項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載三)

隨著21世紀的來臨，項目辦公室在公司結(jié)構(gòu)體系內(nèi)已十分普遍。雖然分配給項目辦公室執(zhí)行的多數(shù)活動沒有發(fā)生變化，但項目辦公室又被賦予了兩項新的使命：項目辦公室負責保管所有與項目管理有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)，并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。

當今的項目辦公室服務(wù)于企業(yè)，特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動，而不是著重于某個客戶。項目辦公室搖身一變，變?yōu)樨撠熆刂祈椖抗芾碇R產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。隨著組織內(nèi)部信息量呈指數(shù)倍數(shù)的上升，這種職責的轉(zhuǎn)變是大勢所趨。

在過去10年期間，項目辦公室?guī)淼氖找嬉呀?jīng)越發(fā)一目了然，這包括：
    • 運作的標準化；
    • 公司決策，而不是部門決策；
    • 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃（即：資源分配）；
    • 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息；
    • 消除或減少公司各門各派的數(shù)量；
    • 運作更加高效、有效；
    • 對重組的需求減少；
    • 占用高級領(lǐng)導層寶貴時間的會議次數(shù)減少；
    • 工作優(yōu)先排序更加切合實際；
    • 未來接班人的發(fā)展。

所有這些收益都直接或間接與項目管理知識產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項目管理知識產(chǎn)權(quán)，項目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項目管理局域網(wǎng)、項目網(wǎng)站、項目數(shù)據(jù)庫和項目管理信息系統(tǒng)。因為項目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進行項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。

項目管理信息系統(tǒng)

當今的項目辦公室作為項目管理知識產(chǎn)權(quán)的保護神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過程。這些信息可以通過四個信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個信息系統(tǒng)都可以通過公司的局域網(wǎng)進行更新和管理。

掙值測量信息系統(tǒng)幾乎是所有項目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下兩個問題：項目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項目未來的結(jié)果。

該系統(tǒng)可以獲取或計算工作活動的計劃值和實際值、實際成本、成本和進度偏差（以小時或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時間以及完工百分比和趨勢。

第二個信息系統(tǒng)為風險管理提供數(shù)據(jù)。風險管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲存與風險相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進行數(shù)據(jù)的檢索。該系統(tǒng)可以為報告的編制提供輸入信息，它肩負著存放與項目風險相關(guān)的所有當前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風險識別文件（通過使用模板文件）、風險定性和定量評估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風險報告。項目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報告并檢索日常項目管理所需要的信息。通過使用風險管理模板文件，每個項目都可以編制一套標準的報告，用以定期匯報使用，并且能夠針對特殊要求編制特殊報告。該信息與失敗報告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗教訓信息系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細地描述。

HAROLD KERZNER，美國俄亥俄州Baldwin-Wallace大學