搜索：非結構化信息管理的核心

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搜索：非結構化信息管理的核心

在過去的10年，我們經過了由信息匱乏到信息過量的轉變。在銷售額過30億的企業(yè)，或市級以上主要政府機構，擁有的IT系統(tǒng)數(shù)量一般會超過10個。這些系統(tǒng)中的信息，包括結構化數(shù)據(jù)，也包括非結構化信息，如多格式的文檔、郵件、網(wǎng)頁等。根據(jù)調查，85%的信息是非結構化的，每三個月增加一倍。在因特網(wǎng)上，每天增加7百萬張新網(wǎng)頁。

知識工作者，面臨著尋找信息的挑戰(zhàn)。根據(jù)調查，知識工作者每天30%的工作時間，用于收集信息；72%的管理者認為，知識沒有在他們的組織得到重復利用。從這些異構、繁雜、豐富的內容中，準確、快速地找到自己所需要的信息，減少信息搜尋時間，能夠創(chuàng)造巨大的價值。

非結構化信息管理的應用熱點

知識管理，有不同的應用點。這些應用點的設計開發(fā)，已經考慮了怎么幫助用戶更好地獲取他所需要的知識。

1) 門戶。門戶應用的核心在于展現(xiàn)和集成。企業(yè)內部所擁有的信息系統(tǒng)的數(shù)量在增多，導致用戶需要登錄和瀏覽多個系統(tǒng)，會浪費時間，亦會耽誤工作事項的及時處理。門戶可以將多個系統(tǒng)的應用點集中在一個界面上。所以，集成是門戶的應用重點。門戶的第二個應用重點是：怎么能夠高效、快捷、多樣、美觀地對內容進行展現(xiàn)，減少程序設計量和改版工作量。

2) 文檔管理。文檔的價值，重在重用。無論是記載了既往的經驗、訣竅、心得、數(shù)據(jù)的工作文檔，還是承載了規(guī)范、方法、工具的工作模版，如果能夠供后來者使用，都能帶來效益和效率的提高。文檔管理亦是知識管理的基礎所在。它看似簡單，但如果以高水準的要求看待文檔管理，并不是容易做的水準高、做的持久。

3) 協(xié)同。要點在知識與業(yè)務過程結合。無論是辦公自動化系統(tǒng)中的文檔，或是營銷系統(tǒng)中的文檔管理，還是產品數(shù)據(jù)管理中的文檔管理，都是將文檔與業(yè)務的運作結合起來，在具體業(yè)務的經營管理中，同步進行知識管理。

4) 社區(qū)。重在隱性知識向顯性知識的轉化。隨著Web 2.0應用的普及化，博客、論壇、問題庫、圈子、人脈網(wǎng)絡等在大型企業(yè)內部的應用，亦逐步增多。由此，企業(yè)的社區(qū)不僅僅是論壇這一個應用。社區(qū)，促進了隱性知識向顯性知識的轉化。

5) E-learning系統(tǒng)。也是企業(yè)知識管理的應用重點之一，使得受制于講師、空間、時間的面授培訓，變成用戶來點播使用的基于網(wǎng)絡的培訓。對于知識性的培訓來說，這不僅有品質的保障，而且大大降低了成本。

上述這些不同的應用，外加企業(yè)內部建設的業(yè)務類、管理類系統(tǒng)，帶來了信息量的膨脹，異構的數(shù)據(jù)。用戶如何從這些系統(tǒng)中獲取所需的信息，所費的時間越來越多。

如何幫助用戶更好地獲取信息？

與企業(yè)內部應用相比，互聯(lián)網(wǎng)站對提高用戶友好性、提高用戶點擊量，傾注的熱情更多。所積累的諸多經驗，形成了系列規(guī)則和約定俗稱的規(guī)范，值得企業(yè)內部知識管理系統(tǒng)學習借鑒。

1) 屬性的廣泛應用。無論是行業(yè)、產品類別、廠商類別等，還是新聞、首頁、置頂、標紅等，這些屬性，作為目錄的補充，其應用使得前臺展現(xiàn)的緯度更加多元化，也使得計算能力得到節(jié)約。

2) Tag的應用。作為Web 2.0應用的符號性應用之一，Tag使得信息分類的顆粒度變得更小、更個性化、更長尾化。

3) 關聯(lián)性的應用。關聯(lián)性效果好的話，可以有效地幫助用戶獲取他所需要的信息，可以增加用戶訪問某一網(wǎng)站或應用系統(tǒng)的點擊量。當用戶在瀏覽某篇文章的時候，系統(tǒng)自動給出與該篇文章相關度高的其他文章的列表，或者給出與此文章相關的內容分類、內容屬性或Tag，可以有效地提高用戶獲取信息的系統(tǒng)友好性。

4) 信息展現(xiàn)方式的改進。將頁面分解為版式、模塊、樣式、信息來源，每塊都可以自定義，這樣使得頁面的樣式改變不需要重寫程序，效率大大提高。

5) 用戶自定義。有了目錄、多樣的屬性、Tag、模版作為基礎，用戶可以自定義自己所關心、所偏愛的內容、樣式，使得系統(tǒng)界面及內容能夠個性化。

上述方法的使用，可以幫助系統(tǒng)管理員，方便地從業(yè)務的視角，來幫助用戶獲取知識。