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項目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載三)

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    隨著21世紀的來臨,項目辦公室在公司結(jié)構(gòu)體系內(nèi)已十分普遍。雖然分配給項目辦公室執(zhí)行的多數(shù)活動沒有發(fā)生變化,但項目辦公室又被賦予了兩項新的使命:項目辦公室負責保管所有與項目管理有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán),并積極支持企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃工作。

    當今的項目辦公室服務(wù)于企業(yè),特別是企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃活動,而不是著重于某個客戶。項目辦公室搖身一變,變?yōu)樨撠熆刂祈椖抗芾碇R產(chǎn)權(quán)的企業(yè)控制中心。隨著組織內(nèi)部信息量呈指數(shù)倍數(shù)的上升,這種職責的轉(zhuǎn)變是大勢所趨。

在過去10年期間,項目辦公室?guī)淼氖找嬉呀?jīng)越發(fā)一目了然,這包括:
    • 運作的標準化;
    • 公司決策,而不是部門決策;
    • 更好的生產(chǎn)能力規(guī)劃(即:資源分配);
    • 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息;
    • 消除或減少公司各門各派的數(shù)量;
    • 運作更加高效、有效;
    • 對重組的需求減少;
    • 占用高級領(lǐng)導層寶貴時間的會議次數(shù)減少;
    • 工作優(yōu)先排序更加切合實際;
    • 未來接班人的發(fā)展。

    所有這些收益都直接或間接與項目管理知識產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項目管理知識產(chǎn)權(quán),項目辦公室必須維持一些工具,用以收集信息和向各個干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項目管理局域網(wǎng)、項目網(wǎng)站、項目數(shù)據(jù)庫和項目管理信息系統(tǒng)。因為項目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息,所以,必須進行項目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。

    項目管理信息系統(tǒng)

    當今的項目辦公室作為項目管理知識產(chǎn)權(quán)的保護神,就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過程。這些信息可以通過四個信息系統(tǒng)收集,具體如圖2所示。每個信息系統(tǒng)都可以通過公司的局域網(wǎng)進行更新和管理。

    掙值測量信息系統(tǒng)幾乎是所有項目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息,回答以下兩個問題:項目現(xiàn)在的狀態(tài),以及項目未來的結(jié)果。

    該系統(tǒng)可以獲取或計算工作活動的計劃值和實際值、實際成本、成本和進度偏差(以小時或美元,和百分比表示)、竣工估算成本、估算竣工時間以及完工百分比和趨勢。

    第二個信息系統(tǒng)為風險管理提供數(shù)據(jù)。風險管理信息系統(tǒng)(RMIS)儲存與風險相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報告的編制提供輸入信息,它肩負著存放與項目風險相關(guān)的所有當前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風險識別文件(通過使用模板文件)、風險定性和定量評估文件、合同可交付成果(如果適用)以及其它風險報告。項目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息,編制提交給高層管理層的報告并檢索日常項目管理所需要的信息。通過使用風險管理模板文件,每個項目都可以編制一套標準的報告,用以定期匯報使用,并且能夠針對特殊要求編制特殊報告。該信息與失敗報告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗教訓信息系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細地描述。



HAROLD KERZNER,美國俄亥俄州Baldwin-Wallace大學

發(fā)布:2007-02-27 10:09    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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