培訓(xùn)管理

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 　　隨著現(xiàn)代各行各業(yè)對辦公模式需求的不斷升級、系統(tǒng)化、規(guī)范化、信息化的設(shè)步伐加快，使得新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式得以取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公。無紙化辦公為各大組織和企業(yè)提供了更高效的辦公方式，使得OA系統(tǒng)在市場上的地位逐漸升高，在這同時無紙化辦公已經(jīng)逐漸應(yīng)用到教育培訓(xùn)行業(yè)中，通過培訓(xùn)管理軟件的應(yīng)用，把OA辦公模式帶入教培行業(yè)，讓機(jī)構(gòu)協(xié)作更高效。

　　一、那么在OA辦公管理系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)學(xué)校之前，有哪些問題存在?

　　1、在教職工管理上，無論是機(jī)密文件、重要會議內(nèi)容、通知，培訓(xùn)學(xué)校都是把相關(guān)的內(nèi)容物化于紙上，形成文稿后進(jìn)行打印、復(fù)印，再送到各個部門。這樣在文件印發(fā)、轉(zhuǎn)送、通知等方面不僅浪費了大量的時間、人力和物力，各部門的信息也不能得到及時有效地溝通。

　　2、在對學(xué)員的管理上，通過傳統(tǒng)的方式創(chuàng)建學(xué)生檔案，排課、選課等等，只要學(xué)員一多起來線下就不不能快速協(xié)同辦公，而且由于是紙質(zhì)文件時間一久數(shù)據(jù)無從查證，并且紙質(zhì)文檔保存容易丟失，導(dǎo)致歷史數(shù)據(jù)查詢非常不便，除此之外還不能對有需求的學(xué)員進(jìn)行全過程跟蹤管理。

　　針對以上存在的問題，培訓(xùn)學(xué)校急需將日常工作活動、管理活動、業(yè)務(wù)活動有機(jī)結(jié)合，以便加速工作流程運轉(zhuǎn)，減少重復(fù)工作，提高工作效率;同時還應(yīng)對學(xué)員管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革。OA辦公管理系統(tǒng)為實現(xiàn)培訓(xùn)學(xué)校現(xiàn)代化管理、優(yōu)化工作流程、規(guī)范工作等提供了重要手段，通過用戶組織管理、流程辦理、權(quán)限管理、通知管理等功能，讓各個部門的溝通更加便捷，同時也能對學(xué)員管理更加高效。

　　二、那么對于培訓(xùn)教育的OA辦公管理系統(tǒng)應(yīng)該從哪些方面進(jìn)行選擇呢?

　　正所謂好馬配好鞍，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)選擇什么樣的管理系統(tǒng)才能真正幫助自己解決運營中的問題呢?

　　1、OA管理系統(tǒng)是否滿足機(jī)構(gòu)的適用范圍

　　市場同質(zhì)化的競爭中，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)也存在打著各類空口號，實則功能殘缺不全的產(chǎn)品，因此機(jī)構(gòu)需要明確自己的功能需要，選擇匹配度最高的OA系統(tǒng)。

　　2、管理系統(tǒng)廠商的選擇要以經(jīng)濟(jì)適用為主

　　培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理系統(tǒng)的廠商很多，盡管大牌廠商的OA系統(tǒng)很好用，然而每個廠商研發(fā)的系統(tǒng)側(cè)重點有所不同，因此并不一定適合自己的機(jī)構(gòu)。需要我們在選擇的時候擦亮眼睛，清楚辨認(rèn)各系統(tǒng)之間的差別。

　　3、盡量先親自體驗各類產(chǎn)品，然后做出決策

　　因為跟系統(tǒng)廠商之間存在信息差，盡管有的商家把自己的產(chǎn)品說的花里胡哨，功能齊全，也不一定就滿足你機(jī)構(gòu)的實際需求。一定要貨比多家，親自使用過后方知合不合適。

　　因此在選擇使用OA系統(tǒng)時，可以試用一下看看是否能真正解決自己機(jī)構(gòu)的問題，然如果實在確定不了，那么可以先了解自己機(jī)構(gòu)的需求然后再進(jìn)行選擇，比如以下泛普軟件OA辦公系統(tǒng)對于培訓(xùn)教育機(jī)構(gòu)所提供的的解決方案，對比一下就能知道是否滿足培訓(xùn)機(jī)構(gòu)實際所需。

　　三、OA辦公管理軟件如何解決培訓(xùn)學(xué)校管理當(dāng)中存在的問題?

　　1、在教師職工管理方面的解決方案：

　　A、培訓(xùn)學(xué)校的教師職工可通過在泛普軟件的OA管理系統(tǒng)隨時隨地新建、分派任務(wù)，指定具體的負(fù)責(zé)人，明確任務(wù)期限、任務(wù)描述，以及員工主動新建任務(wù)做自我管理。

　　B、對于分派下去的任務(wù)遲遲沒有反饋不知道進(jìn)展如何的這個問題，在OA辦公系統(tǒng)板塊可實時查看任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，對每個成員的工作量和工作效率做到心中有數(shù)。

　　C、當(dāng)然員工每天的工作有跡可循，制定每天的工作計劃、工作記錄、一天下來的總結(jié)工作，做好教職工自我管理。這樣不但團(tuán)隊中每個人形成自我管理，也能夠方便管理者隨時跟進(jìn)各項教程的進(jìn)度，并給予支持。

　　2、在學(xué)員管理方面的所提供的解決方案：

　　A、同步學(xué)員檔案：和紙質(zhì)化的信息記錄方式不同，學(xué)員電子檔案不僅可以進(jìn)行登記，還能在流程的驅(qū)動下智能追蹤每位學(xué)員的教學(xué)情況。

　　無論是繳費情況、所報專業(yè)/課程、招生老師、課程進(jìn)度等都能通過一張電子表單關(guān)聯(lián)呈現(xiàn)，查詢起來更方便。

　　B、課程分類招生，高速開課：和高校內(nèi)的學(xué)生分班類似，教育機(jī)構(gòu)的學(xué)員常常會根據(jù)所選課程進(jìn)行分班，不同課程開設(shè)周期多長，授課老師是誰，這些信息現(xiàn)在都可以直接通過一條電子流程上報審核。

　　為了更好的跟蹤每項課程的完成情況，泛普將“項目管理”融入其中，每個開設(shè)的課程都是一個待完成的項目，可以進(jìn)行全程跟蹤監(jiān)管。

　　C、快速協(xié)調(diào)排課資源，下達(dá)課表：排課”是學(xué)員、教師、教室等多項資源在時間上的協(xié)調(diào)，高效的排課是教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)完成大規(guī)模培訓(xùn)教學(xué)服務(wù)的重要基礎(chǔ)。但是，線下的人工排課常常因為信息封閉，不能第一時間掌握教室和教師的空余時間錯過有效排課時間，耽誤課程進(jìn)度。而通過泛普軟件OA的電子化系統(tǒng)，可以讓各類資源狀態(tài)透明化，任何時間段都能智能協(xié)調(diào)高效排課。

　　D、線上高效安排考試，使考試和閱都很方便：在教育培訓(xùn)過程中，每項課程一結(jié)束都有詳細(xì)的考試測評。過去，這占據(jù)了授課教師的大量時間，不僅要出卷、閱卷還要統(tǒng)計每個學(xué)員的測試結(jié)果，過程非常麻煩。而線上、線下相結(jié)合的考試方式更有利于教育機(jī)構(gòu)提升考核效率。不僅可以在系統(tǒng)直接制定試題和正確答案，還能對學(xué)員答題進(jìn)行線上審批，快速核準(zhǔn)分?jǐn)?shù)，無需人工。不僅減少教育機(jī)構(gòu)日常教務(wù)的瑣碎管理工作，還全面提升服務(wù)效率。

　　通過OA辦公管理系統(tǒng)的實施，不僅明確員工之間工作職責(zé)，讓員工的時間真正利用起來，而且還增加了領(lǐng)導(dǎo)與員工的溝通工作，減少不必要的誤會，以此增加整個團(tuán)隊的凝聚力;同時對于學(xué)員的管理上更加細(xì)致高效，有靈活的泛普軟件OA系統(tǒng)體系做支撐，無論是線上教育還是線下教育，都能圍繞各種教學(xué)業(yè)務(wù)特征為客戶搭建不同的應(yīng)用場景。最重要的是將學(xué)員、教師、機(jī)構(gòu)三大角色串聯(lián)，以可控、透明、簡單的辦公環(huán)境幫助教育機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)教育問題，全面提升教育培訓(xùn)服務(wù)質(zhì)量。