中小企業(yè)行政采購(gòu)管理工作

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某公司， 深圳注冊(cè)之外資企業(yè)， 發(fā)展中中小規(guī)模， 通過(guò)了ISO9001認(rèn)證，財(cái)務(wù)部監(jiān)控公司全盤行政采購(gòu)管理工作。 

采購(gòu)是公司生產(chǎn)產(chǎn)品及維護(hù)正常運(yùn)作而必須消耗的物品及必須配置的設(shè)施之購(gòu)入活動(dòng)的總稱是公司成本控制的重點(diǎn)。

無(wú)論是公司管理者還是財(cái)務(wù)部門， 對(duì)采購(gòu)工作存在的風(fēng)險(xiǎn)都有著非常強(qiáng)的敏感， 這不僅因?yàn)椴少?gòu)是直接影響生產(chǎn)成本的主要因素，而且有著很高的人為欺詐的可能。 在日趨完善的現(xiàn)代經(jīng)營(yíng)管理模式中， 公司管理當(dāng)局越來(lái)越注重財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)運(yùn)作的有效性， 那幺， 作為中小企業(yè)，怎樣進(jìn)行行政采購(gòu)管理才能達(dá)到預(yù)期的效果呢？

以筆者所在公司的經(jīng)歷表明以財(cái)務(wù)職能控制采購(gòu)無(wú)論是在理論上還是在實(shí)務(wù)中都是直接可行而且行之有效的途徑。

筆者曾任職深圳某公司財(cái)務(wù)經(jīng)理。 上任后， 經(jīng)對(duì)公司的全盤財(cái)務(wù)運(yùn)作及利潤(rùn)分析， 筆者發(fā)現(xiàn)公司的成本管理松弛， 有降低成本的空間。

經(jīng)進(jìn)一步分析得出， 導(dǎo)致公司成本松弛的原因， 很大一個(gè)方面為行政采購(gòu)管理工作的薄弱和不到位， 綜合后主要存在以下幾方面問(wèn)題：

1、沒(méi)有專門的職能部門對(duì)公司采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全盤控制。

2、沒(méi)有有效的采購(gòu)控制制度對(duì)公司采購(gòu)工作進(jìn)行規(guī)范和約束。

3、沒(méi)有相應(yīng)的事前控制措施，即未經(jīng)批準(zhǔn)即可辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)或采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生后辦理補(bǔ)批手續(xù)。

4、采購(gòu)單價(jià)與市場(chǎng)行情不盡相符， 正面評(píng)價(jià)有議價(jià)不力情形， 負(fù)面評(píng)價(jià)有人為欺詐可能。

5、采購(gòu)員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)， 且未進(jìn)行清結(jié)（其中一人一次借支5萬(wàn)元采購(gòu)工程物資， 后來(lái)采取多種措施都未有有效的憑據(jù)平衡此帳）， 財(cái)務(wù)上隱藏著很大的風(fēng)險(xiǎn)。

6、采購(gòu)員有跨月或跨數(shù)月的采購(gòu)報(bào)帳（有的采購(gòu)單據(jù)兩三個(gè)月后才報(bào)帳）， 月結(jié)供應(yīng)商送貨單據(jù)有遺漏或跨月甚至跨兩三月入帳等。 如何徹底解決以上問(wèn)題呢？

結(jié)合公司的實(shí)際情況， 筆者圍繞著控制和降低生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中必需的成本及防止和減少人為欺詐兩個(gè)方面 .將公司的行政采購(gòu)管理作為成本控制的一個(gè)專項(xiàng)進(jìn)行籌劃，

并形成了一套系統(tǒng)的運(yùn)作流程進(jìn)行貫徹執(zhí)行， 下面對(duì)此進(jìn)行綜合簡(jiǎn)述。

一、設(shè)立行政采購(gòu)管理部門

針對(duì)沒(méi)有專門的職能部門對(duì)公司所有的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行控制， 作為綜合性的管理部門， 筆者認(rèn)為，

財(cái)務(wù)部具有包括生產(chǎn)物料、工模材料、總務(wù)維護(hù)、設(shè)備維修、辦公用品、飯?zhí)没锸臣昂笄谟闷返仍趦?nèi)的所有采購(gòu)活動(dòng)的全面管理的涵蓋面， 因?yàn)楣救魏位顒?dòng)都以資金作為介質(zhì)，所以， 以財(cái)務(wù)職能來(lái)控制公司的全盤采購(gòu)是再合適不過(guò)了。 .作為行政采購(gòu)管理工作的開始， 首先對(duì)財(cái)務(wù)部在行政采購(gòu)管理中扮演的角色進(jìn)行合適的定位。 在其位， 謀其職，只有名正了， 才能言順， 才能有人信服和認(rèn)可。 公司管理當(dāng)局在公司組織架構(gòu)上賦予財(cái)務(wù)部為公司之采購(gòu)監(jiān)控部門的職能，即財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)采購(gòu)政策的制訂和采購(gòu)實(shí)務(wù)的監(jiān)控工作。 管理當(dāng)局明確授權(quán)：

財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)公司任何采購(gòu)事宜進(jìn)行質(zhì)疑、調(diào)查、監(jiān)控和必要的參予，并對(duì)不合理或不利于公司利益之采購(gòu)事項(xiàng)否決或終止（有必要時(shí)， 報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理或管理委員會(huì)決定）。

財(cái)務(wù)部設(shè)專職（本文中取名行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)）分管采購(gòu)控制工作， 此職位亦可由相應(yīng)崗位兼任，并直接向財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)。 財(cái)務(wù)部之采購(gòu)監(jiān)控工作直接向總經(jīng)理負(fù)責(zé)。

二、建立和實(shí)施制度化的行政采購(gòu)管理程序。

建立和實(shí)施制度化的行政采購(gòu)管理程序， 這是行政采購(gòu)管理工作有效進(jìn)行的根本保證。 有法必依，違法必究， 這是制度能切實(shí)貫徹執(zhí)行的保證。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。 行政采購(gòu)管理程序主要包括以下方面：

① 規(guī)定采購(gòu)條件。

明確采購(gòu)人員對(duì)供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)物品的質(zhì)量、需求的滿足保證等負(fù)完全責(zé)任， 并明確采購(gòu)主管人對(duì)下屬的工作過(guò)程和結(jié)果的監(jiān)控負(fù)責(zé)、采購(gòu)物品必須是必需的不可或缺的，

而且經(jīng)查對(duì)無(wú)庫(kù)存或庫(kù)存不足以滿足需要者。 采購(gòu)物品必須適量， 不得超標(biāo)積壓或不可用或根本不需用、采購(gòu)物品的單價(jià)須為掌握內(nèi)的合適單價(jià)， 而且力求是最低的單價(jià)。

執(zhí)行價(jià)格不得高于公司核定價(jià)格或掌握的現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格。大數(shù)量或高單價(jià)的物品采購(gòu)必須有三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)選擇，并在采購(gòu)事項(xiàng)未確定前傳送財(cái)務(wù)部、采購(gòu)物品在條件相同的前提下應(yīng)在正在發(fā)生業(yè)務(wù)或已確認(rèn)之供應(yīng)商處購(gòu)買， 即不適宜隨意變更供應(yīng)商。 已有之供應(yīng)商處沒(méi)有所需采購(gòu)之物品，或因單價(jià)及質(zhì)量或因其它原因等因素， 可變更或選擇新的供應(yīng)商， 但應(yīng)將變更理由及有關(guān)事項(xiàng)告知財(cái)務(wù)部并征得財(cái)務(wù)部認(rèn)可，同時(shí)向財(cái)務(wù)部提供[新增供應(yīng)商資料卡片]、采購(gòu)物品必須保證物有所值且物有所用， 即相同質(zhì)量下的價(jià)格最優(yōu)化是采購(gòu)的前提。

② 明確分工。

公司下轄生產(chǎn)性原村料消耗的裝配部和塑膠部等生產(chǎn)部門、工模材料消耗的工模部、總務(wù)維修及工程材料消耗的總務(wù)部、機(jī)械設(shè)備維修材料消耗的設(shè)備維修部、辦公文具用品消耗的信息部、員工伙食消耗的人事部等諸多采購(gòu)部門，為明確采購(gòu)員的權(quán)利和責(zé)任， 使各采購(gòu)活動(dòng)有條不紊并將責(zé)任歸落到人， 必須對(duì)公司的所有采購(gòu)活動(dòng)按類別進(jìn)行明確分工并落實(shí)到相應(yīng)采購(gòu)人員。

采購(gòu)人員必須是該種行政采購(gòu)管理工作thldl.org.cn的內(nèi)行者， 如原材料及輔助材料由生產(chǎn)采購(gòu)部負(fù)責(zé)， 工程物資由總務(wù)部負(fù)責(zé)， 設(shè)備維修材料由設(shè)備維修部負(fù)責(zé)， 工模材料由工模部負(fù)責(zé)，電腦、精密儀器、電子設(shè)備、機(jī)器設(shè)備等由使用部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)。

③ 采購(gòu)審批權(quán)限。

所有采購(gòu)報(bào)價(jià)、采購(gòu)合同、采購(gòu)辦理必須先批準(zhǔn)后實(shí)行，有效批準(zhǔn)者是總經(jīng)理。禁止未經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)事宜， 但突發(fā)性或臨時(shí)性急需物品（如工作中的機(jī)械突損部件、臨時(shí)特采等）可以由財(cái)務(wù)部確認(rèn)后即由采購(gòu)負(fù)責(zé)部門采購(gòu)，但請(qǐng)購(gòu)單上須注明急購(gòu)字樣并說(shuō)明理由， 請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理補(bǔ)批。

④ 驗(yàn)收職能。

任何物品購(gòu)入后須經(jīng)非采購(gòu)者本人驗(yàn)收并在送貨單、發(fā)票上簽名作實(shí)。

驗(yàn)收人員由財(cái)務(wù)部指定或確認(rèn)。 驗(yàn)收者必須核實(shí)進(jìn)貨的物品與訂貨單是否相符， 對(duì)經(jīng)手驗(yàn)收物品的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量等與采購(gòu)發(fā)票或采購(gòu)約定所載之要求的相符性負(fù)責(zé)。

只有完全合格或經(jīng)相關(guān)職能部門批準(zhǔn)特殊放行的物品才準(zhǔn)驗(yàn)收入庫(kù)。 驗(yàn)收無(wú)誤后， 填制材料入庫(kù)單， 連同供應(yīng)商送貨單分送財(cái)務(wù)部作為結(jié)算貨款的憑據(jù)。為明確責(zé)任，結(jié)算憑據(jù)必須由采購(gòu)員簽名作實(shí)。

⑤ 退貨與索賠。

為避免損失，采購(gòu)回廠的物品由于質(zhì)量、規(guī)格不符， 采購(gòu)部門須立即辦理退貨， 無(wú)論貨品是否退還給了供應(yīng)商，均須立即書面通知財(cái)務(wù)部及時(shí)扣回相應(yīng)款項(xiàng)。 凡檢驗(yàn)結(jié)果為不良品的來(lái)料檢驗(yàn)報(bào)告， 品管部應(yīng)分發(fā)至采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部， 以有效追蹤， 不致有遺漏退貨扣款事項(xiàng)的發(fā)生。

采購(gòu)約定中必須明確索賠條款， 對(duì)因供應(yīng)商供貨期間、數(shù)量、質(zhì)量或相關(guān)原因未達(dá)到約定條件而產(chǎn)生的直接損失和因此面導(dǎo)致產(chǎn)生的其它損失，應(yīng)由采購(gòu)部門根據(jù)實(shí)際應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)的損失以正式公函向供應(yīng)商索賠，并由財(cái)務(wù)部在貨款中扣回相應(yīng)款項(xiàng)或收取現(xiàn)款。 采購(gòu)部門不能解決的，公司可以采用不排除以法律形式解決的措施， 以及時(shí)保護(hù)公司的利益。

⑥ 貨款結(jié)付政策。

所有采購(gòu)除零散性或不常用無(wú)法采用月結(jié)付款和特別情況需用現(xiàn)金支付的外，均為月結(jié)付款方式。 不能使用月結(jié)的， 除小金額或零散性的因供應(yīng)商不能來(lái)公司收款而由采購(gòu)人員購(gòu)買時(shí)直接付款外， 均由供應(yīng)商直接到公司財(cái)務(wù)部收款。

禁止采購(gòu)人員直接辦理現(xiàn)金支付事宜。 月結(jié)供應(yīng)商必須在規(guī)定期間內(nèi)（每月5日前）提供對(duì)帳單至財(cái)務(wù)部對(duì)帳， 此政策采購(gòu)部門須明確知會(huì)供應(yīng)商。

貨款由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)結(jié)算條件和資金流轉(zhuǎn)情況安排結(jié)付。 為防止貨款已結(jié)付但事后出現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量等原因而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失， 采購(gòu)部門應(yīng)盡量避免即時(shí)結(jié)付現(xiàn)金，即對(duì)非月結(jié)的大金額的采購(gòu)保留一周或半月等一定的付款期間。 在不影響公司商譽(yù)的前提下， 適度延長(zhǎng)付款時(shí)間是公司進(jìn)行信用融資的財(cái)務(wù)政策。

三、加強(qiáng)和完善行政采購(gòu)管理的環(huán)境管理工作。

1、加強(qiáng)采購(gòu)的事前管理， 建立完善的材料價(jià)格信息檔案。

為了有效地控制和降低采購(gòu)成本， 并保證采購(gòu)材料的質(zhì)量， 公司采購(gòu)員應(yīng)作好材料采購(gòu)市場(chǎng)的有關(guān)價(jià)格信息的收集和整理， 及時(shí)地了解市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài)， 并與已在采用的采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比較和分析， 同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更新。 調(diào)整和更新后的價(jià)格檔案應(yīng)同時(shí)分發(fā)行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)確認(rèn)并留存。 如有必要，行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)可直接通過(guò)各種渠道收集采購(gòu)價(jià)格信息， 同時(shí)知會(huì)采購(gòu)員， 由采購(gòu)員進(jìn)一步確認(rèn)后進(jìn)行歸檔并執(zhí)行。

2、建立健全的供應(yīng)商檔案。

為全面掌握公司所有供應(yīng)商的情況， 并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的資質(zhì)考評(píng)， 應(yīng)對(duì)所有供應(yīng)商按重要性和一般性分別建立供應(yīng)商檔案。 所謂重要性供應(yīng)商， 即在貨品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、配合能力、結(jié)算條件等方面均能達(dá)到公司接受標(biāo)準(zhǔn)，并與公司有持常性業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商，而一般性供應(yīng)商是指只有偶發(fā)性或臨時(shí)性業(yè)務(wù)發(fā)生的供應(yīng)商。 當(dāng)一般性的供應(yīng)商因業(yè)務(wù)需要而進(jìn)行持常性往來(lái)， 且經(jīng)考核符合公司重要性供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)后， 應(yīng)轉(zhuǎn)為重要供應(yīng)商進(jìn)行檔案管理。 供應(yīng)商的考核須由品質(zhì)部、物控部、采購(gòu)部及財(cái)務(wù)部聯(lián)合進(jìn)行。 供應(yīng)商檔案應(yīng)有編號(hào)、詳細(xì)地址和聯(lián)系方式、結(jié)算條件、交貨條款、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行帳號(hào)等， 并定期或不定期更新， 由專人負(fù)責(zé)管理， 同時(shí)由財(cái)務(wù)部留存副本。 原則上公司采購(gòu)只選擇重要供應(yīng)商進(jìn)行。 如果供應(yīng)商在供應(yīng)材料過(guò)程中存在質(zhì)量、交貨能力、人為欺詐等問(wèn)題， 公司可考慮對(duì)其酌情處理， 嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來(lái)，并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。

3、對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行考核、激勵(lì)和約束， 這是防范采購(gòu)中人為欺詐的有效方法。

采購(gòu)員是采購(gòu)的實(shí)際實(shí)施者， 在采購(gòu)過(guò)程中起著至為重要的作用， 經(jīng)歷表明， 采購(gòu)員以與供應(yīng)商串通抬價(jià)、采購(gòu)的實(shí)物與約定不符、采購(gòu)?fù)任锪峡梢缘蛢r(jià)但不選擇低價(jià)采購(gòu)等方式向供應(yīng)商收受或索取回扣， 這是采購(gòu)中最普遍最易發(fā)生也是最難防范的人為欺詐， 而這則在很大程度上取決于采購(gòu)人員的職業(yè)道德、誠(chéng)信敬業(yè)和行為操守，因此，

一要注重考核采購(gòu)員的職業(yè)素養(yǎng)， 以公司制度約束其行為操守， 能大大減少工作中弄虛作假和損公肥私的行為發(fā)生。

二是注重考核采購(gòu)員的專業(yè)能力， 一個(gè)合格的采購(gòu)員既要熟悉公司的生產(chǎn)運(yùn)作和物料存儲(chǔ)， 又要了解物料的本身屬性、市場(chǎng)行情等， 這樣才能防止上當(dāng)受騙或避免采購(gòu)回不適用或根本不可用的材料， 使公司不會(huì)蒙受不必要的損失。

公司對(duì)采購(gòu)員的考核應(yīng)定期舉行， 一般可采用半年考核制，行政采購(gòu)管理工作thldl.org.cn考核由人事部及采購(gòu)部聯(lián)合進(jìn)行， 財(cái)務(wù)部同時(shí)參予。 對(duì)考核結(jié)果優(yōu)良， 完成或降低公司采購(gòu)成本任務(wù)的采購(gòu)員按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)， 以提高采購(gòu)員的積極性， 事實(shí)表明，只有合適的利益得取才是良好貢獻(xiàn)和抑制貪污的主因。 而對(duì)于考核結(jié)果不合格， 不能完成規(guī)定任務(wù)， 或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購(gòu)員， 應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)視不同情節(jié)懲罰， 如有必要， 應(yīng)毫不猶豫地辭退， 并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利?？己撕酮?jiǎng)懲結(jié)果歸入個(gè)人檔案。 在對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行考核和激勵(lì)的同時(shí)，應(yīng)對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行操守約束。 沒(méi)有約束的權(quán)力最易產(chǎn)生貪污和腐敗， 這是屢已驗(yàn)證的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。 為保證公司的合法利益不受侵害， 也保護(hù)供應(yīng)商的合法利益不受侵害， 在對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行制度約束的同時(shí)， 應(yīng)對(duì)其進(jìn)行道德約束， 以降低人為欺詐動(dòng)機(jī)。 公司可建立員工操守守則使員工按守則條款進(jìn)行操守承諾， 總經(jīng)理應(yīng)向供應(yīng)商頒發(fā)《操守承諾書》， 以公司制度和法律責(zé)任明確禁止采購(gòu)人員向供應(yīng)商收受和索取任何形式的不正當(dāng)利益， 同時(shí)禁止供應(yīng)商向采購(gòu)員以任何形式送贈(zèng)有損公司利益的不正當(dāng)利益。

4、選擇合理的采購(gòu)方式。

根據(jù)不同資質(zhì)不同類型的材料，選擇合適的采購(gòu)方式， 這是降低采購(gòu)價(jià)格的良好途徑。

① 公開競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)。

對(duì)于大宗材料采購(gòu)， 實(shí)行公開競(jìng)爭(zhēng)招標(biāo)的方式， 往往能通過(guò)供應(yīng)商的相互比價(jià)， 達(dá)到采購(gòu)成本最低質(zhì)量最好的目的。 采購(gòu)員應(yīng)聯(lián)系三家或三家以上的供應(yīng)商， 并遞交供應(yīng)商報(bào)價(jià)、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購(gòu)定價(jià)由市場(chǎng)供求關(guān)系確定， 采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)與批量折扣相結(jié)合的價(jià)格政策。

② 合同采購(gòu)。

對(duì)于持常性的材料采購(gòu)， 可選擇信譽(yù)佳配合能力好的供應(yīng)商， 與之訂立長(zhǎng)期合同。 與誠(chéng)實(shí)、信譽(yù)佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價(jià)格等方面的關(guān)照。 供應(yīng)商為了維護(hù)自己的商業(yè)信譽(yù)和利益， 建立穩(wěn)定的銷售渠道而不會(huì)摻假， 并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)。

③ 最低價(jià)格采購(gòu)。

為了以最低的價(jià)格取得最優(yōu)質(zhì)的材料， 在價(jià)格確定前， 采購(gòu)員必須先調(diào)查市場(chǎng)行情。 所有采購(gòu)， 應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)， 并與供應(yīng)商價(jià)格檔案進(jìn)行比較核實(shí)， 而且經(jīng)財(cái)務(wù)部認(rèn)可。 公司得到各供應(yīng)商對(duì)各種材料的報(bào)價(jià)后， 不一定完全選擇最低價(jià)格， 因?yàn)椴⒉皇亲畹偷膬r(jià)格就是最可取的， 應(yīng)考慮價(jià)格對(duì)應(yīng)的質(zhì)量， 并同時(shí)考慮與供應(yīng)商的長(zhǎng)遠(yuǎn)合作關(guān)系和其它材料的總體價(jià)格等因素， 選擇多數(shù)材料價(jià)格最低的供應(yīng)商， 并與之協(xié)商， 使總體材料的采購(gòu)價(jià)格達(dá)到最低最優(yōu)水平。

四、對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行嚴(yán)格的日常控制。

1、事前批準(zhǔn)， 并嚴(yán)格按采購(gòu)審批權(quán)限執(zhí)行。

所有采購(gòu)， 必須事前獲得批準(zhǔn)。 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn)， 不得采購(gòu)。 采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)需求計(jì)劃選擇供應(yīng)商和報(bào)價(jià)。 報(bào)價(jià)單必須經(jīng)行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核簽名并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理認(rèn)可后送總經(jīng)理審批， 審批后的報(bào)價(jià)單作為依據(jù)由采購(gòu)員填制正式采購(gòu)訂單， 同時(shí)分發(fā)行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)留存?zhèn)洳椤?采購(gòu)訂單經(jīng)行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核無(wú)誤并簽字后由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字認(rèn)可， 然后送總經(jīng)理批準(zhǔn)。 總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購(gòu)訂單才為執(zhí)行采購(gòu)的有效憑據(jù)， 由財(cái)務(wù)部分發(fā)至采購(gòu)部門及需求部門和倉(cāng)存部門。 所有采購(gòu)的審批， 必須按權(quán)限和明確分工進(jìn)行。

2、規(guī)定各種采購(gòu)及時(shí)結(jié)算。

① 釷對(duì)采購(gòu)員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)且未進(jìn)行清結(jié)的情況， 規(guī)定所有采購(gòu)員經(jīng)手的現(xiàn)金采購(gòu)， 必須于采購(gòu)發(fā)票日起5日內(nèi)到財(cái)務(wù)部報(bào)帳結(jié)算并進(jìn)行款項(xiàng)清結(jié)， 報(bào)帳程序按財(cái)務(wù)部[報(bào)帳規(guī)定]辦理。 禁止采購(gòu)員自行墊支和預(yù)付訂金， 用款時(shí)可憑已獲批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單向財(cái)務(wù)部辦理借支， 借支經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理批準(zhǔn)。

② 釷對(duì)月結(jié)供應(yīng)商貨款有跨月或遺漏入帳情況， 規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)后， 由采購(gòu)員分類整理并于翌日10時(shí)前送行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)。 月結(jié)供應(yīng)商帳單由行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)整理并進(jìn)行會(huì)計(jì)處理， 月末統(tǒng)一編制[應(yīng)付帳款明細(xì)表]， 并送財(cái)務(wù)經(jīng)理審核認(rèn)可。 為清晰債權(quán)債務(wù)， 不使支付貨款時(shí)雙方有異議， 每月中旬和下旬， 行政采購(gòu)管理會(huì)計(jì)對(duì)每個(gè)供應(yīng)商上個(gè)月貨款分別編制[供應(yīng)商貨款確認(rèn)表]， 經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后， 作為結(jié)付貨款的憑據(jù)傳達(dá)至供應(yīng)商， 如有不符及時(shí)解決， 避免日后糾紛。

3、召開行政采購(gòu)管理會(huì)議。

針對(duì)采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題、有關(guān)行政采購(gòu)管理的政策修改或更新、重大的采購(gòu)事項(xiàng)等，財(cái)務(wù)部定期或不定期主持召開行政采購(gòu)管理會(huì)議， 行政采購(gòu)管理會(huì)議可以固定在每個(gè)月月末舉行， 也可以根據(jù)需要臨時(shí)性地召開， 一般由財(cái)務(wù)經(jīng)理主持， 各采購(gòu)部門參加， 有必要時(shí)請(qǐng)總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加。 各部門可以在會(huì)議上提出在采購(gòu)工作中遇到的自己無(wú)法解決或決定的問(wèn)題， 大家通過(guò)相互協(xié)調(diào)相互理解， 在達(dá)成公司利益目標(biāo)的軌道上研究出可行的解決方案。 會(huì)議上通過(guò)的事項(xiàng)或決定各部門必須切實(shí)執(zhí)行， 不得形式化和兩面化， 對(duì)不切實(shí)執(zhí)行的部門， 在責(zé)令改正的同時(shí)， 不排除以行政手段追究相應(yīng)人員責(zé)任。 作為工作執(zhí)行和糾正措施的追溯依據(jù)， 行政采購(gòu)管理會(huì)議必須有會(huì)議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門。

經(jīng)過(guò)兩個(gè)月的籌劃、研究、形成文件，財(cái)務(wù)部于同年8月正式下發(fā)[行政采購(gòu)管理辦法]， 作為公司行政采購(gòu)管理工作的準(zhǔn)繩和采購(gòu)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)， 財(cái)務(wù)部同時(shí)作為公司所有采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)控部門正式進(jìn)入行政采購(gòu)管理角色。 經(jīng)過(guò)兩年多的運(yùn)行， 公司的采購(gòu)工作在公司制度的控制和引導(dǎo)下逐漸走入了規(guī)范化的正軌， 采購(gòu)工作基本上按筆者的設(shè)想和思路進(jìn)行， 且基本上解決了筆者剛上任時(shí)公司采購(gòu)工作中存在的那些問(wèn)題。 通過(guò)有關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)反應(yīng)， 公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降。

通過(guò)對(duì)行政采購(gòu)管理工作的進(jìn)一步思考和探索， 筆者認(rèn)為， 行政采購(gòu)管理是一項(xiàng)圍繞降低成本和風(fēng)險(xiǎn)而進(jìn)行的管理工作， 是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)之一， 具有長(zhǎng)期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過(guò)程性， 不可操之過(guò)急， 也不可能一步到位， 只有持之以恒毫不松懈地進(jìn)行， 才能取得應(yīng)有的績(jī)效。 在財(cái)務(wù)監(jiān)控的模式下， 一步步培養(yǎng)各采購(gòu)部門自我約束和自我管理的工作意識(shí)和工作風(fēng)格， 是達(dá)到公司管理最佳效果的目標(biāo)之一， 也是財(cái)務(wù)管理希望達(dá)到的理想目標(biāo)之一， 而要達(dá)到這個(gè)層面， 良好的公司文化、健全而嚴(yán)密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的保證。