項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載四)

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    執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)

    項(xiàng)目辦公室可能肩負(fù)著維護(hù)執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責(zé)。這里講的失敗可以是整個(gè)項(xiàng)目的慘敗，也可以是項(xiàng)目某些試驗(yàn)的失敗。該系統(tǒng)必須識(shí)別失敗的原因并提出消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問(wèn)題或由于與分包商的交互作用問(wèn)題造成的。

    項(xiàng)目辦公室的職責(zé)是制定維護(hù)該系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而不是對(duì)失敗進(jìn)行驗(yàn)證。失敗的驗(yàn)證工作是執(zhí)行工作的團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任。失敗報(bào)告可能會(huì)暴露額外的更加嚴(yán)肅的問(wèn)題。首先，人們擔(dān)心報(bào)告失敗情況可能會(huì)對(duì)與失敗相關(guān)的人員的形象造成不利影響，因此，會(huì)存在阻力。其次，一個(gè)大型企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都有單獨(dú)的記錄失敗情況的程序，可能不愿意在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)公布這些信息。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義。第四，項(xiàng)目辦公室可能需要依賴(lài)其他部門(mén)及時(shí)提供準(zhǔn)確的完整信息。

    失敗報(bào)告必須說(shuō)明失敗的項(xiàng)目、征兆、失敗時(shí)的條件、以及采取糾正性措施所需要的其它有關(guān)證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對(duì)項(xiàng)目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項(xiàng)目辦公室可以簡(jiǎn)單的作為一個(gè)守門(mén)員，即：為匯報(bào)每個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果，規(guī)范一個(gè)適用于整個(gè)公司的標(biāo)準(zhǔn)格式和數(shù)據(jù)庫(kù)。這可以成為項(xiàng)目完成時(shí)，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)審查會(huì)的一部分內(nèi)容。

    下述的例子值得我們思考：一個(gè)航空企業(yè)內(nèi)的兩個(gè)部門(mén)經(jīng)常會(huì)因?yàn)橥稑?biāo)同樣的政府項(xiàng)目而互相競(jìng)爭(zhēng)。每個(gè)部門(mén)都單獨(dú)進(jìn)行研發(fā)工作，而且很少交流信息。其中一個(gè)部門(mén)在一項(xiàng)研發(fā)項(xiàng)目上工作了六個(gè)月時(shí)間，但是最終以失敗告終。之后不久，該部門(mén)得知一年前與自己競(jìng)爭(zhēng)的兄弟部門(mén)也進(jìn)行過(guò)同一個(gè)項(xiàng)目，最后也沒(méi)有取得好的成果。因?yàn)闆](méi)有交換失敗信息，所以導(dǎo)致例子內(nèi)所述的關(guān)鍵資源的浪費(fèi)。

    每個(gè)人都意識(shí)到需要在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)建立一個(gè)儲(chǔ)存失敗信息的信息系統(tǒng)。但是，總會(huì)存在一些風(fēng)險(xiǎn)，即：有些人會(huì)將此視為權(quán)利的喪失。其他人擔(dān)心自己的名字會(huì)與失敗聯(lián)系在一起。將該職責(zé)劃歸項(xiàng)目辦公室管理的總體風(fēng)險(xiǎn)水平為低或中等水平。

    事后分析（項(xiàng)目完成之后的總結(jié)分析）
    經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的記錄
    如果項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)需要集中匯總在一個(gè)地方，則項(xiàng)目辦公室必須形成和掌握事后分析的技能。召開(kāi)項(xiàng)目完成之后的總結(jié)分析會(huì)時(shí)，必須考慮四個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題：
    • 哪些作對(duì)了？
    • 哪些做錯(cuò)了？
    • 可以針對(duì)未來(lái)提出什么建議？
    • 何時(shí)，向誰(shuí)，如何分發(fā)信息？
    必須詢(xún)問(wèn)的問(wèn)題可以參照?qǐng)D3內(nèi)給出的總結(jié)分析金字塔結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目的目標(biāo)自上而下確定，而用以評(píng)估項(xiàng)目衡量指標(biāo)的事后分析卻按照相反的方向自下而上進(jìn)行。在底層，即基層，從時(shí)間、成本、質(zhì)量和范圍角度評(píng)估可交付成果。從客戶(hù)的角度而言，這些約束條件通常被視為是關(guān)鍵成功因素（CSF）。

    每個(gè)公司都會(huì)針對(duì)每層的每項(xiàng)活動(dòng)形成自己的一套問(wèn)題清單，用于識(shí)別關(guān)鍵成功因素。例如：關(guān)于時(shí)間的關(guān)鍵成功因素，一般會(huì)考慮的典型問(wèn)題包括：
    • 進(jìn)度計(jì)劃切合實(shí)際嗎？
    • 詳細(xì)程度適當(dāng)嗎？
    • 容易按照進(jìn)度計(jì)劃衡量績(jī)效嗎？
    • 容易進(jìn)行監(jiān)測(cè)跟蹤嗎？

    圖3金字塔的第二層包含的是關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)（KPI），這些指標(biāo)是公司內(nèi)部共享的信息，能夠幫助公司在糾正錯(cuò)誤的同時(shí)最大程度獲取正確程序的收益。KPI是公司內(nèi)部的最好實(shí)踐做法，能夠幫助公司實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵成功因素。成功一般從CSF和KPI兩個(gè)角度界定。

    圖3金字塔的第三層是業(yè)務(wù)單位的評(píng)估。該評(píng)估過(guò)程著重兩個(gè)層面：客戶(hù)滿(mǎn)意度和未來(lái)的業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)。

    真正失敗的項(xiàng)目是我們從中未獲得任何收獲的項(xiàng)目。與成功項(xiàng)目相比，企業(yè)也可以從失敗項(xiàng)目上學(xué)到同樣多的東西，甚至更多。因此，在項(xiàng)目完成之后的金字塔分析中應(yīng)該既包括好消息也包括壞消息。

    另外，失敗信息的記錄工作可能會(huì)受到抵制，特別是在公司將失敗與特定人員聯(lián)系在一起的情況下（無(wú)論是以正式的方式還是非正式的方式）。此處涉及的風(fēng)險(xiǎn)水平為低至中等水平。

HAROLD KERZNER，美國(guó)俄亥俄州Baldwin-Wallace大學(xué)