“簡(jiǎn)化”原則提高ERP實(shí)施成功率

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一．概念

erp系統(tǒng)是制造業(yè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理信息化的有效的通用管理模式，當(dāng)前在國(guó)內(nèi)外的企業(yè)中得到廣泛的應(yīng)用，取得了顯著的成績(jī)，深受企業(yè)界的歡迎。但是，ERP在企業(yè)的應(yīng)用中也存在很多問(wèn)題和困難，造成很多企業(yè)ERP的應(yīng)用工作未能達(dá)到預(yù)期的效果，甚至導(dǎo)致應(yīng)用失敗，這些情況嚴(yán)重地影響到ERP系統(tǒng)的進(jìn)一步的推廣應(yīng)用工作。因此，如何克服ERP應(yīng)用難的這道難關(guān)，是制造業(yè)企業(yè)管理信息化工作中必須解決的問(wèn)題。ERP實(shí)施為什么那么困難？不成功的案例那么多？其原因是很多的，有主觀上的原因，也有客觀上的原因。但就其本質(zhì)來(lái)講，形成這些原因的根本因素是ERP在形成和發(fā)展過(guò)程中，其軟件包的規(guī)模越來(lái)越龐大，其系統(tǒng)結(jié)構(gòu)越來(lái)越復(fù)雜，其實(shí)施的步驟和方法越來(lái)越煩瑣，造成很多企業(yè)對(duì)ERP的應(yīng)用望而生畏。這種發(fā)展趨勢(shì)如果繼續(xù)下去，會(huì)使ERP事業(yè)的發(fā)展走向自己的反面。

面對(duì)ERP實(shí)施困難這樣一個(gè)煩人的難題，國(guó)內(nèi)外不少ERP實(shí)施和咨詢專家，動(dòng)了不少腦筋，想了不少辦法去解決這個(gè)問(wèn)題。但大多數(shù)是沒(méi)有突破原來(lái)ERP實(shí)施的思路和方法框架的一些改革，因此也沒(méi)有取得突破性的進(jìn)展。但有一種基于“簡(jiǎn)化”原則的實(shí)施方法——USA（理解、簡(jiǎn)化、自動(dòng)化）值得我們注意。這種方法打破了傳統(tǒng)的實(shí)施的思路，一改傳統(tǒng)方法那種必須遵照ERP軟件的復(fù)雜的標(biāo)準(zhǔn)流程模板，去重新設(shè)計(jì)和改造企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，即先BPR再實(shí)施 ERP的技術(shù)路線。它從企業(yè)的實(shí)際需求出發(fā)，依托企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程，而不是象BPR那樣一切從零開(kāi)始。將原有業(yè)務(wù)流程，參照ERP流程模板，對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行進(jìn)一步的簡(jiǎn)化，變成更簡(jiǎn)潔、更實(shí)用的業(yè)務(wù)流程，根據(jù)這經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)化的流程去修改軟件，并在企業(yè)中應(yīng)用。在這里“簡(jiǎn)化”是這種方法的核心，而簡(jiǎn)化的出發(fā)點(diǎn)是把人的因素考慮進(jìn)去，將未來(lái)的管理信息化系統(tǒng)看作是一個(gè)人—機(jī)結(jié)合的系統(tǒng)，把“人”作為管理信息化系統(tǒng)中的一個(gè)重要因素，最大限度地發(fā)揮人的作用，凡是適合用人能完成的業(yè)務(wù)就用人來(lái)完成，而不是象傳統(tǒng)方法那樣一切工作都由計(jì)算機(jī)來(lái)包打天下，系統(tǒng)實(shí)施人員和企業(yè)應(yīng)用人員都應(yīng)徹底克服“全盤(pán)計(jì)算機(jī)化”的觀點(diǎn)。

這里的“簡(jiǎn)化”是廣義的簡(jiǎn)化，是指企業(yè)搞管理信息化建設(shè)絕不是片面地追求高新技術(shù)，“簡(jiǎn)化”的過(guò)程就是要求管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，從一開(kāi)始就從實(shí)地出發(fā)，從實(shí)際需要出發(fā)設(shè)計(jì)出一個(gè)最簡(jiǎn)單而又實(shí)用的系統(tǒng)。這樣的系統(tǒng)才真正有生命力。企業(yè)管理信息系統(tǒng)是一種新生事物，因此，在開(kāi)發(fā)時(shí)要保持一定的技術(shù)上的先進(jìn)性，絕不能簡(jiǎn)單地模擬手工管理模式，而要引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)的管理方法和模式，比如我們引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件包ERP系統(tǒng)，使企業(yè)的管理水平在本質(zhì)上有一個(gè)較大的提高。但是，管理信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和實(shí)施畢竟是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要講求實(shí)效和經(jīng)濟(jì)效益。因此，不能片面地追求先進(jìn)技術(shù)和全盤(pán)計(jì)算機(jī)化。在設(shè)計(jì)方案的設(shè)計(jì)時(shí)，要遵循簡(jiǎn)單、實(shí)用、可行的原則，盡量采用經(jīng)過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)證過(guò)能在工程中可行的技術(shù)。應(yīng)合理地處理人—機(jī)分工，充分發(fā)揮人在系統(tǒng)中的作用，不片面地追求全盤(pán)計(jì)算機(jī)化，如果能用人來(lái)處理的就由人來(lái)完成。在業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)和軟件開(kāi)發(fā)中要密切結(jié)合實(shí)際，充分聽(tīng)取最終用戶的意見(jiàn)，結(jié)合國(guó)情和廠情搞好系統(tǒng)設(shè)計(jì)。這種簡(jiǎn)化方法的出現(xiàn)，在繁雜的ERP事物中如同刮來(lái)一陣清風(fēng)，真有一點(diǎn)“反璞歸真”的感覺(jué)，希望它能為ERP事業(yè)帶來(lái)福音。

二．方法

USA（Understand，Simplify ,Automate。）原則的全稱是：理解、簡(jiǎn)化、自動(dòng)化。理解、簡(jiǎn)化、自動(dòng)化是這種原則的三個(gè)不可缺少的環(huán)節(jié)，其中“簡(jiǎn)化”是這種原則的核心和靈魂，也就是只有通過(guò)簡(jiǎn)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，才能使ERP系統(tǒng)的實(shí)施擺脫傳統(tǒng)的實(shí)施方法復(fù)雜煩瑣的實(shí)施過(guò)程，取得較高的成功率。但是，為了對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的簡(jiǎn)化，其前提就是對(duì)企業(yè)的現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程以及ERP系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程予以深刻的理解，因此，可以說(shuō)“理解”是這種方法的必要的前提。“自動(dòng)化”實(shí)際上是這種實(shí)施方法的目的，也就是首先理解業(yè)務(wù)流程，然后進(jìn)行簡(jiǎn)化，最后實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的自動(dòng)化，也即我們常說(shuō)的實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息化。從這里可以看出這種方法區(qū)別于傳統(tǒng)方法的本質(zhì)所在，傳統(tǒng)方法實(shí)施的重點(diǎn)在于實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作上，而忽略了理解流程和簡(jiǎn)化流程這兩個(gè)關(guān)鍵步驟。認(rèn)為只要實(shí)現(xiàn)了管理業(yè)務(wù)的自動(dòng)化操作，企業(yè)就可以提高業(yè)績(jī)，獲得利潤(rùn)。他們沒(méi)有看到，利用ERP系統(tǒng)使復(fù)雜或不產(chǎn)生價(jià)值的業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化，并不能真正提高企業(yè)的管理水水平和企業(yè)的業(yè)績(jī)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)簡(jiǎn)化或理解的自動(dòng)化只會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施的低效或失敗。

（1）理解

要想做好任何一件事情，都首先要搞懂這件事情的來(lái)龍去脈。企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)也一樣，也要搞懂ERP的原理、流程和實(shí)施方法。實(shí)施ERP系統(tǒng)實(shí)際上是用ERP提供的標(biāo)準(zhǔn)管理業(yè)務(wù)流程，去代替企業(yè)的現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程。因此，在實(shí)施ERP系統(tǒng)的過(guò)程中，最重要的是要首先搞請(qǐng)企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程和 ERP系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程，即“理解”這些業(yè)務(wù)流程。了解什么是企業(yè)真正需要的業(yè)務(wù)流程，這些業(yè)務(wù)流程還能不能進(jìn)行簡(jiǎn)化和優(yōu)化；企業(yè)的現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程與 ERP系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)流程對(duì)比有什么差距，這些問(wèn)題是設(shè)計(jì)企業(yè)新的業(yè)務(wù)流程和ERP用戶化修改方案的基礎(chǔ)。因此，USA原則與BPR不同，它不是從一張“白紙”開(kāi)始，它是建立在企業(yè)中已經(jīng)運(yùn)行的流程這一基礎(chǔ)上。USA原則認(rèn)為只有在員工理解流程、簡(jiǎn)化流程，并決定操作自動(dòng)化是否有必要之后，操作自動(dòng)化才會(huì)發(fā)生。因此，USA原則主張企業(yè)員工最大程度地參加ERP實(shí)施工作，提高員工對(duì)ERP的積極性，減少員工的抵抵觸情緒。USA原則的“理解”包含三個(gè)內(nèi)容：力爭(zhēng)員工對(duì)業(yè)務(wù)流程的每一步驟有一致的理解；對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述；與ERP標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對(duì)比分析。以便為下一步簡(jiǎn)化打下基礎(chǔ)。

實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)證明，用圖表的方式是理解和描述業(yè)務(wù)流程的最好的工具。首先要選擇一套簡(jiǎn)單、明了、易于理解的符號(hào)和描述規(guī)則；然后將所有參與流程環(huán)節(jié)的員工組織起來(lái)，對(duì)他們負(fù)責(zé)的流程進(jìn)行描述；畫(huà)出流程圖后，將現(xiàn)行流程與ERP標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行對(duì)比分析，并在小組中取得一致認(rèn)識(shí)，上報(bào)決策部門(mén)。當(dāng)前，描述業(yè)務(wù)流程的方法很多，有些方法雖然很?chē)?yán)密、邏輯性很強(qiáng)，但是描述方法過(guò)于繁雜，技術(shù)性太強(qiáng)，不便于企業(yè)管理人員理解。下面推薦一套我們?cè)趯?shí)踐使用并證明是簡(jiǎn)單明了而又行之有效的方法，這種方法又稱為數(shù)據(jù)流程圖方法（DFD）僅供參考。這種方法使用的符號(hào)如圖1所示。這種方法的使用案例如圖2所示。

圖1 DFD業(yè)務(wù)流程圖

圖2 數(shù)據(jù)流程描述案例—設(shè)備大修計(jì)劃編制流程