OA辦公系統(tǒng)成功實施應(yīng)采取哪些措施？

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    什么是OA？OA就是“辦公自動化”（Office Automation），指的是公司、企業(yè)辦公工作處理的自動化，它利用先進的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分的信息共享，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高企業(yè)的生產(chǎn)率。然而從過去到現(xiàn)在，很多企事業(yè)單位在OA辦公系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)完成后，并沒有采取有效的措施保障OA辦公系統(tǒng)的推行，甚至引發(fā)了使用者的抵觸，或者只重視系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，忽略了信息化本身對于信息數(shù)據(jù)的需求，忽略了信息的收集、整理與利用，對數(shù)據(jù)、文檔等資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化沒有引起足夠的重視，使OA辦公系統(tǒng)成為空殼，無法順利應(yīng)用實施。那么，應(yīng)該采取哪些措施保障OA辦公系統(tǒng)的成功實施呢？針對以上種種問題，本文擬從制度、數(shù)據(jù)、人員等方面對OA辦公系統(tǒng)的實施提出一些建議。 　　
　　一、建立健全規(guī)章制度，單位領(lǐng)導(dǎo)牽頭推廣，各部門協(xié)調(diào)配合 　　
　　OA辦公系統(tǒng)往往涉及單位各個部門及人員，涉及面較廣，其引入的新的管理理念和模式，很大程度上改變了員工傳統(tǒng)的作業(yè)習慣，在推廣過程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從制度上、人員上加以保證。首先，通過將OA辦公系統(tǒng)的實施制度化，制定OA辦公系統(tǒng)運行的規(guī)定及一整套實施細則，明文要求系統(tǒng)的使用，尤其要切斷非必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)形式；同時，在人員方面，單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭堅持使用，不使系統(tǒng)卡在某些關(guān)鍵的審批環(huán)節(jié)，而各部門之間也要充分協(xié)調(diào)配合，利用OA的信息共享平臺，把行政管理和業(yè)務(wù)實施在OA平臺上開展起來，以促進系統(tǒng)迅速、切實地應(yīng)用起來。 　　
　　二、重視數(shù)據(jù)遷移與數(shù)據(jù)共享 　　
　　信息系統(tǒng)建設(shè)中有一句老話，“三分技術(shù)、七分管理、十二分數(shù)據(jù)”。如今的OA辦公系統(tǒng)建設(shè)的核心，就是要打破傳統(tǒng)的信息孤島現(xiàn)象，對數(shù)據(jù)資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準和建立整個OA辦公系統(tǒng)共享的中心數(shù)據(jù)庫。在OA辦公系統(tǒng)實施推進的過程中，需要整合舊系統(tǒng)遺留的歷史數(shù)據(jù)，存在結(jié)構(gòu)復(fù)雜或不規(guī)范、數(shù)據(jù)量浩大、數(shù)據(jù)不全或者有誤等多種情況，如果不能對這些已有數(shù)據(jù)進行正確的整理和遷移，常常會讓新的OA辦公系統(tǒng)成為空殼，無法支持業(yè)務(wù)的順利開展。而整理數(shù)據(jù)的工作量往往耗時費力，為此，建議成立專門的數(shù)據(jù)項目組、單獨立項、專業(yè)實施。同時，針對企事業(yè)單位存在的一個業(yè)務(wù)部門要同時管理多套信息系統(tǒng)進行信息上報的情況，OA辦公系統(tǒng)作為日常辦公的基本業(yè)務(wù)平臺，允許用戶方便地自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單，和其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合，生成各種統(tǒng)計報表；預(yù)留良好的接口，方便信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，從而能最大限度地減少使用者的重復(fù)勞動。
　　三、充分運用人性化的設(shè)計與管理 　
　　OA辦公系統(tǒng)本身設(shè)計上要增加一些人性化的東西，比如領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，可將一些非關(guān)鍵的流程交由其他崗位掌握進度，在審批的界面可以設(shè)定一些常用的審批語言，以供簡單點擊選擇，從而可以盡量簡化審批流程；比如對于有些使用者在電腦操作上不是很在行，可以配合使用手寫板；在內(nèi)部短信、郵件功能上可以設(shè)定自定義群組，實現(xiàn)短信、郵件有針對性的群發(fā)。而隨著3G移動網(wǎng)絡(luò)的部署，移動OA辦公系統(tǒng)可將原有OA辦公系統(tǒng)上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機，讓用戶可以隨時隨地進行掌上辦公。這些人性化的設(shè)計能讓用戶體會到信息化帶來的便利，從而更樂于接受系統(tǒng)。
　　可以通過分布實施系統(tǒng)進行人性化的管理，從易到難啟動各個功能模塊。先選擇一些最為常用的、非常必要的、容易推廣的功能和設(shè)計相對簡單的工作流程作為初期實施功能，如信息發(fā)布等。而一些復(fù)雜的流程及輔助辦公性質(zhì)的如車輛管理、會議管理、資產(chǎn)管理、圖書管理、辦公用品管理、表單管理等模塊，可以在系統(tǒng)應(yīng)用良好的情況下再逐步地開放給用戶，弱化用戶對新系統(tǒng)的抵觸情緒，以確保實施和推廣的效率。 　　
　　四、要進行全面的用戶培訓(xùn)
　　網(wǎng)絡(luò)化的OA辦公系統(tǒng)使得幾乎人人都可能成為OA辦公系統(tǒng)的用戶，對用戶的培訓(xùn)決定了OA軟件的使用程度，用戶培訓(xùn)是成功實施OA辦公系統(tǒng)的重要因素。培訓(xùn)可采用授課和現(xiàn)場培訓(xùn)的方式進行，針對不同的管理層級（高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶），不同的用戶權(quán)限（系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理）制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。通過對OA理論、OA軟件系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內(nèi)容進行不同層次的培訓(xùn)，使用戶明確OA原理、相關(guān)管理理論和具體的OA實施方法，從而提高人員的技術(shù)水平和素質(zhì)。最重要的是，要通過培訓(xùn)提高全員對實施OA項目根本意義的認識，提高積極性和主動參與意識，提高和增強全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。
　　總而言之，OA辦公系統(tǒng)實施時需要重點關(guān)注的有制度的保證、數(shù)據(jù)的支持，并輔以一些人性化的設(shè)計與管理，實施全面的人員培訓(xùn)，讓OA辦公系統(tǒng)能真正融入企事業(yè)單位日常工作中，達到提高內(nèi)部工作效率、節(jié)約運營成本、規(guī)范企業(yè)管理、提高單位競爭力，加強員工凝聚力的作用。