企業(yè)的項目化管理

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　　摘 要：本文提出了企業(yè)的項目化管理的背景、定義，指出企業(yè)的經(jīng)營活動可以按照項目的復雜程度和管理范圍分為三類，并結合本公司的實踐，闡述了企業(yè)中活動和任務項目化的程序和管理體系及項目化管理的組織結構。以企業(yè)的實踐證明了項目化管理實施后對企業(yè)管理的改善和經(jīng)營績效的提升，進而說明了項目管理不僅是針對項目的科學的管理方法，也是有巨大的發(fā)展?jié)摿Φ钠髽I(yè)管理方法。
　　關鍵詞：項目化管理，項目化組織結構，項目化運作體系。

　　1 企業(yè)項目化管理的背景
　　任何企業(yè)都會實施一些行為，把企業(yè)資本和原料轉化為最終產(chǎn)品和服務，以滿足顧客需要，企業(yè)在競爭中獲得優(yōu)勢最終在于他們的產(chǎn)品和服務是否比對手更好，更快和更便宜。企業(yè)應該如何做才能對資源的組織，運用和管理比原來的更好、更快、成本更低，隨著越來越多的企業(yè)發(fā)現(xiàn)多達50%企業(yè)的工作以項目的形式進行（Tom Peters），企業(yè)采用專業(yè)化的項目管理，在新產(chǎn)品研究開發(fā)，市場營銷，技術創(chuàng)新，產(chǎn)品產(chǎn)業(yè)化升級及新產(chǎn)品生產(chǎn)線更新等方面的卓越表現(xiàn)超越了對項目進行管理的本身，而上升為一種企業(yè)管理思想和操作化模式，這種企業(yè)管理思想模式在實際工作中被我們稱為企業(yè)全面項目管理或企業(yè)項目化管理。

　　2 企業(yè)項目化管理的定義 
　　我們將企業(yè)中一次性的、具有明確目標、預算和進度要求的，多任務的活動視為項目，并按項目的專業(yè)化技術和方法進行管理，從而比常規(guī)方法更好更快地實現(xiàn)目標的管理實踐。
　　按照項目的復雜程度、管理范圍將項目分為三個級別，分別是企業(yè)級、部門級和小組級。按照項目的性質(zhì)和創(chuàng)新程度分為保持、改善和創(chuàng)新三類。
　　A區(qū)的項目由于復雜性和創(chuàng)新性強，并具有戰(zhàn)略性，由項目委員會進行管理；B區(qū)的項目由公司總經(jīng)理辦公室采用TPM（Total Progressive Management）改善提案的體系進行管理。這樣將重點的、復雜性高的任務進行項目化，集中資源和時間，以避免過多的公司管理活動浪費在文件和會議上。例如2001年天士力制藥股份公司的一些項目分類：

    企業(yè)項目：保持??市場營銷網(wǎng)絡 
　　　　　    改善??滴丸新生產(chǎn)線、國際市場開發(fā) 
　　　　　    創(chuàng)新??ERP、新產(chǎn)品開發(fā)、新劑型生產(chǎn)線
    部門項目：保持??養(yǎng)血清腦顆粒口味改進
　　　　　    改善??提取技術的升級
　　　　　    創(chuàng)新??彈性薪資方案
    小組項目：保持??非專利專有技術管理控制體系
　　　　　    改善??包裝材料的節(jié)約
　　　　　    創(chuàng)新??后處理新工藝

　　3 企業(yè)中活動和任務的項目化
　　項目實際就是一個計劃要解決的問題，或是一個計劃要完成的任務，有開始的起點和結束的終點，可以分解為多個子任務，對于企業(yè)來說就是在預定的期限和適當?shù)念A算下要完成的目標，是一個涉及到跨部門，跨專業(yè)的團隊的組織活動。在實際工作中，我們把開發(fā)中藥提取新技術，彈性工作制提高生產(chǎn)率及修正水、電設施減少能耗，新產(chǎn)品的市場調(diào)查，員工對公司的滿意度，以及激勵性提案，薪酬改善方案等原來視為管理活動和任務的行動進行匯集、甄選，最終確認為項目，按公司的項目化體系的規(guī)范和流程管理。
　　我們將企業(yè)日常管理中的活動和任務進行項目化的標準有四個：
    1．原由部門負責，部門經(jīng)理組織的復雜活動項目化；
    2．涉及到跨單位、跨部門的工作項目化；
    3．涉及到多人合作，可分解任務的工作項目化；
    4．涉及到有確定完成期限的、確定預算的活動項目化。

　　4 項目化管理的組織與運作
　　矩陣型結構是職能型組織結構與項目型組織結構的混合，在這個結構中項目負責人即是項目經(jīng)理又是部門經(jīng)理，在領導項目時，對項目的結果負責，同時又對職能部門的業(yè)務負責。這種結構有效地利用了公司的資源，減少了部門間工作的沖突，增加了橫向溝通，降低了每個項目的執(zhí)行成本，使部門經(jīng)理有機會通過領導和參與各種項目，獲得更多領域的知識和技能，豐富多部門、多專業(yè)管理的經(jīng)驗和閱歷，使他們的個人價值提高能夠勝任未來的高層職務，獲得職業(yè)上的發(fā)展。企業(yè)為了鼓勵中層經(jīng)理的職業(yè)發(fā)展，在對他們的評價和考核中除了對他原先的部門工作的業(yè)績指標考核外，也加入了對他們所組織領導的項目的考核。通過公司的各項激勵機制，保證在項目工作中的成員有充分的積極性和成就感。 
    由每個職能部門經(jīng)理、高級專業(yè)人員及業(yè)務負責人組成項目委員會，指定項目管理專家（PMP）為負責人。
　  由項目委員會組織各職能部門、各業(yè)務單位，提交下一年度的工作和任務清單。
　  組織項目化會議將清單中的涉及C（成本）、T（時間）、S（范圍??跨專業(yè)、跨部門）的工作和任務，按項目立項（見表1），報總經(jīng)理。
　  由總經(jīng)理辦公會根據(jù)公司的年度工作目標和發(fā)展戰(zhàn)略，確定各項目的時間期限、預算及成果績效指標，并指定各項目經(jīng)理和團隊成員。
　  項目委員會對項目做出計劃，發(fā)動和啟動項目，決定每個項目的參與者角色，并明確地寫在項目任務書（見表2）上分發(fā)給項目經(jīng)理，同時負責項目的監(jiān)督，資源的合理協(xié)調(diào)，確保相關部門之間能夠順暢溝通。
　  各項目經(jīng)理按照項目管理的程序和運用各種技術工具確定項目的目標預算、進度、里程碑計劃、WBS、人員分工及控制和反饋方案，報委員會備案。
　  委員會不定期舉行項目進度溝通會，各項目經(jīng)理報告關鍵任務的進展情況，關鍵項目可以每周二次召開碰頭會，討論進展情況或問題和障礙，進行控制和調(diào)整。

　　5 項目化管理的支持體系：
　　天士力制藥股份有限公司自2000年起，在新建工程、新產(chǎn)品開發(fā)、生產(chǎn)制造、市場營銷及工藝改造等方面引進項目化管理的思想，實行按項目管理的工作方式，主要是依賴于我們建立了一套項目化管理的運作體系，由項目委員會統(tǒng)籌管理。隨著項目工作的實施，工作效率不斷提高，各項管理指標不斷改善，客觀上提高了企業(yè)總體的管理水平和創(chuàng)新能力。公司的項目管理工作由總經(jīng)理領導下的項目委員會協(xié)調(diào)各項目組完成，項目經(jīng)理由職能經(jīng)理擔任，項目組成員由不同的職能部門工作人員擔當。項目委員會的主要任務是收集和提出項目建議，甄選和確認項目，審核和控制項目計劃，管理相關的文件、報告和信息。項目委員會制定項目信息管理和項目會議制度，設立專門的信息管理員，協(xié)助項目經(jīng)理召集定期和不定期的會議，傳達并存檔會議紀要。建立獨立的項目管理文件體系，規(guī)定了項目管理工作程序和具體方法。采用表單的形式對立項、項目關鍵點檢查、項目執(zhí)行狀態(tài)、任務完成情況、重大突發(fā)性事件、項目變更、項目進度、項目管理等方面進行統(tǒng)一的控制。
　　作為公司管理特色的項目化管理需要具有一定經(jīng)驗和相關資質(zhì)的項目管理人員，公司非常重視項目管理相關人才的培養(yǎng)。目前已有3人通過了IPMA專業(yè)人員C級資格認證，同時，通過內(nèi)部培訓為項目管理工作建立了堅實的群眾基礎。鼓勵全體員工學習項目管理的工作方法和工作思路。公司項目委員會為每位對項目管理有興趣的員工提供一本《成功的項目管理》，為每一個部門提供一本《中國項目管理知識體系與國際項目管理專業(yè)資質(zhì)認證標準》，定期為員工提供項目管理方面的輔導和培訓，大大提高了參與項目工作人員的工作水平。

　　6 項目化管理對企業(yè)管理的改善
　　1．通過項目化活動，不僅針對制造方面，而是對企業(yè)技術和管理的全面改進，使技術的進步，管理水平的提升及新產(chǎn)品從R&D到客戶手中的速度更快，成本更低。 　　　
　　2．項目化管理，通過與一項工作關系最為密切的人參與并負責該項目，而使員工的責任的提高改進的效果更好。
　　3．項目化管理突破原有職能業(yè)務型組織形式，以創(chuàng)新為導向強調(diào)什么可以改變，而不是約束導向強調(diào)不能改變什么，培養(yǎng)企業(yè)的創(chuàng)新型文化。
　　4．解決項目化過程中的“一個人，兩個老板”的現(xiàn)象，是將“兩個老板”合二為一，將職能經(jīng)理與項目經(jīng) 理由同一個人擔當，并在團隊中加入業(yè)務專家避免項目經(jīng)理人在“不得不做決定”的時候缺乏專業(yè)支持。
　　5．針對公司項目進行過程中，許多人不想自己做決定的現(xiàn)象，委員會制定相應的激勵措施，保證勇于提出鮮明觀點和勇于決策的人以不同級次的回報，同時保證那些試圖用新辦法但告失敗的人不受懲罰，反而推舉為創(chuàng)新模范。
　　6．形成了強調(diào)團隊和相互支持的企業(yè)文化，改進了問題的處理和溝通，降低了項目的風險。鼓勵使用WBS，CPM，PERT等技術工具，培養(yǎng)了基礎的項目執(zhí)行人員。
　　7．員工在參與項目過程中學會了怎樣定義一個清楚的目標和問題，提供充分的數(shù)據(jù)，解決了以前日常工作 中任務的無人負責的現(xiàn)象，改善了企業(yè)原來粗放的計劃方式，學會了評估時間和成本，使編制出的項目計劃具有相當?shù)募毠?jié)和深度。 　　　8．企業(yè)培養(yǎng)了一種風險管理意識，在項目進行前就評估可能對項目產(chǎn)生影響的因素，并開發(fā)出應急的計劃，改變了以前在項目出現(xiàn)重大變化時的被動的亡羊補牢的工作方式，提高了風險管理的技能和意識。

　　7 項目化管理的實施成果
　　公司2000年開始實施項目化管理以后，將標準化活動與企業(yè)改善創(chuàng)新進行有機整合，使企業(yè)持續(xù)保持學習和創(chuàng)新能力，不斷提高企業(yè)的管理水平，使企業(yè)競爭力和效益的持續(xù)提高。2001年公司銷售額8.05億元，同比增長91.67%，利潤1.3億元，同比增長25%，目前已經(jīng)成為中藥單品種全國銷量第一、心腦血管藥市場占有率第一及中國滴丸劑型規(guī)模最大，技術先進的專業(yè)化現(xiàn)代中藥生產(chǎn)企業(yè)。 通過項目管理的實施，員工學會了相互溝通和協(xié)作的團隊精神，培養(yǎng)了一批初級的項目管理經(jīng)理。不分職務、等級的項目討論的方式，營造出一種以人為本，尊重人，鼓勵創(chuàng)新的團隊文化，涌現(xiàn)出了上百個有價值的技術和工藝改進項目，同時降低了勞動時間，進一步提高了生產(chǎn)效率。
　　制造方面，啟動部門的改善項目、QC小組攻關項目等58項，包裝材料總耗比去年降低了19.8%，原輔材料總耗降低了16.8%，人工工時由去年的7.04小時/箱縮短到今年的6.89小時/箱。全員勞動生產(chǎn)率從去年的80.12千元/人/月上升到今年的83.68千元/人/月。
　　物流采購方面，實施物流流程改善項目、現(xiàn)場管理強化項目等，加強三個滾動計劃的制訂，及時供貨率大于99%，生產(chǎn)性物料合格率大于95%，分別比上年提高10%和12.5%，使物料周轉天數(shù)從去年的109天下降到今年的79天。 
　　質(zhì)量管理方面，實施質(zhì)量改善項目、零缺陷項目等25項，分工更加明確，考核指標到人，強化了現(xiàn)場監(jiān)控，從2001年的質(zhì)量反饋統(tǒng)計來看，包裝類的質(zhì)量反饋比去年下降30.77%，裝量類質(zhì)量反饋比去年下降了26.67%，總體質(zhì)量水平有穩(wěn)步提高

　　8 結束語
    公司通過導入現(xiàn)代的項目管理思想，并將這種管理理論與制藥企業(yè)的管理實際相結合，創(chuàng)造性的提出并實施了企業(yè)項目化管理的方法，經(jīng)過兩年的實踐證明，項目管理不僅是針對項目的科學的管理方法，也是科學的有巨大的發(fā)展?jié)摿Φ钠髽I(yè)管理方法。
    作者：李文（天津天士力制藥股份有限公司總經(jīng)理，IPMP A級獲證人員）