑，而軟件服務(wù)業(yè)務(wù)則被寄予厚望。

然而神州數(shù)碼自專注于軟件服務(wù)業(yè)務(wù)之后，卻發(fā)現(xiàn)面臨一個(gè)完全不同的業(yè)務(wù)規(guī)則。雖然軟件服務(wù)業(yè)務(wù)看起來毛利很高，但實(shí)際上非常難以盈利。項(xiàng)目越簽越多、單子越簽越大，但是出的問題也越來越多，大量的項(xiàng)目陷入嚴(yán)重的困境，項(xiàng)目經(jīng)理苦苦掙扎，但客戶滿意度依然不高，后續(xù)的款很難收回。甚至有的大型項(xiàng)目陷入瀕臨失敗的狀態(tài)，公司高層不斷的出去救火。一兩個(gè)問題項(xiàng)目可能連累整個(gè)公司受到嚴(yán)重影響。

在這種情況下，神州數(shù)碼徹底的從硬件銷售和硬件系統(tǒng)集成的思維中擺脫出來，開始認(rèn)識(shí)到軟件服務(wù)業(yè)務(wù)有其特殊性，軟件服務(wù)業(yè)務(wù)的盈利增長(zhǎng)，并不是依靠市場(chǎng)銷售的“高歌猛進(jìn)”，而是要加強(qiáng)項(xiàng)目管理，將每個(gè)合同的利潤真正做出來。這顯然是神州數(shù)碼的核心任務(wù)并且是一個(gè)長(zhǎng)期的任務(wù)。2004年，神州數(shù)碼總裁郭為先生總結(jié)出“項(xiàng)目管理能力是神州數(shù)碼核心競(jìng)爭(zhēng)力”的結(jié)論，并用“熬中藥”來比喻項(xiàng)目管理能力建設(shè)的長(zhǎng)期性。

2.影響項(xiàng)目盈利的重要因素
項(xiàng)目盈利的影響要素眾多，但所有的IT服務(wù)企業(yè)必須迎接這個(gè)挑戰(zhàn)。2000年神州數(shù)碼成立了專職的項(xiàng)目管理部，對(duì)項(xiàng)目的狀況進(jìn)行了分析。

分析的結(jié)果令人震驚。項(xiàng)目盈利可以簡(jiǎn)單的用項(xiàng)目收入減去項(xiàng)目成本，但項(xiàng)目成本的實(shí)際情況卻有著嚴(yán)重的問題：

從上圖的成本偏差看，項(xiàng)目的成本偏差率分布很廣，正偏差、負(fù)偏差比例都很大。而正偏差并非說明項(xiàng)目情況良好，而是項(xiàng)目預(yù)算明顯高估。

進(jìn)一步的分析發(fā)現(xiàn)，成本偏差的因素非常多，而原因絕對(duì)不是項(xiàng)目組亂花錢。2003年神州數(shù)碼對(duì)成本偏差的原因進(jìn)行了分析，當(dāng)時(shí)排在最前面的五大問題是：

項(xiàng)目范圍定義與管理
項(xiàng)目的估算、預(yù)算、核算過程
項(xiàng)目管控過程
資源管理與資源利用效率
軟件工程技術(shù)與質(zhì)量管理
為解決這些迫在眉睫的問題，神州數(shù)碼自上而下對(duì)項(xiàng)目管理的進(jìn)步花費(fèi)了大量的精力。在過程中，神州數(shù)碼逐漸發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目成功和項(xiàng)目盈利，在很大程度上并不取決于項(xiàng)目經(jīng)理，而是與整個(gè)企業(yè)各層次人員都有密切的關(guān)系。即使項(xiàng)目經(jīng)理很強(qiáng)，但是整個(gè)企業(yè)沒有提供一個(gè)良好的項(xiàng)目管理環(huán)境和體系，項(xiàng)目也很難成功，更何況任何企業(yè)都不能保證每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都具備獨(dú)立完成項(xiàng)目的能力。

3.項(xiàng)目型企業(yè)的每個(gè)層次都需要參與項(xiàng)目管理
神州數(shù)碼是“項(xiàng)目型”的企業(yè)。整個(gè)業(yè)務(wù)就是一個(gè)一個(gè)的項(xiàng)目組成。項(xiàng)目級(jí)的管理——項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組的能力——依然是項(xiàng)目成功的重要因素。但不是全部因素。在項(xiàng)目管控過程中，項(xiàng)目級(jí)的管理是難以解決所有問題的。

比如對(duì)項(xiàng)目成功影響極大的“估算—預(yù)算—核算”過程。項(xiàng)目的估算是極為重要的項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)。估算錯(cuò)誤，計(jì)劃就不準(zhǔn)確，再優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理也無力回天。過去常常覺得“不可思議”的情況就是，項(xiàng)目的標(biāo)的往往很大，甚至一千萬、幾千萬的軟件服務(wù)項(xiàng)目，但最終做下來還是虧損很多。企業(yè)沒有組織級(jí)的估算標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目經(jīng)理“拍腦袋”估算而導(dǎo)致的項(xiàng)目估算不準(zhǔn)確，是導(dǎo)致這種結(jié)局的主要原因之一。

很多行業(yè)建立了很好的組織級(jí)估算的依據(jù)。比如工程建筑行業(yè)，無論是鋪鐵路、挖隧道還是蓋樓盤，企業(yè)都有非常精確的估算數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。甚至國家也有相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，一個(gè)項(xiàng)目，要用多少材料，用什么機(jī)械會(huì)需要多少人工，都有國家級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)。甚至房屋裝修行業(yè)，無論是刷墻漆、鋪地板、改電路，都有企業(yè)規(guī)定的估算標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場(chǎng)的工長(zhǎng)只需根據(jù)企業(yè)估算標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行計(jì)算就可以了。

相反在科技含量較高的軟件服務(wù)行業(yè)，神州數(shù)碼當(dāng)時(shí)并沒有組織級(jí)的估算標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目經(jīng)理還是“拍腦袋”進(jìn)行估算。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)自己個(gè)人的過往經(jīng)驗(yàn)，來推算當(dāng)前項(xiàng)目的工作量與工期。這是相當(dāng)危險(xiǎn)的。因?yàn)橐坏╉?xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)不足，或者項(xiàng)目經(jīng)理的經(jīng)驗(yàn)與當(dāng)前項(xiàng)目不符，就會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的估算偏差。

不僅僅在項(xiàng)目估算環(huán)節(jié)，在其他的眾多關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如項(xiàng)目實(shí)施方法、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與應(yīng)對(duì)、項(xiàng)目范圍管理、實(shí)施過程控制、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等等，項(xiàng)目經(jīng)理都難以獨(dú)自做出好的決定。因此，神州數(shù)碼認(rèn)為，整個(gè)企業(yè)必須構(gòu)建出一套完整的項(xiàng)目管理體系，企業(yè)級(jí)的管理和項(xiàng)目級(jí)的管理需要密切配合，才有可能解決問題。

4.神州數(shù)碼項(xiàng)目管理能力模型

神州數(shù)碼最終建立的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理模型如上圖。神州數(shù)碼認(rèn)為，項(xiàng)目成功依靠?jī)蓚€(gè)層次的項(xiàng)目管理能力：項(xiàng)目級(jí)管理能力、組織級(jí)管理能力。而其中，組織級(jí)管理能力是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)。組織級(jí)的管理能力包括7大方面：

1.關(guān)鍵點(diǎn)控制

項(xiàng)目組需要高層領(lǐng)導(dǎo)幫助的、或者高層領(lǐng)導(dǎo)需要密切關(guān)注的，是一些項(xiàng)目實(shí)施的關(guān)鍵點(diǎn)。包括項(xiàng)目的關(guān)鍵步驟，以及項(xiàng)目組難以解決的突發(fā)事件，如：風(fēng)險(xiǎn)、問題、事故、變更。

通過項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理和高層領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)溝通諸如“關(guān)鍵步驟”、“風(fēng)險(xiǎn)”、“問題”、“變更”的狀況，以及信息的流轉(zhuǎn)，從而確保項(xiàng)目執(zhí)行的關(guān)鍵要素被掌控。

2.統(tǒng)一的項(xiàng)目管控的方法過程

早期神州數(shù)碼項(xiàng)目經(jīng)理可以自由選擇項(xiàng)目管控的方法和過程，直至神州數(shù)碼認(rèn)識(shí)到這種情況將會(huì)帶來很大的危害。很多嚴(yán)重虧損的項(xiàng)目、或者很壞影響的項(xiàng)目，往往都是由于項(xiàng)目經(jīng)理管控過程的缺失。項(xiàng)目經(jīng)理限于個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和能力，常常做出不合適的判斷，在壓力之下，也容易“偷工減料”，最終導(dǎo)致嚴(yán)重的項(xiàng)目問題。

神州數(shù)碼強(qiáng)有力的統(tǒng)一了項(xiàng)目實(shí)施的管控方法和流程。通過發(fā)布的《項(xiàng)目經(jīng)理手冊(cè)》和項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，項(xiàng)目經(jīng)理及其他相關(guān)崗位都必須按照公司的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，而無論項(xiàng)目經(jīng)理來自何處，有什么樣的經(jīng)驗(yàn)。為了進(jìn)一步落實(shí)公司的體系，神州數(shù)碼設(shè)置了“項(xiàng)目監(jiān)理”職位，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)結(jié)果直接影響到項(xiàng)目獎(jiǎng)金。

3.項(xiàng)目透明化，實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展和績(jī)效

正如戰(zhàn)場(chǎng)指揮官必須隨時(shí)了解下屬部隊(duì)的狀況，高層領(lǐng)導(dǎo)需要掌控項(xiàng)目進(jìn)展與績(jī)效。但往往很多項(xiàng)目是“一團(tuán)迷霧”，項(xiàng)目在如何進(jìn)展？項(xiàng)目是否完成了某項(xiàng)關(guān)鍵工作？項(xiàng)目是否達(dá)到了某個(gè)重要里程碑？項(xiàng)目現(xiàn)在存在什么問題？有沒有影響巨大的風(fēng)險(xiǎn)？顯然，如果項(xiàng)目實(shí)施不能夠做到“透明化”，而是“一團(tuán)迷霧”，高層領(lǐng)導(dǎo)將無法掌握項(xiàng)目進(jìn)展與績(jī)效，無法預(yù)見到問題，只能被動(dòng)接受項(xiàng)目的結(jié)果。

神州數(shù)碼的項(xiàng)目管理體系，要求實(shí)現(xiàn)“五大透明、三大跟蹤”，并通過項(xiàng)目管理軟件固化。項(xiàng)目透明化是神州數(shù)碼項(xiàng)目管理的最重要的、也是最基礎(chǔ)的內(nèi)容。

4.經(jīng)營分析與控制

經(jīng)營分析是所有企業(yè)都高度重視的事情。神州數(shù)碼原先的經(jīng)營控制是以部門為單位，但迅速轉(zhuǎn)變?yōu)橐皂?xiàng)目為單位：如果不知道項(xiàng)目的經(jīng)營情況，部門的經(jīng)營數(shù)據(jù)根本沒有意義。

神州數(shù)碼經(jīng)過多年的建設(shè)，建立了一套完整的項(xiàng)目成本估算、預(yù)算、核算，以及收益和回款的跟蹤的體系。通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)和項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，企業(yè)可以清晰的看到項(xiàng)目的利潤變動(dòng)情況以及變動(dòng)趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)問題和解決問題。

5.資源管理與資源利用效率

對(duì)于神州數(shù)碼這樣IT服務(wù)企業(yè)來說，很大的業(yè)務(wù)是“賣人頭”。資源管理水平直接影響到企業(yè)的利潤。如何更好的分配和協(xié)調(diào)資源，并使得資源利用最大化，是每月都要監(jiān)控的大事。
從宏觀上，神州數(shù)碼要求在項(xiàng)目估算環(huán)節(jié)，通過“資源計(jì)劃”工具，形成項(xiàng)目資源需求的預(yù)算。通過將企業(yè)資源池與項(xiàng)目資源需求的比較，企業(yè)管理層能夠了解資源何時(shí)缺乏、何時(shí)空閑，從而可以做出調(diào)整，化解資源風(fēng)險(xiǎn)，保持資源利用率。
從微觀上，神州數(shù)碼越來越細(xì)的管理資源申請(qǐng)和分配流程，管理層能夠清晰的看到每個(gè)資源在任何一段時(shí)間里面，在哪個(gè)項(xiàng)目中負(fù)責(zé)什么任務(wù)，并能夠記錄資源的技能信息和級(jí)別，從而為微觀上尋求更有效的資源利用。

6.不斷積累項(xiàng)目知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)

項(xiàng)目實(shí)施中，能否不斷積累知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，如項(xiàng)目的估算數(shù)據(jù)，能否不斷優(yōu)化，使得項(xiàng)目估算越來越準(zhǔn)確，是企業(yè)項(xiàng)目管理能力的重要體現(xiàn)。

神州數(shù)碼主要建設(shè)了三個(gè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)庫。第一個(gè)是“估算數(shù)據(jù)庫”，通過積累估算數(shù)據(jù)，提供給項(xiàng)目經(jīng)理企業(yè)級(jí)的估算依據(jù)，提升估算精確度。第二個(gè)是“風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表”，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表的評(píng)估項(xiàng)是多年教訓(xùn)的積累，幫助企業(yè)和項(xiàng)目經(jīng)理評(píng)估項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。第三個(gè)是“項(xiàng)目生命周期庫”，記錄企業(yè)項(xiàng)目實(shí)施的最佳實(shí)踐。項(xiàng)目經(jīng)理可以應(yīng)用企業(yè)同類項(xiàng)目的最佳實(shí)踐，獲得企業(yè)過去的經(jīng)驗(yàn)，提高項(xiàng)目的績(jī)效。

這三個(gè)知識(shí)庫都固化到項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)中，并在項(xiàng)目管控過程中強(qiáng)制使用，起到很好的作用。

5.效果與發(fā)展趨勢(shì)
神州數(shù)碼通過多年的努力，逐步建設(shè)了企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理體系，項(xiàng)目管控過程全部通過項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)固化和自動(dòng)化進(jìn)行，并且形成了比較成熟的項(xiàng)目管理文化，表現(xiàn)在：

項(xiàng)目經(jīng)理比較自覺的遵循企業(yè)的項(xiàng)目管理體系，項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)識(shí)到，采取合理的管控過程，才能夠獲得好的項(xiàng)目績(jī)效，并且樂于將項(xiàng)目透明化，讓高層領(lǐng)導(dǎo)看到項(xiàng)目的進(jìn)展情況，以便讓高層領(lǐng)導(dǎo)幫助自己發(fā)現(xiàn)和解決項(xiàng)目問題。
體系建設(shè)比較完整，將整個(gè)企業(yè)各種崗位的工作都囊括進(jìn)去。項(xiàng)目實(shí)施不再是項(xiàng)目組的行為，而是整個(gè)企業(yè)的行為，項(xiàng)目組得到企業(yè)的支持更加及時(shí)，從而形成了較強(qiáng)的實(shí)施能力。
持續(xù)的進(jìn)行工具建設(shè)，使得項(xiàng)目管理的規(guī)范性得到強(qiáng)化，項(xiàng)目核算精準(zhǔn)，項(xiàng)目各崗位的績(jī)效考核很清晰。同時(shí)，項(xiàng)目組和企業(yè)之間的信息溝通速度更快。
整個(gè)企業(yè)都比較重視項(xiàng)目管理的能力，或者稱作“交付能力”。自上而下都將項(xiàng)目管理能力和體系作為企業(yè)經(jīng)營管理的核心工作來看待。
從項(xiàng)目績(jī)效上看，神州數(shù)碼也取得了很大的成效：

1、項(xiàng)目成本偏差率得到了有效控制。至2004年，總體成本偏差率已經(jīng)控制到20%以內(nèi)，這是一個(gè)重要的里程碑，并且還在繼續(xù)小幅降低。

2、嚴(yán)重問題項(xiàng)目大為減少。到2003年，神州數(shù)碼仍然有“嚴(yán)重問題項(xiàng)目”，需要高層領(lǐng)導(dǎo)出面去挽救。2004年后，基本上不再有類似情況，項(xiàng)目成功率和客戶滿意度提高。

進(jìn)入2007年，神州數(shù)碼采取了一些新的措施，最重要的是進(jìn)一步加強(qiáng)“項(xiàng)目透明化”的概念。神州數(shù)碼不僅讓管理層清楚的看到項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展，同時(shí)還要讓客戶也能夠比較清楚的看到項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展，這樣會(huì)帶來一些好的影響：

對(duì)項(xiàng)目干系人和客戶來說，他們不僅僅需要能干的項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組，他們更希望看到在項(xiàng)目組之后有一個(gè)更強(qiáng)大的企業(yè)體系的保障。如同在制造業(yè)，企業(yè)帶領(lǐng)客戶參觀生產(chǎn)車間，借以向客戶證明企業(yè)的生產(chǎn)水平和質(zhì)量控制水平。神州數(shù)碼將自己的項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)開放給客戶，客戶可以進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)時(shí)的了解交給神碼項(xiàng)目的進(jìn)展情況來說，這樣不僅方便了客戶，同時(shí)也讓客戶實(shí)際體會(huì)到神州數(shù)碼“項(xiàng)目生產(chǎn)線”的良好管理，使得神州數(shù)碼區(qū)別于競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，贏得客戶的信任和更高的價(jià)格。
神州數(shù)碼在2007年“基地化開發(fā)”取得了重大成功，改變過去在客戶現(xiàn)場(chǎng)做項(xiàng)目的方式，神州數(shù)碼大部分項(xiàng)目在基地進(jìn)行，客戶現(xiàn)場(chǎng)僅僅是很小的團(tuán)隊(duì)。這種異地模式需要強(qiáng)有力的項(xiàng)目管理，否則不僅項(xiàng)目容易失敗，客戶也根本不放心。多年的項(xiàng)目管理體系建設(shè)及項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)，項(xiàng)目實(shí)施的透明化，為保障這種模式起到了根本的作用。
6.結(jié)束語
神州數(shù)碼這幾年項(xiàng)目管理的變化是IT服務(wù)行業(yè)的一個(gè)縮影。視銳達(dá)公司有幸作為神州數(shù)碼項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)的提供商，并深入?yún)⑴c了神州數(shù)碼企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理體系的建設(shè)，在此將過程的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)逐一總結(jié)出來，形成一個(gè)《神州數(shù)碼項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐系列文章》，為推動(dòng)IT服務(wù)行業(yè)項(xiàng)目管理水平的提高，貢獻(xiàn)一己之力！

文章來源: http://www.visualproject.cn/news/A20070516_1.html

系列二:神州數(shù)碼最佳實(shí)踐之二http://www.leadge.com/publish/html/17470.html

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