學校文件管理系統(tǒng)的效益及特點

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一、文件管理的效用

　　1、紙本資料保存超快速，可結(jié)合多功能事務機批次上傳。

　　2、影像文件也可搜尋。

　　3、員工不會再誤用錯誤版本，確保取得一定是最新文件。

　　4、尋找文件更容易，可全文檢索、支援多種檔案格式。

　　5、讓文件調(diào)閱更安全，提供浮水印、限制閱讀時間、密碼開啟、禁止列印、無權限者不可閱讀原始檔等。

　　6、簡化調(diào)閱工作，整合線上簽核引擎，文件安全性比紙本更有保障。

　　7、重要文件與合約不外流。可設定取出時均需審核。

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　　二、系統(tǒng)特點

　　1、永久加密

　　產(chǎn)品是以特有的組密鑰技術來加密，加密內(nèi)核密鑰環(huán)環(huán)相扣，高強度加密，難破解;加密文件中或磁盤上的信息，即使通過軟盤、U盤、移動硬盤拷貝、光盤刻錄、MSN、 QQ等即時消息工具傳輸、FTP上傳、Email發(fā)送、電腦磁盤丟失等方式泄漏出去，您的信息仍被加密，離開了企業(yè)環(huán)境無法打開，從而確保您的信息不被泄漏。這些文件在打開過程中網(wǎng)絡上傳輸?shù)男畔⒁彩潜患用苓^的。

　　2、透明加密

　　有權限的最終用戶在打開這些被加密的文件時候，用戶所使用的應用程序能自動解密這些文件;并且這些文件的名稱和擴展名保持不變。

　　3、嚴密靈活的權限管理

　　通過豐富角色和權限管理相結(jié)合，可以讓你定制安全不同的管理方法、策略，滿足企業(yè)安全策略。

　　4、容易管理

　　每個安全的文件夾都有一個用戶和群組去設置誰有權限訪問這些安全文件夾。只需要把用戶添加到這個用戶列表里，或增加到群組中去，就可以訪問安全文件夾中的文件，而不需要對文件夾里面的文件作任何修改。(有些方案需要一個一個對文件進行修改來達到保護的目的)

　　5、支持各種文件類型

　　全面支持各種類型文件，自動加解密，保留原有文件格式、后綴名，從而不改變用戶的平時使用習慣。降低了管理成本和培訓費用。

　　6、安全時效管理

　　如果你有員工需要把筆記本電腦帶回家、出差等情況需要繼續(xù)使用加密文件，只需要在設置一個使用時間段，一旦過了時間段將不能在打開加密文件。特殊情況的可以再向管理員申請增加使用時間。

　　7、集中管理與審計

　　為了便于集中管理，系統(tǒng)可以與AD目錄結(jié)合，方便靈活的管理和安全的身份認證。提供集中的并且對所有事件都有詳細紀錄的安全審計日志。日志紀錄了管理員對文件夾權限修改信息，同時也記錄了哪些信息是被誰訪問的、什么時間、在什么地點等信息。