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如何檢查項目計劃的有效性
第一拍:拍腦門。經(jīng)常有些領導有了做一個項目的想法后,不是組織相關人員嚴格論證是否可行,而是自己覺得可行就上馬。
第二拍:拍肩膀。領導拍完腦袋后,為了鼓舞士氣,調(diào)動項目組成員的積極性,大多會采取一些激勵手段,例如,拍拍大家肩膀說:“好好干,前途無量”。 第三拍:拍胸脯。受到領導激勵的項目組成員為了讓領導放心,也會有所表示——拍胸脯,而且往往還會說出一句話:“放心吧,包在我身上!”
第四拍:拍桌子。項目進行一段時間后,領導忽然發(fā)現(xiàn)項目進展情況與自己的預期相去甚遠,于是大發(fā)雷霆,拍著桌子訓斥項目組成員:“你們都在搞什么?這么長時間了,花了這么多錢,項目才剛剛進展到這里,還有這么多問題!回去好好檢討,不能按期完成項目,工資獎金都別想了!”
第五拍:拍屁股。項目組成員受到嚴厲批評后,不少人往往會“拍屁股”:“當初不計劃清楚,現(xiàn)在項目做不下去了,就知道訓我?我還不干了呢!走人!”。或者是再也沒有熱情,消極怠工,這種人留在項目組中不僅對項目毫無益處,反而會打擊努力工作者的積極性。
第六拍:拍大腿。以上“五拍”之后的結果必然令所有人大失所望。這個時候,從決策層到項目經(jīng)理再到項目組成員,大家都“拍大腿”—— 痛心不已,卻又無可奈何:“唉,早知如此,當初就應該……”
造成“六拍運動”的原因有很多,其中項目沒有有效的計劃性是一個很重要的原因。由于項目是一種臨時性的、獨特的任務,因此,對任何一個項目的管理在某種程度上都是風險管理,項目計劃的一個重要目的在于有效降低項目風險。那么,什么樣的項目計劃才是有效的呢?項目生命周期中存在許多變數(shù),如果不允許變化,項目計劃就會只是一種理想化的紙上作業(yè);可是,如果允許變化,又該如何避免“計劃不如變化快”這種狀況呢?作為企業(yè)高層管理人員可從哪些方面判斷一個項目計劃是否有效呢?
有效的項目計劃必須包含以下5個“可”。
1.目標可預期
有效的項目計劃必須能夠明確、可靠地說明項目利益相關方在何時能得到何種成果。據(jù)調(diào)查,來自項目目標方面的問題平均占到項目失敗原因的21%。
項目目標的可預期性包含以下幾方面的含義:
首先,項目計劃包含了項目利益相關方對項目成果的預期,包括對各類中間結果的預期。這里需要特別強調(diào)的是,項目很少能夠由項目組自己獨立完成,它需要所有項目利益相關方的支持。利益相關方不會無緣無故地支持項目,他們需要從項目中得到自己想要的東西。很多人在設定項目目標時只考慮了客戶或者其他少數(shù)利益相關方對項目的期望,這是遠遠不夠的。
其次,項目目標應該得到所有項目利益相關方一致的理解和認同。立場的不同會使人們對同樣的事物產(chǎn)生不同的看法,或者說,我們能夠看到的從來都不是客觀世界本身,我們只能看到在我們心目中反映出來的世界。因此,項目目標需要考慮到不同利益相關方的立場、考慮到可能產(chǎn)生的歧義和沖突。只有在消除了歧義和沖突之后得到的目標才能是一個有效的目標。
最后,目標要經(jīng)過可行性論證??尚行哉撟C不是簡單說一句“做正確的事”那么簡單。我們現(xiàn)在看到的有很多是“可批性論證”,這是一種先有結論再去尋找理由、先射箭再畫靶子的做法。當然,還有更可惡的做法,就是“莫須有”,即拍腦袋,根本不需要論證的做法。后者在我國很有市場,這與長期以來形成的個人崇拜文化有關,被下屬“慣壞的”上司有時候過于相信自己的直覺。不可否認,大多數(shù)項目是經(jīng)過可行性論證的,可惜項目實施的結果依然有問題。對這個現(xiàn)象,人們經(jīng)常將責任歸結為執(zhí)行力,好像執(zhí)行力是包治百病的良藥。這是一種“刻舟求劍”的做法。其實,我們的很多可行性研究是理想化的技術、經(jīng)濟可行性研究,而忽視了管理可行性研究?,F(xiàn)實的情況是,一切項目所需要的資源都需要通過有效的管理才能起作用,不包含管理可行性研究的項目“可行性研究”是不能予以接受的。
2.資源可調(diào)度
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