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OA軟件知識

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如何讓員工愛上OA辦公系統(tǒng)？

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    如何讓員工愛上OA辦公系統(tǒng)？而不是把花費幾萬甚至幾十萬的系統(tǒng)當(dāng)成擺設(shè)，是讓很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)頭疼的問題。
    筆者認(rèn)為，企業(yè)要想讓員工愛上OA辦公系統(tǒng)，可以嘗試先做好以下幾個方面的工作，做好了這些工作，員工愛上公司的OA辦公系統(tǒng)就是“水到渠成”的了。
    第一：首先必須要讓員工明確地知道OA辦公系統(tǒng)是公司最高層十分重視的項目
    “一把手工程”，讓員工不得不愛上OA辦公系統(tǒng)！
    員工只愿意做領(lǐng)導(dǎo)要檢查的事。所以O(shè)A辦公系統(tǒng)一定要讓員工知道，這是公司的“一把手工程”，公司最高層領(lǐng)導(dǎo)一定要在一個非常嚴(yán)肅的會議上強(qiáng)調(diào)自己對該系統(tǒng)的重視程度。
    假如這個項目沒有領(lǐng)導(dǎo)來牽頭，沒有領(lǐng)導(dǎo)來應(yīng)用，那么整個OA辦公系統(tǒng)推廣起來將會缺乏力度，推廣難度會提高不少。
    最高層領(lǐng)導(dǎo)一定要首先帶頭使用OA辦公系統(tǒng)來處理公司事務(wù)。例如，規(guī)定只有通過OA辦公系統(tǒng)提交的報銷流程上，領(lǐng)導(dǎo)才會簽字。規(guī)定以O(shè)A辦公系統(tǒng)上的考勤記錄為準(zhǔn)來計算員工的薪酬。員工如果想要獲得老板的資源傾斜，必須通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行申請。員工想要申請漲工資？好！讓我們先看看OA系統(tǒng)中對你的工作是如何記錄的等等。
    部門中層領(lǐng)導(dǎo)的管理利器，讓員工不得不愛上OA辦公系統(tǒng)！
    由于高層領(lǐng)導(dǎo)一般只管公司戰(zhàn)略，與普通員工接觸較少。在業(yè)務(wù)層面與基層員工頻繁接觸的是廣大的部門中層領(lǐng)導(dǎo)。因此，需要重點對中層領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行應(yīng)用培訓(xùn)，讓他們學(xué)會自己最關(guān)心的和最迫切的應(yīng)用。
    例如，銷售管理部門，員工的客戶拜訪表格要設(shè)計得實用一些，不僅要方便領(lǐng)導(dǎo)查看，還要方便統(tǒng)計。在沒有OA辦公系統(tǒng)之前，銷售部門經(jīng)理如果想要知道銷售人員的業(yè)績情況，需要銷售助理進(jìn)行統(tǒng)計后才能知道。有了OA辦公系統(tǒng)之后，只要增加一筆單子，統(tǒng)計結(jié)果就會自動地更新，真正實現(xiàn)了實時了解市場銷售情況，讓銷售部門經(jīng)理的決策更加地迅速。以前銷售人員之間的客戶歸屬問題，是讓很多銷售部門經(jīng)理頭疼的一個問題，現(xiàn)在通過在OA辦公系統(tǒng)對客戶名稱進(jìn)行唯一性認(rèn)證，這樣就可以在員工確定客戶的歸屬問題的源頭上解決了爭端。以前，如果銷售員突然離職，很多客戶資料可能沒有交接，或者交接地不詳細(xì)，造成了很多客戶資料的流失，新的銷售員接手工作，往往還得重新開拓一遍客戶，費時又費力。有了OA辦公系統(tǒng)，就可以把每一次銷售人員與客戶的溝通記錄詳細(xì)地記錄下來，保持客戶資料的完整性。不用銷售員交接什么，客戶就完美地被繼承了下來。銷售經(jīng)理怎能不愛上OA辦公系統(tǒng)！銷售經(jīng)理這么喜歡OA辦公系統(tǒng)給他工作帶來的便利，就會更加賣力地讓手下的銷售員使用OA辦公系統(tǒng)。
    第二：讓員工意識到OA辦公系統(tǒng)對他們自己的工作及升遷很有幫助
    報銷速度加快，讓員工愛上OA辦公系統(tǒng)！
    “我在外面出差，等我回來再批吧！”出差的領(lǐng)導(dǎo)常常對下屬這么說。如果員工正面對著一個需要緊急處理的事項，這句話無異于噩耗！
    有的員工出差需要資金，可領(lǐng)導(dǎo)出差遲遲不歸，沒有得到審批，就拿不到公司的預(yù)支資金。出差日期到了，員工只能自掏腰包墊付。出差頻繁的員工，往往一個人一個月就給墊付幾千元，差不多等于一個月工資了。
    有了OA辦公系統(tǒng)，各級領(lǐng)導(dǎo)、員工都可以隨時隨地訪問協(xié)同辦公系統(tǒng)。這樣，領(lǐng)導(dǎo)就可以在任何時間、任何地點處理辦公業(yè)務(wù)，提高了事務(wù)處理的效率；同時支持對領(lǐng)導(dǎo)批示意見的原始筆跡保留，滿足公司管理的特殊要求。尤其是泛普EAP平臺上的OA系統(tǒng)，很好地支持移動通訊設(shè)備，例如ipad、iphone及其他智能手機(jī)設(shè)備，讓領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地地審批事項、處理公務(wù)。員工的報銷及請示，不再需要漫長的等待。
    領(lǐng)導(dǎo)出差，不再是不批預(yù)支資金的借口，員工再也不必自行墊付這么高的資金，他怎么能不愛上OA辦公系統(tǒng)？
    重要事項不忘記，讓員工愛上OA辦公系統(tǒng)！
    “不好意思，這幾天太忙，把這事給忙忘記了！”在日常工作中，這是我們經(jīng)常聽到的一句話。不論是真的忙忘記了，還是給自己找一個借口，這都說明需要及時主動地提醒員工需要處理的事項。
    有了OA辦公系統(tǒng)之后，要想忘記什么事情都很難。泛普EAP平臺借助手機(jī)短信、即時通訊工具提醒、郵件等手段，可以把工作任務(wù)的主動推送到當(dāng)事人的手機(jī)或電腦屏幕上，還可以設(shè)置定時提醒功能，能有效地降低當(dāng)事人忘記事情的概率，大大提升了業(yè)務(wù)處理的效率。由于有了即時提醒功能，各個層級的領(lǐng)導(dǎo)可以及時知道需要自己審批的文件，公司審批文件能夠做到即時地上傳下達(dá)，也增強(qiáng)了內(nèi)部的反應(yīng)速度。
    “有了OA辦公系統(tǒng)，我把領(lǐng)導(dǎo)給下的每一個命令都做了協(xié)同處理，增加了提醒功能，再也沒有因為忘記什么事情，挨領(lǐng)導(dǎo)的批評了！因為做事認(rèn)真仔細(xì)，馬上就要升職了哦！我怎么能不愛上OA辦公系統(tǒng)呢？”
    第三：積極的獎勵及懲罰方案
    制度上配合，讓員工愛上OA辦公系統(tǒng)！
    信息化部門與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合，制定相關(guān)規(guī)章制度，明文要求一些公告、文件、政務(wù)必須從協(xié)同辦公管理平臺上進(jìn)行流轉(zhuǎn)，同時切斷原有的、傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)方式。
    例如，考勤管理，必須通過OA辦公系統(tǒng)打卡。報銷流程，公司不再提供紙質(zhì)的報銷單據(jù)，而是通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行在線申報，領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行在線審批，出納只根據(jù)OA辦公系統(tǒng)上的領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)進(jìn)行報銷。請假單也不再提供紙質(zhì)單據(jù)，必須在OA辦公系統(tǒng)上進(jìn)行申報。
    另外，要設(shè)置新的制度條款，讓員工勤快地使用OA辦公系統(tǒng)。例如，可以在公司內(nèi)部增加一個條款，每天待處理協(xié)調(diào)事項不得超過20項。超過了，會得到一定的處罰。
    利用其它策略造勢、形成“圍勢”，“迫使”員工愛上OA辦公系統(tǒng)！
    公司還可以不定期在OA辦公系統(tǒng)上做員工調(diào)查，但事先并不會在線下的任何場合提起這件事，只在OA辦公系統(tǒng)上發(fā)布，且每次調(diào)查只持續(xù)一天的時間。參與調(diào)查的員工可以獲得抽獎的獎品。第一次，抽到獎的員工特別的高興，而沒有抽到獎的員工則很郁悶：為什么我當(dāng)天沒有上OA辦公系統(tǒng)看看？ 第二次，抽到獎的員工特別的高興，而沒有抽到獎的員工則很郁悶：為什么我不能天天上OA辦公系統(tǒng)看看？第三次，或許全體員工都會參與調(diào)查。
    在員工進(jìn)門的顯著位置張貼“你今天OA了嗎？”墻上公告欄里也隨時張貼著“OA使用冠軍表”，提醒員工參與OA辦公系統(tǒng)使用是可以獲得獎品的。部門級公司級各級大會上也要時刻地表示，某項工作已經(jīng)在OA系統(tǒng)上進(jìn)行了詳細(xì)的布置，大家去詳細(xì)了解一下，等等。
    通過這樣一些策略，就可以讓員工從“被動”到“主動”，成為一種工作習(xí)慣。
    OA辦公系統(tǒng)的使用是企業(yè)信息化建設(shè)的一個重要組成項目，是有計劃、有步驟地實施的，不可能一蹴而就。OA使用的好不好，對企業(yè)的經(jīng)營有沒有切實的幫助，不僅僅是信息化部門的事情，而是每一個職能部門，每一位員工的事情。本文中僅僅寫到了一些簡單的處理方法，更多的好辦法還需從實踐中才能找到！
發(fā)布：2007-02-09 14:10    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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