項(xiàng)目管理過程中的問題分析方法

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人們常常發(fā)現(xiàn)，在同一個(gè)項(xiàng)目中，不同的管理人員可以根據(jù)其專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和主觀判斷，選擇不同的管理方法。而應(yīng)用同樣的管理方法，有的管理人員能取得顯著的成績，有的管理人員卻可能導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。究其原因，是由于人們對問題的不同看法造成的。因此，在項(xiàng)目管理過程中對問題進(jìn)行分析有助于提高項(xiàng)目管理人員的管理水平和實(shí)踐能力，進(jìn)而產(chǎn)生好的結(jié)果。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理 問題分析

一.引言

在項(xiàng)目管理過程中，并不是每一個(gè)出現(xiàn)的問題都能得到順利、及時(shí)地解決的，需要在反饋信息的基礎(chǔ)上反復(fù)進(jìn)行分析。管理人員在獲得項(xiàng)目開發(fā)過程中輸出的中間結(jié)果或最后階段的結(jié)果后，都可能改變最初的設(shè)想，或收集更多的信息以修正原來的結(jié)果。例如，項(xiàng)目經(jīng)理在弄清解決方案的后果以前，往往難以有把握地提出某項(xiàng)目標(biāo)；在獲得某些信息后有可能加強(qiáng)管理力度，增加管理約束條件，修改原有的管理計(jì)劃等。此外，在項(xiàng)目管理過程中的要重視管理人員和項(xiàng)目發(fā)起者之間的溝通和對話。各個(gè)管理環(huán)節(jié)和管理階段都需要項(xiàng)目發(fā)起者的建議和判斷。而且，不斷對話意味著項(xiàng)目發(fā)起者考慮了問題的各個(gè)方面，感到親自參與了項(xiàng)目管理過程，使管理過程獲得支持，從而不至于因阻力太大而失敗。在實(shí)踐中，項(xiàng)目管理人員往往將問題簡單化，他們習(xí)慣于對項(xiàng)目中所有需要解決的問題進(jìn)行精確定義，劃定其各自的邊界并直截了當(dāng)?shù)刈屇承┮蛩貒?yán)格按管理計(jì)劃要求發(fā)生變化或保持不變。因此，項(xiàng)目管理所面臨的是一個(gè)由事態(tài)、組織、人員等因素組成的復(fù)雜的問題集合，對問題進(jìn)行分析尤為重要。

二.問題分析的具體內(nèi)涵

在項(xiàng)目管理過程中，往往有兩種起不同作用的人員：一種是提出問題者，即項(xiàng)目發(fā)起者，他對項(xiàng)目管理的結(jié)果進(jìn)行評估；另一種是解決問題者，即項(xiàng)目管理人員，他對項(xiàng)目管理過程負(fù)責(zé)。相應(yīng)地，我們可以將項(xiàng)目管理分成兩部分活動(dòng)，一是分析問題內(nèi)容，著重從項(xiàng)目發(fā)起者的角度弄清該項(xiàng)目需要解決的問題集合；一是解決問題，著重從專業(yè)角度提出和分析各種問題的解決途徑。當(dāng)然，兩者相互聯(lián)系，問題的內(nèi)容蘊(yùn)涵著對解決問題所需資源的要求，而擁有資源又影響到問題內(nèi)容的邊界。

在分析問題階段，我們應(yīng)對項(xiàng)目中的某項(xiàng)具體問題和具體解決問題的活動(dòng)作出詳盡的說明：規(guī)定問題的邊界和約束，劃分系統(tǒng)和環(huán)境，說明解決問題的對策和資源，并解釋問題內(nèi)容和解決問題兩部分活動(dòng)之間的相互匹配關(guān)系。此外，在項(xiàng)目管理的實(shí)踐中，還需要區(qū)分決策者、提出問題者、委托人和系統(tǒng)分析人員。決策者，能夠采取行動(dòng)去調(diào)配資源以改變項(xiàng)目的內(nèi)容；提出問題者，是對某種態(tài)勢感到不安，領(lǐng)悟到現(xiàn)狀和目標(biāo)不適應(yīng)的人；委托人，接受決策者的旨意，委托他人從事某項(xiàng)系統(tǒng)分析工作；系統(tǒng)分析人員，是專業(yè)人員，應(yīng)處于不涉及自身利益、沒有偏見的位置。

具體地說，我們把分析問題階段的工作內(nèi)容概括為5個(gè)部分：

1.分析問題的性質(zhì)和條件

這里包括兩部分內(nèi)容：分析問題性質(zhì)和分析問題條件。分析問題性質(zhì)主要是弄清各種相關(guān)聯(lián)問題形成的問題集合和它們的來龍去脈，即問題的結(jié)構(gòu)、過程和態(tài)勢。為此，項(xiàng)目管理人員必須廣泛地和決策者、與利益有關(guān)的人員進(jìn)行對話和溝通?？梢圆捎锰釂枂蔚姆绞絹慝@得必要的信息，比如下列問題：你認(rèn)為存在什么問題？為什么這是個(gè)問題？如何出現(xiàn)的，什么原因引起的？解決這個(gè)問題的重要性何在？可能解決的方式有哪些？誰能采取解決問題的行動(dòng)？這類行動(dòng)會(huì)帶來什么影響？等等。通過各種方式的溝通，項(xiàng)目管理人員才可能對問題的結(jié)構(gòu)、過程和態(tài)勢獲得一個(gè)詳細(xì)、準(zhǔn)確的總體印象。

分析問題條件主要是弄清解決問題所需的資源。為此，項(xiàng)目管理人員在管理過程中必須知道：涉及哪些資源分配問題？由誰實(shí)施分配？分配者的職權(quán)、作用如何？資源使用的監(jiān)督、控制系統(tǒng)如何？等等。