校園一卡通學雜費收繳管理系統(tǒng)和迎新注冊系統(tǒng)解決方案

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    近期，又出現(xiàn)某高校為防止學生拖欠學費扣留學生畢業(yè)證的新聞，對此做法遭到了上級部門和學生的共同反對，但高校的正當利益又如何保證？學生拖欠學費現(xiàn)象在一些高校中較為普及，對學校的財務管理造成了極大的壓力。有沒有更好的有效措施避免或減少學生拖欠學費的現(xiàn)象，這對學校來說不僅具有積極的直接效益，同時還有廣泛的社會效益。校園一卡通的學雜費收繳管理系統(tǒng)和迎新注冊系統(tǒng)在一些學校得到了有效的應用，緩解了資金壓力，提升了財務管理水平，同時解決了迎新工作量大的難題，我們可以通過一些學校應用的成功案例獲得啟發(fā)和借鑒。

    （以下案例摘自《中國教育信息化》2007-05期）

    有效促進學費收取工作，改善學校財務狀況 

    中山大學財務與國資管理處 鄭琦 

    高校學生拖欠學費問題近年來已經(jīng)成為高校財務管理工作中的一個主要問題，部分高校的學費拖欠率達到67%，金額高達3000余萬，已經(jīng)對學校的 財務管理造成了極大的壓力。產(chǎn)生拖欠學費的原因除了部分學生家庭貧困無力繳納學費以外（這部分學生可以申請緩交學費，學校會有備案），另外一個主要原因是惡意拖欠學費，例如：部分學生并非家庭困難，卻故意拖欠學費，將家長提供的學費挪作他用，例如購買手機、電腦等；也有一些家庭困難學生因為“面子”問題而不愿意進行勤工助學和申請助學金，寧愿拖欠學費。一旦存在部分學生拖欠學費而沒有受到有效的措施催繳，原來按時繳納學費的學生甚至會產(chǎn)生“反正拖著不繳學校也不會怎么樣，那我也不繳”的心理，拖欠學費的學生會越來越多。
 
    針對惡意拖欠學費的問題，大部分學校采用的都是畢業(yè)扣押“畢業(yè)證”和“學位證”的方式，這樣做根本無法解決問題，學生即使在畢業(yè)前夕繳納了學費，但是學習過程中拖欠的學費也會造成學校財務緊張，而且，這樣做會產(chǎn)生法律風險，甚至會形成惡性循環(huán)∶沒有畢業(yè)證的學生找不到好工作，沒有收入導致無法補交學費。 

    校園一卡通作為學生在校學習、生活不可缺少的重要媒介，通過在一卡通的使用上設置障礙，可以有效地促進學費收取工作，中山大學現(xiàn)在使用的新中新公司研發(fā)的校園一卡通系統(tǒng)，可以針對惡意欠費停用其電子證件功能而不影響電子錢包的使用，學?？梢栽谝恍┫到y(tǒng)中設定參數(shù)，不接受停用電子證件功能的校園卡使用，例如學期注冊、學生選課、圖書館借閱、免費機房等，通過該項措施，僅針對文理科的研究生就及時催繳了上百萬的學費，下一步將在全校范圍內實行，促進學費收取工作。學?？梢猿浞滞诰蛐@卡的管理功能，從而將收費工作的關口前移，達到非常好的效果。
校園卡電子注冊可以獲得很好的經(jīng)濟效益和社會效益。 

    中南大學信息中心 袁新輝 

    學生注冊是高校學生管理的一項重要的基礎性的工作，只有滿足了學籍管理的要求，交清了全部費用并履行了正常注冊手續(xù)的學生，才能擁有正式學籍，享受學校各項教學資源。學生注冊工作需要教學管理部門、學生管理部門以及財務管理部分等多個職能部門的協(xié)作才能完成，傳統(tǒng)手工注冊方式存在工作量大、效率低、拖延時間長、信息不能共享、準確性差、注冊狀態(tài)無法與教學管理和各類教學資源的使用掛鉤等缺陷，已不能滿足學生注冊工作的要求。
 
    利用校園卡的身份識別功能，以學校數(shù)據(jù)中心為平臺，將學生教學管理系統(tǒng)、收費管理系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等多個業(yè)務系統(tǒng)結合起來，建成基于校園卡的學生注冊系統(tǒng)能有效克服傳統(tǒng)手工注冊方式存在的缺陷，提高學校學生注冊管理水平。 

    1. 直接經(jīng)濟效益分析 

    目前高校學生欠交學費的情況相當嚴重，大部分高校開學時學生欠費比例超過30%，據(jù)媒體報道，華南某高校19818人，欠費竟達9091萬。如何減少學費拖欠現(xiàn)象，保證學費收入及時足額收繳是當前高校財務部門和學生管理部門的一項重要工作。 

    學生欠費的原因比較多，欠費比例高有貧困生的因素，但更多的是由于學生惡意欠費造成的。目前國家加大了貧困學生國家助學貸款的力度，真正貧困的學生可以通過申請國家助學貸款解決學費問題，因此只要措施得力，保障學費拖欠比例低于5%應該是完全可以實現(xiàn)的。 

    由于欠費不能與學籍掛鉤，單純通過全校動員催交學費、對催交學費成績顯著的二級學院給與獎勵、欠費與二級學院經(jīng)費掛鉤等方法，不僅耗費大量的人力物力，實際效果也非常有限。 

    校園卡電子注冊系統(tǒng)建立在數(shù)據(jù)中心的平臺之上，將收費信息直接與學籍信息掛鉤，不符合緩交學費條件的學生如不能按期交清各項費用，將不能注冊，也就不能享受各種教學資源，因而具有很強的約束力，是減少學費拖欠的有力措施。 

    以某大中型高校為例，假設該校有各類學生4萬人，學生平均學費標準為5000元，則應收學費總額為2億元。 

    假設每年開學時的欠費率為25%，實施電子注冊后，同期欠費比例降為5%（假設國家助學貸款額度和到位的時間相同，已獲得助學貸款的同學視為不欠費，則上述欠費率不含助學貸款部分），也就是說，實施校園卡電子注冊后與未實施校園卡電子注冊比較，同期回收的學費拖欠金度為4000萬。 

    學校為保障各項工作的正常運行，在出現(xiàn)資金缺口時，采用向銀行貸款的方式進行融資，設一年期貸款利率為6%，即實施校園卡電子注冊后，同期多回收學費欠款4000萬元，因而可以減少4000萬元的貸款額度，就可以減少為彌補因學費拖欠的資金缺口進行貸款融資的利息支出240萬，該部分資金可以視為校園卡電子注冊的直接經(jīng)濟效益。 

    2. 間接效益分析 

    校園卡的電子注冊系統(tǒng)實現(xiàn)了學籍管理系統(tǒng)、學費管理系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等多個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享，可以極大地減輕各個職能部門工作人員的勞動強度。 

    學院教務員：要保質保量完成學生注冊工作，以前需要從各個職能部門收集最新的信息，逐一審核每個學生的各項注冊條件，對于不滿足注冊條件的學生可能需要進行多次審查，其勞動強度與管理的學生總人數(shù)以及不滿足注冊條件的人數(shù)有關。實施電子注冊后，尤其是實現(xiàn)學生自助注冊后，該項工作所占比重大大降低，從我校實施情況來看，學生自助注冊的比例達80%以上，學院教務員的工作量大大減輕，基本上不需要進行干預了。
學費收費人員：實施電子注冊后，學生拖欠學費的現(xiàn)象大大減少，欠費比例降為5%以后，學費催交的工作就簡單多了，財務人員可以從以前繁重的收費、催交工作中解脫出來，做好其它各項管理工作。同時，不再需要打印大量的欠費通知單，動員各個方面的力量進行學費催交工作，甚至學費收據(jù)的使用量也會大大降低，也就是說，各項成本支出都會大大減少。 

    學生管理部門：實施電子注冊后，學費拖欠現(xiàn)象降低，不交費也同樣享受各項教學資源的現(xiàn)象大大減少，教育資源的公平性得到了體現(xiàn)，學生工作包括學費催繳工作的難度進一步降低了，學生管理部門的工作重點放在甄別貧困學生上，可以更加有效地保障國家助學貸款的及時有效發(fā)放。更加快速有效地確定資助對象，從另一個側面說，可以縮短助學貸款資金到位的時間，進一步減輕了學校學費資金缺口的壓力。 

    3. 社會效益分析 

    拖欠學費的學生在學校教學資源的使用上和按時足額交清了學費的同學完全相同，實際上就侵害了這部分同學的利益，校園卡電子注冊將學費收取和學籍緊密聯(lián)系在一起，不僅有效減少學費拖欠現(xiàn)象，同時也保障了教學資源使用的公平性，也是對學生實施誠信教育的一種有益實踐。 

    校園卡電子注冊系統(tǒng)同時有效地完善了學校學籍管理體系，為學校各項教學管理工作的正常開展提供了有力保障。有助于進一步建立良好的學風校風。 

    因此，校園卡電子注冊在具有很好的經(jīng)濟效益的同時，還具有很好的社會效益。我校自2006年開始啟用校園卡電子注冊系統(tǒng)以來，已經(jīng)在學校各項管理工作的實踐中獲得了很好的效果，得到了各級領導和同學們的支持和好評，我們將在后續(xù)工作中進一步完善這項工作，讓校園卡電子注冊系統(tǒng)發(fā)揮更大的效益。 

    新中新校園一卡通學雜費收繳管理系統(tǒng)、數(shù)字迎新注冊系統(tǒng)簡介： 

    ■ 新中新校園一卡通學雜費收繳管理系統(tǒng) 

    直接提高收繳率，有效防止惡意拖欠學費及助學貸款等現(xiàn)象，為學校解決困擾已久的管理難題。 

    該系統(tǒng)將銀行、學校財務和教務數(shù)據(jù)實時同步，將學生基本信息和繳費情況結合在一起，全面整合財務和教務數(shù)據(jù)，一方面完成學費、住宿費、軍訓費、雜費等的繳納或獎學金、補助的發(fā)放，另一方面為新生報到登記、學生畢業(yè)離校提供繳費信息或信用信息依據(jù)。 

    該系統(tǒng)費用收取可以采用銀校聯(lián)網(wǎng)方式，將各學校教務和財務結合生成收費數(shù)據(jù)，發(fā)送銀行處理，生成學生繳費信息。學?；驅W生可隨時查詢統(tǒng)計繳費信息并依據(jù)信息催促欠費生繳費。采用這一方式大大減輕學校財務處和教務處的工作量，減少差錯，杜絕學生惡意欠費，及時反映學校財務現(xiàn)金流，方便學生家長繳費。 

綜合自助繳費示意圖

    ■ 新中新校園一卡通數(shù)字迎新、注冊、離校系統(tǒng) 

    數(shù)字迎新系統(tǒng)是一個涉及新生入學各個環(huán)節(jié)，面向學校各部門、全體新生及家長的綜合管理信息系統(tǒng)?；谙冗M的網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)共享理念，在參與迎新的各相關部門之間實現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和流動，并明確各部門的責任和業(yè)務管理范圍；在系統(tǒng)運行過程中將學校招生時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)轉換為新生數(shù)據(jù)加入學籍數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了新生數(shù)據(jù)與學籍數(shù)據(jù)的無縫連接，實現(xiàn)了“一站式”的新生入學服務。 

    系統(tǒng)特點： 

    □ 功能全面：迎新系統(tǒng)涵蓋了高校新生入學的各項業(yè)務，全面支持網(wǎng)絡辦公模式。
    □ 先進的管理思想：迎新系統(tǒng)與數(shù)字校園其他系統(tǒng)采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結構，從迎新相關各項業(yè)務數(shù)據(jù)庫中提取數(shù)據(jù)，為迎新工作中龐雜的各項業(yè)務的提供了高度的數(shù)據(jù)共享和流通，實現(xiàn)了新生入學手續(xù)的規(guī)范化，新生數(shù)據(jù)集中管理，各部門實施共享，為學校各管理部門決策支持提供數(shù)據(jù)依據(jù)。
    □ 協(xié)同辦公機制：根據(jù)迎新業(yè)務的特點，采用先進的網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術，在統(tǒng)一的操作平臺上支持各部門協(xié)同辦公。
    □ 便捷的服務體系：系統(tǒng)為學生提供手續(xù)辦理提示，新生和家長可隨時查詢尚需辦理業(yè)務的種類、辦理地點、需要等待時間以及順序要求，方便新生辦理各項入學手續(xù)，從而可以提供更加周到、及時的服務，提高新生和家長對學校的滿意度，加強學校的基礎管理工作。 
    □ 實時的業(yè)務處理調控：支持學校領導和各部門對業(yè)務處理進程進行實時的查詢、統(tǒng)計，便于校方對實際到校人數(shù)、學生情況進行實時監(jiān)控，杜絕新生欠費，加快綠色通道、檢疫等工作的快速處理。
    □ 嚴密的安全保障：系統(tǒng)的操作安全性由網(wǎng)絡登錄驗證、數(shù)據(jù)庫登錄驗證、應用系統(tǒng)使用驗證三級組成，客戶端有分級授權和驗證機制，同時在數(shù)據(jù)傳輸、存儲、備份恢復等過程中保證數(shù)據(jù)的高度安全性，在方便業(yè)務處理的同時保障新生數(shù)據(jù)的安全。 

迎新方案一

迎新方案二

    深圳大學使用了新中新的校園一卡通系統(tǒng)，實現(xiàn)了銀行卡、校園卡兩卡合一，校園卡后臺系統(tǒng)與銀行卡后臺系統(tǒng)緊密捆綁，在銀行卡與校園卡業(yè)務深度融合上獨具特色。
 
    在新生錄取時，系統(tǒng)實現(xiàn)了“批量自動快速發(fā)卡”、“學費自動扣繳”，學生可以同時領到錄取通知書和校園卡，并通過校園卡預繳學費。在新生報到時，“數(shù)字迎新”系統(tǒng)實現(xiàn)了注冊、繳費、建檔、宿舍分配等迎新手續(xù)一次刷卡完成。 

    深圳特區(qū)報對深圳大學的迎新報道總結出”深圳大學招生人數(shù)今年最多、新生生源數(shù)今年最好、報到辦理數(shù)今年最快”，其中特別提到深大的“校園一卡通啟用”所帶來的應用效果：“深大網(wǎng)絡中心負責老師介紹，每個新生在拿到錄取通知書的同時，就會拿到一張‘深圳大學校園卡’。這張印上了學生照片的‘校園卡’整合了銀行卡和校園IC卡功能。該校園卡可實現(xiàn)普通銀行卡的儲蓄、轉帳、匯款、消費等金融功能，還可以進行學費代扣、獎助學金發(fā)放等，同時，該校園卡還是學生證、學生醫(yī)療證、圖書證、飯卡、游泳卡等。”深圳電視臺對深圳大學的迎新現(xiàn)場進行了訪談報道，師生和家長都對使用校園一卡通所帶來的安全便捷給予了肯定和好評。 

    注冊系統(tǒng)實現(xiàn)注冊手續(xù)信息化，為學校各部門提供一個注冊數(shù)據(jù)交流與共享的平臺，方便學校內各系統(tǒng)對注冊信息的聯(lián)動，建設一個高效率、方便學生、簡化手續(xù)、數(shù)據(jù)聯(lián)動的注冊系統(tǒng)。 

    離校系統(tǒng)通過基于校園卡的離校系統(tǒng)，可以減少離校工作的手工操作，提高離校效率，減輕學校的離校負擔，避免每個學生到各部門確認，對學校離校工作進行科學管理。從功能方面來說，系統(tǒng)主要實現(xiàn)學生的報到離校功能，并提供第三方系統(tǒng)使用最終數(shù)據(jù)，完成學校對學生欠費、貸款的控制。