制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理實施方法

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制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)工程監(jiān)理實施方法

    從制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)工程前期監(jiān)理、實施過程監(jiān)理、后期監(jiān)理三個階段來論述如何進行制造業(yè)企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)工程監(jiān)理工作。

     前期監(jiān)理工作內(nèi)容

    一般來說，制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目建設前期工作包括如下幾部分。（1）成立籌備小組。由企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目的分管領導、熟悉企業(yè)業(yè)務管理人員及熟悉信息技術的人員組成；（2）企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)知識培訓，通過培訓，可以讓企業(yè)更多人員接觸本企業(yè)擬實施的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目內(nèi)容；（3）可行性分析及立項，通過對企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)必要知識的分析，籌備小組要根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀提出可行性分析報告；經(jīng)過企業(yè)領導決策批準后，正式立項，作出項目各種預算，并由籌備小組對有關的資源需求計劃進行落實，同時啟動各項計劃；（4）需求分析，主要考慮各個部門需要處理的業(yè)務需求、使用權限設置、業(yè)務報表需求及數(shù)據(jù)接口的開放性；（5）選型，通過考察等方式選擇合適的軟件及實施服務商。

    在這個階段，項目實施監(jiān)理的任務首先是要幫助企業(yè)建立二個概念，一是制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)什么，二是怎么去實現(xiàn)一個制造業(yè)企業(yè)信息系統(tǒng)。具體來說，信息工程監(jiān)理在這一階段的任務是：

    （1）確保項目得到企業(yè)高層領導充分支持。制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)工程是“一把手工程”，它不僅牽涉到企業(yè)內(nèi)部各部門、各子公司、各分廠的產(chǎn)供銷及人財物等經(jīng)營管理的各個方面，甚至還需將供應商、客戶、分銷商、運輸商等外部資源納入到企業(yè)的供需鏈管理系統(tǒng)中，所以需要企業(yè)高層的協(xié)調(diào)、支持。

    （2）協(xié)助企業(yè)對擬實施的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目建立合理的預期。期望直接影響到項目實施的效果，期望過高是項目失敗的重要原因。所以，要讓企業(yè)對制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目有充分的認識，任何軟件都只是輔助的工具。尤其是在進行可行性分析時不僅要分析項目的可行性，也一定要分析項目的不可性，盡早發(fā)現(xiàn)風險，及時規(guī)避。

    （3）協(xié)助企業(yè)充分分析自己的業(yè)務需求。需求是項目實施的基礎，需求不清也是項目失敗的重要原因。企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目復雜，而實施時間又相對較短，所以，監(jiān)理本階段的一項重要任務就是協(xié)助企業(yè)全面了解自己的需要。

    （4）協(xié)助企業(yè)選擇臺適的軟件及實施廠商。合適的才是最好的，監(jiān)理一定要協(xié)助企業(yè)根據(jù)自己的實際選擇合適的軟件，有一個好的實施商對項目成功也至關重要。所以，監(jiān)理為了保證項目以后順利進展，需要協(xié)助企業(yè)選擇合適的軟件及實施廠商。

    2 項目實施過程中的監(jiān)理工作內(nèi)容

    企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目實施過程中的主要步驟如圖1所示。項目準備階段主要是實施廠商制定詳細的實施計劃，并根據(jù)實施計劃進行詳細的需求調(diào)研、培訓等工作，為實施開始做準備。設計藍圖階段主要是根據(jù)當前的業(yè)務需求進行業(yè)務流程重組和再造，設計出適合企業(yè)的軟件流程。實施階段是根據(jù)設計的業(yè)務藍圖進行系統(tǒng)配置及必要的系統(tǒng)開發(fā)和報表的開發(fā)，準備上線階段的主要工作，是完成上線前的系統(tǒng)測試、基礎數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)準備等工作。切換運行階段，根據(jù)切換策略完成系統(tǒng)上線，并修改遺留問題。

    實施過程監(jiān)理的作用主要是通過監(jiān)督和控制，使實施工作按計劃進行并達到預期的目標。具體來說，監(jiān)理的主要工作如下：

    （1）實施計劃合理性的審核。計劃的不合理導致項目一開始就是不可行的，而計劃不合理的根源在于根本就沒有認識到計劃的重要性，投有真正把計劃的制定作為一件重要的事情來做。監(jiān)理在本階段一開始就要讓各方認識到計劃的嚴肅性，以及明確計劃變更的復雜的、嚴肅流程。同時，一定要注意制定實施計劃時對人力資源的需求及實施的整個組織架構，這將關系到計劃的可行性。在制定實施計劃時，監(jiān)理可以協(xié)助項目組進行風險分析，風險分析應貫穿整個制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目中，但此階段尤為重要；完整全面的風險分析可以使項目提前預知風險并規(guī)避風險，使計劃順利執(zhí)行。事實上，拖期對制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)工程的效果非常有影響，可能直接導致項目的失敗。所以，監(jiān)理本階段一定要把握好實施計劃的審核。

    （2）項目的整體把關。企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目中所用到的軟件產(chǎn)品一般按照模塊來實施，隨著這些產(chǎn)品的逐步成熟，模塊內(nèi)部功能已經(jīng)比較完善。但是，模塊之間的關聯(lián)存在一定的隱患，加上項目實施的組織方式一般以模塊為分組，更加深了此隱患。所以，監(jiān)理一定要在實施過程中對項目進行整體把關。如在計劃階段關注整體計劃中各模塊是否安排合理，是否考慮到了銜接問題；在業(yè)務藍圖審核時，著重審核業(yè)務流程中模塊配合流程的設計，以保證其統(tǒng)一性；在數(shù)據(jù)要求方面。從整體上統(tǒng)一要求，保證各模塊的一致性；在測試階段。關注測試內(nèi)部接口之間的集成銜接程度。

 （3）關鍵文檔的審核。關鍵文檔如藍圖設計報告、上線切換方案等對項目能否成功影響很大，而在關鍵文檔的審核確認上，實施方、企業(yè)等各有自己的優(yōu)缺點，也有一定的片面性。這時，監(jiān)理就應發(fā)揮他的業(yè)務經(jīng)驗、管理經(jīng)驗和技術經(jīng)驗，對文檔進行審核和建議。例如：可以從如下幾個方面重點審核業(yè)務藍圖設計報告：與需求的符合性、各模塊的配合性、整體數(shù)據(jù)的一致性、業(yè)務流程的整體一致性、對性能的考慮、對接口的考慮等。

    （4）測試的監(jiān)督管理。測試環(huán)節(jié)也是某些信息工程中經(jīng)常忽略的?？梢哉f，測試不是萬能的，但測試是質(zhì)量的重要的評價手段。尤其是企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目投資巨大。更應做好測試工作，以免上線后帶來損失。當前，企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目一般采用成熟軟件，但由于實施過程中開發(fā)的模塊以及報表的開發(fā)都要通過編程實現(xiàn)，必然帶來很大的質(zhì)量隱患。所以，監(jiān)理本階最要認真審核實施方的測試計劃及測試結果，監(jiān)督錯誤的更改情況，并協(xié)助用戶組織好上線前的用戶確認測試。

    （5）文檔變更的控制。文檔管理是監(jiān)理的一項重要工作。在制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)的許多項目中。文檔一直是被實施方或業(yè)主忽略的部分。但文檔卻是制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)建設的重要成果之一，而且，文檔的好環(huán)影響到項目目標的驗證以及企業(yè)以后的系統(tǒng)維護。對文檔變更要建立嚴格的流程，如需求文檔、業(yè)務設計文檔等重要文檔變更時都要走標準的變更流程。文檔管理和變更流程的建立才能使企業(yè)及監(jiān)理真正把項目控制起來。

    （6）培訓效果的評價。對于一般的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目，培訓都是在項目后期進行的，但對于企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目，情況卻不同。由于項目是實施專家指導用戶共同來完成的，也就是說，工程的很大一部分工作是需要用戶通過培訓來完成的，所以培訓的效果直接影響到實施質(zhì)量。同時，不同階段有不同的培訓，即使是同一類型的培訓，分幾次逐步完成。所以，本階段監(jiān)理的又一項重要工作是跟蹤培訓的效果。

    （7）上線準備的跟蹤。由于企業(yè)制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項目的特殊性，使其并不像一般的制造業(yè)信息化OA系統(tǒng)項且，完全上一個新系統(tǒng)。項目上線時要保證企業(yè)的正常運作，所以運行時系統(tǒng)內(nèi)就有很多基礎數(shù)據(jù)?；A數(shù)據(jù)準備是上線準備的一項重要工作，關系到上線后數(shù)據(jù)的準確性。所以，監(jiān)理本階段要做好上線準備工作的跟蹤工作，確保上線的順利進行。