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OA辦公系統(tǒng)的本質(zhì)就是辦公工具

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的本質(zhì)就應(yīng)該是實(shí)際工作的工具,而不是簡(jiǎn)單的電腦軟件的“扎堆”。OA系統(tǒng)更應(yīng)該是“”整體中的一部分,而不應(yīng)該是一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)或管理軟件。
一、我們實(shí)際工作中經(jīng)常遇到人事行政事務(wù)有哪些?它們?yōu)槭裁磿?huì)繁瑣?但它們?yōu)槭裁春苤匾繎?yīng)該幫助員工做什么?
1,常見(jiàn)的人事行政事務(wù)如“人事招聘,費(fèi)用申請(qǐng),公章資質(zhì)的借用,業(yè)務(wù)公出,會(huì)議室借用,假期管理,合同存檔,文件共享,工作日志,信息交流”等;
2,這些行政事務(wù)之所以繁瑣,是因?yàn)槭滦〉喽s,公司的日常人員配置往往是由一兩個(gè)員工來(lái)管理。每一件事都不大,每一件事獨(dú)立來(lái)看甚至都不會(huì)影響公司的利潤(rùn)與成本大事,但每一件事都不可缺少,每天,每周,每月都在發(fā)生;
3,很多公司領(lǐng)導(dǎo)與管理者并不重視這些行政事務(wù),除了老板會(huì)比較看重“費(fèi)用的申請(qǐng)與報(bào)銷(xiāo)”,只是出于對(duì)“錢(qián)”的擔(dān)心。這樣的領(lǐng)導(dǎo)與管理者往往忽視了“行政商務(wù)事務(wù)工作”對(duì)整個(gè)公司企業(yè)文化建設(shè)的重要性,尤其是對(duì)“員工團(tuán)隊(duì)建設(shè)”以及“員工工作精神風(fēng)貌建設(shè)”的重要性。不要認(rèn)為這是些“虛晃的政治思想工作”,行政事務(wù)工作管理是否到位,直接影響到每一個(gè)員工的工作態(tài)度,如果公司的“費(fèi)用申請(qǐng)審批制度不規(guī)范”,直接的后果就會(huì)讓所有的員工在“營(yíng)銷(xiāo)成本、采購(gòu)成本、生產(chǎn)成本”各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)職業(yè)道德問(wèn)題,如果公司的“公章資質(zhì)、業(yè)務(wù)公出的申請(qǐng)審批管理不規(guī)范”,直接的后果就是“員工不會(huì)把百分百的精力放在公司的工作上”,干私活的多了,客戶(hù)跟進(jìn)的工作少了,企業(yè)的核心利益被忽視了,等等......,所謂小事中見(jiàn)大問(wèn)題;
4,OA辦公系統(tǒng),其作用不外乎兩條,一是規(guī)范員工的工作行為,從小事雜事做起養(yǎng)成“所有員工專(zhuān)業(yè)規(guī)范的工作態(tài)度與作風(fēng)”,增加企業(yè)工作流程的執(zhí)行力,二是幫助行政工作人員與公司管理者“管理這些繁雜事務(wù)”,減少“行政管理人員的工作量與工作難度”。
二,OA辦公系統(tǒng),如何才能達(dá)到規(guī)范“員工工作行為”,減少“行政管理人員的工作量與工作難度”的工具目的呢?
1,必須與實(shí)際工作流程一致。每一項(xiàng)行政事務(wù)工作,都必然遵循“申請(qǐng)—審核批準(zhǔn)—執(zhí)行—確認(rèn)”的一個(gè)過(guò)程,有的是一級(jí)審核,有的是多級(jí)“審核+批準(zhǔn)”,有的是無(wú)需確認(rèn),有的需要執(zhí)行后再確認(rèn),比如“業(yè)務(wù)公出”,外出工作結(jié)束后還得確認(rèn)回來(lái)了。再比如“借用的辦公設(shè)備”,還得確認(rèn)“歸還”了;如果[URL=http://]OA辦公系統(tǒng)[/URL]無(wú)法適應(yīng)每一項(xiàng)事務(wù)工作的實(shí)際工作流程,那就必然與實(shí)際工作脫節(jié),無(wú)法百分百監(jiān)控;
2,必須做到百分百監(jiān)控,如果缺少一個(gè)環(huán)節(jié),輕則“人為記錄”,重則浪費(fèi)“公司資源”,比如“業(yè)務(wù)公出”,如果無(wú)法百分百實(shí)時(shí)監(jiān)控,那某個(gè)員工“因什么外出,什么時(shí)候回來(lái),現(xiàn)在回來(lái)了嗎?接下來(lái)他還有什么別的安排?”管理者都不清楚,必然要浪費(fèi)時(shí)間,或是浪費(fèi)其他員工的時(shí)間精力去追問(wèn)一番,事情一多了,必然耽擱其他員工的手頭工作;
3,必須具備必要的“智能邏輯判斷能力”與“靈活選擇能力”,如果不具備這兩大特點(diǎn)能力,一是無(wú)法幫助員工進(jìn)行簡(jiǎn)單重復(fù)性計(jì)算,比如,“業(yè)務(wù)公出,假期申請(qǐng),會(huì)議室安排”的時(shí)間計(jì)算,“所有申請(qǐng)單據(jù)的狀態(tài)值計(jì)算”比如“申請(qǐng)中,審批中,已經(jīng)審批,已經(jīng)完成”,這都應(yīng)該不需要人為手工來(lái)計(jì)算標(biāo)注,電腦系統(tǒng)最擅長(zhǎng),但如果不具備這些人工智能代碼,那就成擺設(shè)了,還得人來(lái)做;第二就是無(wú)法減少員工的工作量,比如每一項(xiàng)工作在某個(gè)審批環(huán)節(jié)都可能存在多種可能,比如“費(fèi)用申請(qǐng)審批時(shí)”,可能同意也可能不同意,可能需要上級(jí)再批,也可能不需要上級(jí)再批,不同的選擇代表不同的結(jié)果,不同的過(guò)程,如果不能靈活選擇的話(huà),那么出現(xiàn)其它可能是就無(wú)法在系統(tǒng)中同步操作,工作人員就得在系統(tǒng)之外工作,然后再回過(guò)頭在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候補(bǔ)錄,這樣不僅不能減少員工工作量,還會(huì)增加額外工作量,相當(dāng)于一項(xiàng)工作做了兩遍或多遍;
4,必須與實(shí)際工作實(shí)時(shí)同步。很簡(jiǎn)單,不實(shí)時(shí)同步,所有的數(shù)據(jù)與實(shí)際情況就不相符,如果一個(gè)員工把一樣設(shè)備借走,另一個(gè)員工同時(shí)也申請(qǐng)時(shí),就會(huì)引發(fā)矛盾,如果實(shí)時(shí)同步,OA系統(tǒng)就會(huì)及時(shí)通知后面的操作人員,設(shè)備已借走,需要他另想辦法處理,或是等等,或是去協(xié)調(diào),不至于“沒(méi)有了知情權(quán)”,只有“滿(mǎn)肚子怨言”;
5,必須要有適應(yīng)實(shí)際工作的操作方式。每一個(gè)員工都有自己的工作習(xí)慣,每個(gè)人改變自己習(xí)慣時(shí)都會(huì)覺(jué)得難以接受,因此OA系統(tǒng)應(yīng)該有更親和力的操作方式,盡可能讓中的操作方式與實(shí)際工作方式更加接近易于理解;
6,必須要有“更簡(jiǎn)易的升級(jí)方式”,企業(yè)的發(fā)展日新月異,業(yè)務(wù)的需求與實(shí)際的工作情況可能性會(huì)越來(lái)越多,再?gòu)?qiáng)大的軟件系統(tǒng)也不可能保證完全滿(mǎn)足未來(lái)的各種可能。就像人一輩子都在學(xué)習(xí)進(jìn)步一樣,也應(yīng)該具備這種“學(xué)習(xí)即升級(jí)”能力,如果升級(jí)的方式復(fù)雜,總會(huì)跟不上企業(yè)發(fā)展的需要。
三、有了好的,公司還需要具備一些必要的條件:
1,企業(yè)管理者必須要有良好的管理意識(shí),特別是“流程化、精細(xì)化”的管理意識(shí),并為此制訂好相應(yīng)的工作制度標(biāo)準(zhǔn),特別是崗位職責(zé)與工作滿(mǎn)意標(biāo)準(zhǔn);
2,企業(yè)管理者必須要重視“流程”,帶頭做好“遵守流程的典范”,既定流程不能滿(mǎn)足工作要求的,可以完善流程,而不應(yīng)該違反或廢除流程;
3,企業(yè)管理者必須強(qiáng)化“部門(mén)經(jīng)理”的職責(zé),即“工作培訓(xùn)職責(zé)”,應(yīng)該強(qiáng)化要求“部門(mén)經(jīng)理加強(qiáng)本部門(mén)員工的工作內(nèi)容與流程培訓(xùn)”,讓公司全體員工都清楚明白每一項(xiàng)工作的流程,標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的制度規(guī)定,不是全部,不能代替人特別是管理者所有的思想,它只是“一個(gè)工作,一個(gè)平臺(tái)”,只有與“管理者”的管理思想相配合,才能充分發(fā)揮出其強(qiáng)大的作用。
發(fā)布:2007-03-23 14:29    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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