《全面項(xiàng)目管理》第十二章項(xiàng)目采購管理

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

 項(xiàng)目采購管理包括從執(zhí)行組織之外獲取貨物和服務(wù)的過程（process）。為了簡便起見，貨物和服務(wù)統(tǒng)稱為"產(chǎn)品"。圖12-1描述了解下幾個(gè)主要過程的綱要。
 這些過程之間以及與其他領(lǐng)域的過程之間相互作用。如果項(xiàng)目需要，每一過程可以由個(gè)人、多人或團(tuán)體來完成。雖然在這里列舉的過程是分立的階段并具有明確定義的分界面，事實(shí)上他們是互相交織、互相作用的。過程的相互作用在第3章項(xiàng)目管理過程詳細(xì)地闡述。
 在賣方和買方的關(guān)系中，項(xiàng)目采購管理是以買主的角度討論的。賣方和買方關(guān)系可能存在于一個(gè)項(xiàng)目的很多階段，在不同的階段賣方可能被稱之為合同方，賣方和供應(yīng)方。
 在以下情況下賣方通常用一個(gè)項(xiàng)目來管理他們的工作：
  買方成為一個(gè)客戶因而是賣方的主要項(xiàng)目涉及人（stakeholder）；
  賣方的項(xiàng)目管理小組必須注意項(xiàng)目管理的所有過程，并不僅僅局限于采購這一范圍；
  合同的條款與條件成為許多賣方流程的關(guān)鍵輸入。實(shí)際上合同就可能包括了這樣的輸入（例如主要的工作項(xiàng)目交付物（deliverables），主要的里程碑事件（milestones），成本目標(biāo)）或者將限制項(xiàng)目小組的選擇（例如，在設(shè)計(jì)項(xiàng)目時(shí)往往需要買方批準(zhǔn)人員配備）。
  本章假定對(duì)執(zhí)行組織（performing organization）來說，賣方是個(gè)外部因素。然而大多數(shù)討論也適用于執(zhí)行組織其他單位的正式協(xié)定（formal agreement），當(dāng)涉及非正式協(xié)定（informal agreement）時(shí)，在項(xiàng)目人力資源管理（第9章）和溝通管理（第十章）也都可能適用。
12.1采購計(jì)劃（procurement planning）
 采購計(jì)劃是確定哪一項(xiàng)目需求可通過采購項(xiàng)目組織之外的商品和勞務(wù)來滿足的過程，包括是否采購，怎樣采購，采購什么，采購多少什么時(shí)候采購等過程。
 當(dāng)項(xiàng)目需要執(zhí)行組織之外的商品和勞務(wù)時(shí)，對(duì)每一產(chǎn)品和勞務(wù)都將執(zhí)行一次詢價(jià)計(jì)劃流程。簽訂合同和采購時(shí)，項(xiàng)目管理小組將尋求專家們的支持。
 當(dāng)項(xiàng)目不需從外界獲取產(chǎn)品和服務(wù)時(shí)，詢價(jià)計(jì)劃流程就不必要執(zhí)行。這種情形一般出現(xiàn)在研究開發(fā)項(xiàng)目，因?yàn)閳?zhí)行組織不愿同別人分享項(xiàng)目技術(shù)；或者發(fā)現(xiàn)和管理外部資源所花的成本可能超過潛在收入的許多小規(guī)模室內(nèi)項(xiàng)目（in-house project）。
 采購管理也包括潛在子合同因素（consideration of potential subcontract），特別是買方希望對(duì)子合同簽訂決策施加影響的時(shí)候。

12.1.1采購計(jì)劃的輸入（inputs to procurement planning）
 1. 輸出包括基本成本（preliminary cost）和進(jìn)度估計(jì)（schedule estimates），質(zhì)量管理計(jì)劃（quality management plans），現(xiàn)金流量計(jì)劃（cash flow projections），工作分層結(jié)構(gòu)（the work breakdown structure），確認(rèn)的風(fēng)險(xiǎn)（identified risks）和計(jì)劃人員配置（planed staffing）。
 2. 制約因素（constraints）。制約因素是限制買方選擇的因素，大多數(shù)項(xiàng)目最通常的制約因素手頭的資假設(shè)因素（assumptions）。假設(shè)因素是被認(rèn)為是真實(shí)的確定的因素。

12.1.2采購計(jì)劃的工具和方法（tools and techniques for procurement planning）
 1. 自制和外購分析（make-or-buy analysis）。此法可用來分析某種產(chǎn)品由執(zhí)行組織生產(chǎn)是否成本更低，這是很普通的管理工具。自制或是外購分析都包括間接成本和直接成本。例如，在外購分析時(shí)，應(yīng)包括采購產(chǎn)品的成本和管理購買過程的間接費(fèi)用。自制和外購分析必須反映執(zhí)行組織的觀點(diǎn)和項(xiàng)目的直接需求。例如，采購一項(xiàng)資本性支出項(xiàng)目（capital item）（從建筑吊車到個(gè)人電腦的任何項(xiàng)目）與租賃此一項(xiàng)目相比較，在成本上一般是不合算的，然而如執(zhí)行組織對(duì)某一項(xiàng)目有持續(xù)需求，那么結(jié)入項(xiàng)目的購貨成本可能比租賃來的低。
 2. 專家意見（expert judgement）。在采購計(jì)劃的工具和方法中，往往需要專家意見來評(píng)估管理輸入。這種專家意見可由具有專門知識(shí)，來自于多種渠道的團(tuán)體和個(gè)人提供。包括：
  執(zhí)行組織中的其他單位　　 顧問　　 專業(yè)技術(shù)團(tuán)體（professional and technical associations）　　 實(shí)業(yè)集團(tuán)（industry groups）
 3. 合同類型選擇（contract type selection）不同類型的采購應(yīng)采用適合其特點(diǎn)的合同。合同一般分成三大類：
  固定價(jià)格合同（fixed price or lump sum contracts）。這類合同對(duì)一個(gè)明確定義的產(chǎn)品采用一個(gè)固定總價(jià)格，如果該產(chǎn)品沒有明確定義，賣方和買方都會(huì)面臨風(fēng)險(xiǎn)--買方可能得不到想要的產(chǎn)品，賣方為了提供產(chǎn)品可能花費(fèi)額外的成本。固定價(jià)格合同也包括對(duì)達(dá)到或超過既定項(xiàng)目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎(jiǎng)勵(lì)。
  成本補(bǔ)償合同（cost reimbursement contracts）。這類合同包括支付給賣方實(shí)際成本（actual cost）。成本分為直接成本和間接成本。直接成本指工程項(xiàng)目單獨(dú)花費(fèi)的成本（例如，全職員工的薪水）。間接成本指由執(zhí)行組織計(jì)劃歸項(xiàng)目的管理費(fèi)用（例如，公司董事的薪水）。間接成本一般按直接成本的一定百分比計(jì)算。成本補(bǔ)償合同也常常包括對(duì)達(dá)到或超過既定的項(xiàng)目目標(biāo)（例如進(jìn)度目標(biāo)等）的獎(jiǎng)勵(lì)。
  單價(jià)合同（unit price contracts）--賣方按預(yù)先設(shè)定的單價(jià)支付一定金額（例如，1小時(shí)70美元的專業(yè)勞務(wù)或者一立方碼土石方1.08美元），合同的總金額是完成項(xiàng)目的工作量的函數(shù)。
12.1.3 采購計(jì)劃的輸出（outputs from procurement planning）
 1. 采購管理計(jì)劃（procurement management plan）。采購管理計(jì)劃應(yīng)規(guī)定剩余的采購過程將怎樣被管理。例如：
  采用什么類型的合同？　　 如果采用獨(dú)立估計(jì)（independent estimates）作為評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，由誰準(zhǔn)備？什么時(shí)候準(zhǔn)備？　　 如果需要標(biāo)準(zhǔn)采購單證（standardized procurement documents），在哪里可找到？　　 怎樣管理多家供應(yīng)商？　　 采購如何同項(xiàng)目的其他部分協(xié)調(diào)，例如進(jìn)度和執(zhí)行報(bào)告？
 一個(gè)采購管理計(jì)劃可以是正式的或非正式的，詳細(xì)的或框架性的，具體采用什么形式要根據(jù)項(xiàng)目的需要。采購管理計(jì)劃在整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃（見4.1項(xiàng)目計(jì)劃規(guī)劃）中是一個(gè)輔助因素。
 2. 工作明細(xì)表（statement of work）。工作明細(xì)表足夠詳細(xì)地規(guī)定了采購項(xiàng)目，以便未來的賣方?jīng)Q定他們是否有能力提供這些項(xiàng)目。"足夠詳細(xì)"（sufficient detail）會(huì)因項(xiàng)目的性質(zhì)，買方需求，預(yù)期的合同的格式的不同而不同。
 某些不同的領(lǐng)域認(rèn)可不同類型的工作明細(xì)表。例如，在一些政府的轄區(qū)（government jurisdictions），工作明細(xì)表是明確指定產(chǎn)品和勞務(wù)的采購項(xiàng)目，而必須品明細(xì)表（statement of requirements）是指作為問題需解決的采購項(xiàng)目。
 在采購流程中，工作明細(xì)表可能需要修訂，例如一個(gè)潛在的賣主可能建議一個(gè)更有效的解決方案或者成本更低的產(chǎn)品。每一個(gè)采購項(xiàng)目都需要一個(gè)獨(dú)立的工作明細(xì)表，然而多項(xiàng)產(chǎn)品和勞務(wù)可能用一個(gè)工作明細(xì)表集成一個(gè)采購項(xiàng)目。
 工作明細(xì)表應(yīng)盡可能的清楚、完整和簡潔。它應(yīng)包括任何所必須的附帶勞務(wù)描述，例如執(zhí)行報(bào)告或前項(xiàng)目（post-project）對(duì)采購項(xiàng)目（procured item）的操作支持（operational support），在一些應(yīng)用領(lǐng)域需具備工作明細(xì)表的特定的內(nèi)容和格式。